日本の企業的には。。。？

先日わたしの名刺を見て「すいません、このアドミニストレイティブ・アシスタントという役職は、日本の企業で言うと何にあたるんでしょう。。」と、社外の方がおそるおそる聞いてきた。「総務と思ってください。」と答えると、どことなくホッとした表情をしていた。

うちの会社では「アドミニストレイティブ・アシスタント」という言葉を使っているけど、外資では「オフィス・マネージャー」を使っているところが多いかも。バックオフィス業務やビル管理会社や諸々の窓口対応を担当している。そしてわたしが対応している業務には、ディレクターや社長という立場的に上の人間から、直で「この案件を手伝って欲しい」「クライアントにプレゼンするパワーポイントの翻訳をやって」と言われたりするので気が抜けない。前回の記事に書いた先日のクリスマスパーティーの幹事も、社長からの直依頼だった。

社長の信頼を得て、担当業務の実績を作る

外資企業では社内行事を幹事としてまとめることは、アドミニストレイティブ・アシスタントもしくはオフィスマネージャーの担当業務のひとつなのだ。先日のクリスマスパーティーは、大きな社内行事のひとつ。社長としては、今後の社内行事をまとめることをわたしに任せて良いのかと、きっとわたしを観察していたと思う。3年ぶりの開催だったし、今の会社に転職して社内行事の幹事を初めて担当したこともあったから、社長がそう思っていたのは自然なことだと思う。

クリスマスパーティーの幹事をやっていた時に、自分に言い聞かせていたことがあった。それは、「あくまでもホストは社長。わたしの役目はホストの顔を立てること」基本的なことだけど、社長が何を望んでいるかを把握することが求められる。幹事として裏方の仕事をまっとうし、イベントが成功することで社長からの信頼が得られるし、担当業務の実績が作れる。泥臭く地道なことかもしれないけど、やはり社長からの信頼があった方が仕事は断然やりやすくなる。

違う意味で使われているセクレタリー

「アシスタントという単語があるけど、セクレタリーじゃないの？」。そう聞かれたりするけど、男性と対等に働く女性が多くなったことや、セクレタリーという仕事を軽視する動きがあることから、代わりに「アシスタント」という単語を使うことが多い。

現在ではSecretary ＝行政長官　という意味で使われます。United States Secretary of Defense （アメリカ国防長官）という役職は聞いたことがあるかもしれません。こちらのリンクの説明が分かりやすいです　↓

なかなか楽しい今の仕事

日本の企業では「総務課」に配属されているスタッフは何人かいるけど、うちの会社はわたしがほぼ一人で対応している。「社内の細かいことを覚えるのは大変でしょう」と聞かれることもある。慣れるまでは正直大変だったけど、今は楽しいと思えることが多い。会社全体がなんとなくわかってきたこと、同僚の性格や仕事内容がわかってきたことで、担当業務を以前より把握できるようになったからだと思う。社長を含めて上の立場から直に業務を依頼されることにはまだ抵抗はあるけど、アドミニストレイティブ・アシスタント、なかなか楽しいですよ。