以前こちらのnoteでも書いたけれど、仕事ができる人は、仕事を自分のところで止めない。もちろんメールの返信も早い。しかも簡潔だ。

会社で仕事をしてると、やたら丁寧な長いメールを書いてくる人がいる。相手のためを思って丁寧に書いてるんだろうが、実際は全く逆効果で、読み手を煩わせることが多い。まずなんといっても長い。ほんとーに長い。読むのがだるくなる。文字数が多いと。相手に読む時間を取らせる。相手の時間を奪っている。それに加え、長いメールは言いたいことがわかりにくい。何が言いたいかすぐにわからない。主旨が相手に伝わらないのだ。

例えば、何かを検討することをお願いしたいとする。それなら、「ご検討お願いします」でいい。それを、「大変恐縮ですが、どうぞご検討いただけますようよろしくお願いいたします」と書いてくる。文字数の違い、お分かりいただけるだろうか。９文字vs35文字だ。ほぼ４倍。

「ご検討お願いします」でも、ですます言葉だし、無礼な言い方では全くない。けれど、メールの時も話し言葉のように書かないと、相手に失礼だと思ってしまうのだろう。それはメールでは違うのだ。簡潔で読みやすいメールは、読み手のメール処理効率化が高いものだ。

他にも、こんな例もある。

① 「お待ち合わせにつきましては、東京駅八重洲口に午後５時にお願いいたします。弊社佐藤と鈴木が、改札でお待ちしておりますので、ご不明点ございましたら090-xxxx-xxxxへご連絡いただけますでしょうか。」

②　お待ち合わせ
・場所：東京駅八重洲口改札
・時間：午後５時
・弊社担当：佐藤、鈴木　（090-xxxx-xxxx)

どちらがわかりやすいか、一目瞭然ではないだろうか。

要は長い文章は、相手に、1.その文章をまず読ませ、2.さらに主旨を読み解かせる、という２つの作業を強いることになる。この作業を軽減し、相手に読み解く負担を減らせるメールを書ける人が、仕事ができる人だ。

私は、「お疲れ様です」「お世話になります」というメール特有の挨拶文言もほとんど使わない。メールが長くなるだけだけで、この挨拶に意味があると思っていない。

もしメール冒頭にアイスブレイクが必要なら、「○○の件、ありがとうございました」のように感謝をいれることが多い。助かったという気持ちが伝えられて、なおかつ言われたほうも嬉しいのが「ありがとう」だからだ。

メールの書き方は、意外と会社は教えてくれない。私は社会人当初は本で勉強した記憶があって、そのおかげで効果的なメールの書き方を学べた。先輩や同僚でメールの書き方がうまい人を真似たりもしてきた。

メールの書き方を改善する話と捉えると、一つの小さなテクニックの話に聞こえるが、実はコミュニケーションスキルの話。メールを簡潔に書くことは、相手の時間を奪わず簡潔に自分の伝えたいことを伝えるという、相手を思い遣ったコミュニケーションの話なのだ。