仕事の基本の「き」の一つである報連相。
報告、連絡、相談。

最近では、少しずつ精度高く、目的に応じて報連相ができるようになってきましたが、ほんの半年前くらいまでは、分かりづらい報告、ポイントが明確ではない相談を量産していました。

報告、相談については、たくさん失敗して、フィードバックをもらって、自分でも調べたりして。
何を意識して行うべきかがかなり明確になってきました。

・今から伝える内容が、報連相のどれにあたるのかを最初に伝える
・電話で伝えるときには、それが何分ほどかかる内容かを明示する
・報告は、相手が知りたい結論から端的に伝える
・相談は、背景を丁寧に伝え、困っているポイントと何がクリアになれば先に進めるのかを明確にしてから行う

などなど。

先日の記事で書いたSMAC法も、相談のときに意識すべきことの一つです。

自分の中で、報告と相談において意識すべきことはだいぶ明確になり、意識して実践もできるようになったのですが、「連絡」についてはややぼんやりしたままでした。

辞書的な意味は、
「気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。」
というもので、

仕事術の解説をしている記事では、
「業務に関連する情報や、自分のスケジュールなどを先輩社員へ伝えることを連絡と呼ぶ。」
と書かれています。

「連絡」は、通知、お知らせ、的な意味合いが強いものなのだろうな、というイメージはあるのですが、どんな目的で、具体的に何を意識して行うと効果的なのかというところまで、落とし込めていませんでした。

報告は、基本的に、先輩や上司から何かしら指示があったときに行うことが多いかと思います。

「〇〇君、△日までに、XX業界で上場している企業の名称、所在地、連絡先を100社分整理しておいてね。」

と、言われれば、できるできないはおいておいて、やることと報告することのゴールは明確です。

相談については、なにかトラブルが発生した、自分だけでは先に進めなくなってしまった、といったように、基本的に、自分が壁にぶつかり困ったときに発生するコミュニケーションです。

「A社に納品した製品に不良があったと、担当者の方から電話をもらいました。◯日までに代替品を納品してほしいと言われています。ただ、通常のリードタイムだと間に合わなさそうで、出荷チームに相談したいのですが、誰に相談をしたらいいのかわかりません。」

この場合、相談する相手が明確になれば、次のステップに進めます。
相談のポイントは、自分がわからない相談相手を教えてほしい、という部分です。

上司からの指示、問題の発生など、わかりやすいイベントを起点に始まるコミュニケーションが、報告と相談です。

一方で、連絡はどうかというと、これと言った指示は受けていないとき、共有したほうが良さそうだけど、しなくても問題にはならいときなどに発生するコミュニケーションのような気がします。
また、指示はもらったけど、あまり具体的ではなく、「とりあえず調べてみて、そこから進められるようにしてみて！」みたいなときにも発生しそうです。

このとき、何を意識したらいいのか。

まず、この場合、報告と被る部分はあるなと思いました。

「〇〇の件で、Aさんと話をしました。」
「□□の件のリサーチをしました。」

これは最初に伝えないと、何の話をしているのかわからなくなってしまうので、背景とともに少し丁寧めに伝えたほうが良さそうです。

ただ、この後が重要だと思っていて、連絡は、塩梅でいうと、なんとなく報告と相談の間にある感覚です。

極端に言うと、自分がやるべきことがわかっている度合い100%のときに使うコミュニケーションが報告。0%のときに使うのが相談。
そして、その間の「おそらくこれが良いのではないかなと思うけど、確認はしておいたほうが良さそう、事前に伝えておいたほうが後がスムーズになりそう。」という、やること明確度合い1〜99%のときに活用できるのが「連絡」なのではないかなと思いました。

「〇〇の件、情報整理し、関係部署にも相談をしました。その結果、今回はAかBの方法で進めるのが良さそうです。私としては、XXを加味すると、Bのほうが良いかと思いますがいかがでしょうか。」

「A社との案件について、今後の進め方は、以下のような5つのステップで進んでいきます。3つ目のステップでは部長の承認が必要なので、また必要な事項を整理して、来週前半にはご連絡させていただきますね。何か事前に把握しておきたい情報等あれば、すぐ揃えますので教えてもらえると助かります。」

パターンはさまざまかとおもいますが、やること明確度合いが低いときは、「お伺い」「確認」的な文脈が強まり、高いときには、「共有」「事前通知」的な文脈が強まります。

いずれにしても、事前に情報を整理して事実関係を適切に伝え、確認したいポイントとその判断基準を明確にしてから、連絡する、というのが大切です。

また、これは報告と同じかもしれませんが、全てが完了してからコミュニケーションを始める、というよりも、この先どのように仕事が流れていくかを、事前に伝えておくとスムーズです。
具体的な指示のある報告よりも、上司がこの先の動きについて、把握している度合いは低い場合が多いので、より意識的にこの先の流れを提示できると、上司の判断もスムーズになるかと思います。

「報連相」は、どれも仕事をスムーズに進め、成果を高めるためのものである、という目的を忘れずに、今日もまた一つ一つ取り組んでいきたいと思います。