こんにちは。神戸の結婚式場でマーケティング部に所属しているこーへいです。

今回は「大きなプロジェクトに挑むための準備の話」について書きます。先週は今年から取り組んでいる大きなプロジェクトの経過報告がありました。ただこの経過報告は突如舞い降りてきたため、全てゼロからスタートというなかなか挑戦しがいのある仕事でした。せっかくなので依頼されてから当日の報告までに準備したことやその理由をnoteに書きます。

※本来は会議室にて発表だったのですが、直前でインフルエンザにかかってしまいオンラインでの参加となりました

それでは深掘りしていきましょう！
（約2,200文字 / 4分で読めます）

・突然の発表チャンス

先月にマネージャーと話している際、ふと「来月にある会議でプロジェクトの経過報告と今後進めていく上で必要な予算を話してほしいけどいける？」とキラーパスが飛んできたので、「わかりました」と即返事。それまで今後の進め方や予算編成を各方面を相談したかったので、またとない機会でした。

ただその会議に一度も参加したことがないため、誰が参加していてどんな内容を普段話しているのかもわからない状況。笑 自分がまとめる内容以外のことでも色々確認する必要があったのですが、その中でも一番確認して良かったことを今回は深掘りしていきます。

・参加メンバーの確認はとても大切

改めて確認してよかったことは「会議の参加メンバー」です。これさえ分かればある程度の大枠を固めることができます。先に結論をお伝えすると以下の3つ。

いつも通り順に説明していきます。

・会議の雰囲気

今回の目的は「経過報告と予算確保」、とくに予算確保が重要度が高いので社長がいることはわかっていましたが、大事なのは他の参加するメンバー編成です。なぜなら参加するメンバーを把握すると、その会議の雰囲気がイメージできるからです。例えば今回のようなゼネラルマネージャー以上全員参加の会議だと、各部門の議題や予算等を決めていくため重たい雰囲気が想像できますし、逆に新しいプロジェクトの立ち上げで各部門から色んな人が集まる会議だと、概要や今後の方向性を共有するため聞くことが目的なので、準備物はなく聞くことに集中する会議のイメージができます。

・資料作成のポイント

参加メンバーが分かると資料内容も変えていく必要があります。今回だとある程度プロジェクトを理解しているメンバーばかりなので、概要は簡単にまとめる程度に。その代わり経過報告と予算については詳細かつ必要な金額がわかりやすい資料にしました。これがプロジェクト発足の会議だと、プロジェクト立ち上げの背景から最終ゴールまでを丁寧かつ見やすい資料を作成、そこに新入社員が参加していれば話すスピードや抑揚を意識しながら、ひとりひとりの心に刺さる伝え方をします。伝え方でいうと今回は急遽オンラインでの報告だったので、いつもの1.5倍ゆっくりと話すことと語尾や単語まではっきりと伝えることを意識しました。

・持ち時間

あとは人数と会議の所要時間を見たときに、自分が話せるおおよその持ち時間がわかるので、その時間に合わせて準備を進めるだけ。議題が多く時間が限られているのに、延々と数十分話してしまっては全てが台無しです。

それ以外に自分に近しいメンバーが参加している場合、可能なら事前に話す内容の概要だけでも伝えておきたいところ。そうすることで報告中に耳を傾けてもらうことができ、肯定的な雰囲気を作ることができるためです。（ここは自分が報告する内容によって変わるため時と場合によります）

・緊張しないためのコツ

最後に緊張しないために私が行ったことをご紹介します。それはその会議で私が求められている内容、結果を徹底的に想像することです。そもそもなぜ緊張するのだろう？と考えたとき、自分が想像できないもしくは想定外のことが起こったらどうしよう？と言う不安が原因です。ということはそのふたつの原因を解決できれば緊張をやわらぐことができます。想像ができないことは上記でまとめたように、参加メンバーを把握することである程度解決できそうです。（普段から色んな人と積極的にコミュニケーションを取り、人柄を知ることが大前提必要です

もうひとつの想定外のことに関しては、決裁者の立場になって資料を見ることです。今回だとこの予算の内訳はこの説明で伝わるのか？この情報だけで必要性は伝わるだろうか？とひたすら自問自答してみてください。そこで「？」があれば解決できる理由や資料を追加すれば問題なし。

ちなみに予算確保の結果ですが、無事OKをいただけました！これから実現に向けて色々と話し合っていくところです。

今後も色んな会議に招集されると思いますが、まずは参加メンバーを把握してから会議の目的や資料作成を進めていきます。

最後までお読みいただきありがとうございます！
共感いただけたらぜひいいね！シェアをお願いします。
それでは！

-------------------------------------

私についてはこちらのnoteをご覧ください。

-------------------------------------

＼毎日Twitterで発信中／

Twitterではウェディング業界のマーケティング領域で働き、日々の仕事や挑戦したことを中心に発信中。たまに音楽・マンガ・家族についてもつぶやくので、ぜひ一度遊びにきてください！