先日、海外メンバーとのミーティングに参加していたとき、日本人の同僚が発した言葉にピリついた空気が流れた瞬間を目撃しました。

その日本人同僚は、ある社内情報の取りまとめを任されており、期限までに正確なデータを各国から集めるというミッションに取り組んでいました。
協力している各国メンバーは、その日本人同僚にとって「同僚」となります。

そのミーティングのときには各国のデータが出揃っていることを期待していましたが、事前の情報のやり取りが少し不足していたこともあり、そのミーティングでは一つの地域から情報が出ていない状況でした。

日本人同僚は、
You need to send me the exact numbers.
と言いました。
そして、提出してほしい数字の算出方法の説明をしました。
すると、情報提供が間に合わなかった海外メンバーから、「そもそも事前に算出方法の説明もないし、このカウントの仕方については事前相談があるべきだった。これは聞いてない話だし、同意もしていない」
と、かなりキツイ口調で発言がありました。
そこに別の海外メンバーも加勢し、「自分も同じようなやりづらさを経験した。あなたの気持ち、よく分かる」と発言。
口調からも苛立ちがヒシヒシと伝わってきて、ミーティングが一気にピリピリした空気感に包まれました。

日本人同僚はこれまでの経緯を再度説明し、算出方法を説明し、ミーティングの雰囲気は和らいできました。

あー良かった、と思ったのも束の間…

日本人同僚は、再度、
You need to send me the numbers.
と言いました。
そして責任感からか、さらにもう一度、
OK?  You need to send me the numbers.
と繰り返しました。

このタイミングでこの表現のまま繰り返してしまった…💦
私はまたピリッとした空気を感じドキドキしましたが、ミーティング自体は次の話題に移り大事には至りませんでした。

日本語だったとしたら…

このやり取り、日本語だったとしたらどうでしょうか。
同僚が、
「あなたは私に数字を送る必要があります。いいですか？あなたは私に数字を送る必要があるんです」
と言ってきたとしたら、どう感じますか。
私だったらびっくりすると思います。

同僚に仕事を依頼する場合、「お忙しいところすみませんが、この情報が◯日までに必要なので、お送りいただけますか」のような形が多いのではないでしょうか。
どうしても忘れてほしくないので繰り返して伝えたくなる気持ちは分かります。そんな時は、例えばこんな言い方にしてみると良いかもしれません。

As I need to submit the info to finance team next week, I would appreciate if you could send me the data by xx.  If you have any questions or need any support, please contact me anytime.

ポイントは、

• なぜ急いでいるのか、重要なのかを伝える

• 丁寧な英語表現で依頼する

• サポートしますよ、ともオファーする

そして、今回のケースであれば、心配な場合はミーティング後にその相手にメールを送って、内容をリマインドすることもできます。

まとめ

異文化コミュニケーションの場面では、話たち日本人は英語でコミュニケーションをとっていることが多いです。
ビジネス上何かを依頼するときに、つい「相手に必ずこれをしてほしい」という気持ちや責任感が先に立ち、英語での表現に対する配慮が後回しになってしまいます。

でも、ビジネスも、相手は人。

相手が気持ち良く動いてくれるように、相手の状況への配慮は必要ですし、依頼の表現は極力丁寧にするのがオススメです。