こんにちは野島です。
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大手ドラッグストアで10年化粧品バイヤー、１年半雑貨のカテゴリーマネージャーをしてました。辞める年は850億の予算を管理してました。

今は化粧品メーカーでマーケティング本部のディレクターをやってます。

私はバイヤー時代に2000人以上と商談してきました。その中でこの人は仕事が早いなと思った方の考え方についてお話します。

仕事が早い人は仕事が多くても帰るのが早くて、仕事が遅い人は仕事が少なくても帰るのが遅いという傾向があります。

仮に遅い人の仕事を減らして早い人の仕事を増やしたとしても二人の帰る時間は変わりません。

私も昔は仕事が遅くて帰るのが遅かったのですが早い人の考え方を聞いてから大分スピードアップしたので早い人の特徴を10個まとめてみました。

①全体のスケジュール感を理解している
②常に先の事を考えている
③優先順位を把握している
④朝イチで今日やるべき事を書き出している
⑤仕事を振るのが上手い
⑥締め切りの切り方が上手い
⑦仕事を振った人へのフォローが上手い
⑧考えなくても良いものは考えない
⑨帰る30分前は頭を使う仕事をしない
⑩ルーティン業務は定型化する

①全体のスケジュール感を理解している

目先の仕事に都度都度取りかかるのではなく、いつに何をすべきかの全体のスケジュール感を的確に把握しています。

毎日、毎週、毎月、四半期、半期、年間の時間軸でそれぞれやるべき事、参加する会議、提出物などを整理してあります。またそれぞれがだいたいどれ位の時間がかかるのかもイメージできています。

そこから逆算して仕事をしているので直前でバタバタする事がありません。

初めての仕事などはイレギュラーが起きる事を想定した余裕のあるスケジュールで進めています。

②常に先の事を考えている

①と一部重複しますが状況の変化に対応できるように計画や想定していた事に対してそのまま継続で問題ないか、軌道修正した方がいいのかを考えて行動しています。

③優先順位を把握している

多くの仕事に対して優先順位を瞬時に判断をした上で重要度が高くて急ぐものから手をつける習慣が身についています。

また伝える時も相手が何が１番聞きたいのかを考えて仕事をしているため時間がない時でも核の部分は抑える事ができます。

④朝イチで今日やるべき事を書き出している

朝イチで今日やるべき事を書き出して終わったら消し混みをしていきます。
書き出す事で漏れをなくして仕事のペース配分を整理する事ができます。

⑤仕事を振るのが上手い

自分にしか出来ない事、周りに依頼してもできる事を分けて考えています。
そして依頼する人がいれば後者の仕事をどんどん振っていきます。

その際に依頼の目的、注意事項、期日、途中進捗の報告日等を明確にして認識違いによる余計なストレスがかかりにくいようにしています。

また依頼する人もどの人がどんな能力か見極めて、それぞれのレベルに応じた依頼の仕方をしています。

⑥締め切りの切り方が上手い

最終に完了させたい期日に対して確認して修正する時間も考慮した期日を設定しています。

また途中の進捗確認日を設ける事で軌道修正を早い段階で出来るようにしています。

⑦仕事を振った人へのフォローが上手い

必ずお礼やねぎらいの言葉をかけていて依頼された側の気持ちを掴んでいます。

⑧考えなくても良いものは考えない

考える時間が一番時間がかかるため、自分が考えても結論が決まっている事や、どっちでもいい仕事は極力心を無にしてやっています。

⑨帰る30分前は頭を使う仕事をしない

逆に言うと帰る30分前までに何をやるのを決めて仕事をしています。最後の30分はメール確認や資料整理など頭を使わない作業に充てています。

⑩ルーティン業務は定型化する

毎回同じ事に関してはルールやパターンを決めて型にはめてしまいます。
また今の業務でパターン化した方が効率が良いものがないかも考えて仕事をしています。

まとめ

私の部下にも仕事がめちゃくちゃ早い方がいて依頼した仕事に対するレスが早いだけでなく精度も高くて、一緒にいてすごく勉強をさせてもらいました。

時間は追われるのではコントロールして限られた時間の中で最高のパフォーマンスを出しつつプライベートな時間を大事にしましょう。

ただ私も恥ずかしながら化粧品メーカーに転職してからはまだスケジュールの全体像が把握できていない部分もあって効率的に出来ているとは言いがたいので早くポイントを抑えた仕事ができるようにしたいと思います。

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最後まで読んで頂いてありがとうございました。

のじ