ミスを減らすメモのコツ
こんにちは、ラン丸（＠sign45917948）です。
ついつい忙しいと、重要なことを忘れてしまい、慌てることはありませんか？
それを防ぐためには基本的なことですが、やはりメモが重要です。
今回は、うっかりミスをなくすためのメモ取りのコツを紹介していきます。
１）メモの役割
メモとは英語の”Memory”に由来している言葉で、見聞きした情報を忘れないように書き留めておくことという意味で用いられています。
さらに日本語として「メモる」という言葉も一般的に用いられているので、メモは日本語の仲間入りをしているといっても過言ではないでしょう。
世界的に有名な発明家、トーマス・エジソンは「メモこそ命の恩人だ」という言葉を遺しており、発明というアイデアを生命線にしていたエジソンにとっては思いついたことをメモしておくことは誰よりも重要だったのでしょう。
メモは単なる備忘録ではなく情報整理プロセスのひとつであり、後で読み返した時に気づきが得られる情報の宝庫だと解釈できます。
仕事の出来るビジネスパーソンにはメモの取り方がうまい人が多いというのは、こうしたメモの役割が深く関わっているからでしょう。
２）メモを取る場面とそれぞれの目的
次に、メモを取る場面別にみていきます。一緒にメモを取る目的についても解説しています。
①会議、ミーティング
社内でメモを取る場面はとても多く、会議やミーティングなどその場で発言されたことや決まったことなどメモを取るべき項目もたくさんあります。
こうした場面でのメモは議事録という形で清書されることもあるため、その場で取っているメモは清書するための記録用という位置づけになります。会議で交わされる人の会話はメモを取るスピードよりも速く展開されていくので、要点だけをうまく書き留めていくスピード感とテクニックが求められます。
②上司からの指示を受ける時
上司から指示を受ける際にメモを取ることは、新人研修などでも頻繁に登場するビジネスマナーです。上司からの指示は業務上の命令なので間違うことなく指示を受けるためにもメモは必須です。
上司から呼ばれた際にはメモ帳を持参すること、というのも研修でよく取り上げられるビジネスマナーです。
③得意先との商談、打ち合わせ
取引先や顧客との商談や打ち合わせというのは社外での活動なので、社内よりもメモの取り扱いは重要になります。社内であれば頭を下げれば同じことを再度聞くこともできますが、社外となるとそれが何度も続くと会社の信用問題になってしまいます。
そのためメモは必須ですが、もうひとつの効果として相手の話をしっかりと聞いています、メモを取って間違いのないようにしています、というアピールにもなるというのもビジネステクニックのひとつです。
④研修、セミナー
研修やセミナーなど自分を磨く場でもメモは大いに活躍します。この場合は自分を高めるために必要な情報をいかに効率よく持ち帰るかが主目的なので、メモには後で読み返したときに分かりやすいこと、自分の頭に入りやすいことという再現性が重視されます。
映し出されたパワーポイント資料や板書をそのまま丸写しするのではなく、自分なりに理解をした上でメモを取っていきましょう。それが後になって役立つ自分だけの情報資産になります。
⑤ひらめいたアイデアを書き留める
外部から入ってくる情報を書き留めるだけがメモの役割ではありません。自分の頭の中でひらめいたアイデアをメモに取っておくことも大いに意味があります。何せアイデアは突然浮かんできてすぐに消えていきますが、アイデアをメモに取っておくことで、後で思い出せるようになります。また、それをさらにブラッシュアップして企画案などに練り上げていくこともできるようになります。
パソコンに向かって唸っているときはあんなに苦労しても出てこなかった名案を、外出時に思いつくということは珍しくありません。そんなときのためにいつでも、どこでもメモを書き留めることができる準備をしておくことをおすすめします。
３）メモを取るメリット3選
次に、メモを取るメリットについて3つ挙げてみました。順番にみていきます。
❶備忘録
メモを取る直接的なメリットは、忘れないように記録（メモリー）しておくことです。仕事ができる人ほど同時に多くの仕事が動いているもので、それを交通整理するのに記憶だけでは限界があります。忘れてしまうこともリスクですが、複数のクライアントに関する記憶がごちゃ混ぜになってしまうのはもっと大きなリスクです。
それを防ぐ意味でも備忘録としてのメモはとても重要です。また、前項でも述べたように突然思いついたアイデアを記録しておくという意味でも備忘録のメモは重要な意味を持っています。
私はお風呂に入っているとアイデアを思いつきやすいので、いつでもメモをできるように準備をしています。
その方法については、次章で紹介します。
❷話の要点をまとめる習慣がつく
メモが持つ潜在的なメリットとして代表的なものが、情報を整理する習慣を身につけられることです。実際にメモを取ってみると分かりますが、会話や頭の中の思いつきにメモを取るスピードが追いつかないのでついつい走り書きのようになってしまいます。
書きたいことをすべて書いていたら到底間に合わないので、要点やキーワードだけを書き留めて後で整理するという人も多いでしょう。実はこの書き方をしている時点で、無意識に頭の中では情報の取捨選択と整理整頓が行われています。
このように論理的なメモ取りを続けていると、情報や論点の整理が上達していくので、敢えてこのような方法でメモを取ることをおすすめします。
❸相手に安心感を与える
自分が話している相手が熱心にメモを取っている姿を見て、悪い印象を持つ人はいません。自分の話を聞き漏らさないよう熱心に聞いてくれているという好感を抱くのと同時に、これだけメモを取っていてくれれば伝わっているだろうという安心感を持つことにもなります。
必要に迫られてメモを取っているという当たり前の行為でこれだけ相手によい印象を与えることができるのですから、コミュニケーションテクニックの一貫としてもメモを大いに活用したいところです。
真剣にメモを取っている人の姿を見ると、話している人も自ずと本気になってきます。それで価値の高い情報が得られるのであれば、メリットは大きいです。
４）メモを取る際に押さえておきたい 3 つのポイント
次は、メモを取る際のポイントについて3つに絞ってみていきます。
１．基本は手書きで
従来からあるメモ取りの基本は手書きですが、最近ではスマホを使ったメモ取りの方法も一般的になっています。打ち合わせなどで先方が見せてくれた資料を持ち帰るために携帯カメラで撮影する方法や、メモアプリを使う方法など進化は著しいのですが、筆者はやはり手書きをおすすめしたいと思います。
紙面に書いていく際の自由度が比べ物にならないことと、ペンを使って字を書いていく作業は脳とリンクしているので頭に入りやすいという理由からです。
もちろんすべての情報を手書きで記録する必要はなく、先ほどの資料撮影など必要に応じてスマホなどデジタルツールを活用するのがよいでしょう。
２．日付と場所を忘れずに記入
メモを取るときについつい忘れがちなので、そのメモを書き留めた日時や場所の記録です。同じクライアントと複数回打ち合わせをした場合、その都度メモを書き留めたとしてもそれが時系列に並んでいないと意味がなくなってしまいます。それを防ぐためにも日時の記録は大切です。
これを防ぐひとつのテクニックとして、メモ用に使う手帳やノートを常に 1 冊しか持たないことは有効です。
1 冊にすることで、自ずとメモは時系列に並びます。
３．その瞬間の感覚も記録
メモに記録されているのは文字や図などですが、特に手書きで書き留めたメモについてはそのメモを取ったときの状況や雰囲気などもリンクしています。
打ち合わせの相手が何度も強調していたことについては、メモを取る際にも何度も同じ言葉を書いたり、そこに線を引いたりしているはずです。
それを後で読み返したときに「先方がなぜこのことを強調していたのか」という要素を含めた思考ができるので、メモが単なる備忘録ではなくその時間や空間を再現するのに一役買ってくれます。
優先順位を数字で記録しておいたり、メモの余白に自分なりのコメントを入れておくことなど、スペースを自由に使ってメモを取ったときの情報をできるだけ詳細に残しましょう。
４．大切なのは「どこに書くか」ではなく「何を書くか」
デジタルツールの発達によって、「これからはメモもアプリの時代」という主張を目にすることもあります。
これだけ便利なツールが登場している昨今なので、もちろんそれは間違いではありません。
ただし、それには「アプリがその人に合っている」という前提があればの話です。
手書きのメモ帳だけでも、様々な種類があります。
B5ノート、A4ノート、手のひらサイズのメモ帳、リフィルなど、自分に合った大きさや使いやすいものを選ぶべきですし、アプリを利用する場合であってもたくさんある中から自分に合ったものを選ぶべきでしょう。
個人的にはB5サイズがオススメです。アプリは自分宛てにLINEやChatWorkに送っておくことが多いです。
他にも、EvernoteやDropboxなど使いやすいものでいいと思います。
大切なのは「どこに書くか」ではなく、そこに「何を書くか」です。筆者は長年リフィルを使用していますが、その理由は後でページを挟み込むことができたり順序を入れ替えたりできるため、メモを時系列で整理しやすいからです。
まとめ
たかがメモ、されどメモ。
メモを取ることが習慣になると、情報の取り扱いや整理をするスキルが飛躍的に向上します。
そのメモのスキルを味方につけて仕事のできるビジネスパーソンにステップアップできるといいですね。
今回は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
下記のリンクをチェックして頂けますと幸甚です。
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