あらゆる機能に応えるシステムやテクノロジーの開発が進みますが、同時にその数や種類も日に日に多くなり、昨今の社会では、どのシステムの利用が自社に合うのかの判断にも迷いが生じるようになっているようです。使用するシステムの変更タイミングは、それを機会に社内の運用や規定等の見直しをするにもよい機会となり得ますが、これまでの記事では、各システムが新規に採用する機能も、運用イメージに際しては不適切な場合があることを検討しました。

要件定義：第一歩はここから

要点として。システムの選定に際しては、先ず自社がシステムに期待する要件を定義し、それをもとに各システムの機能を知り、その提案をもとに自社運用がより最適化される可能性があるなら、調整余地を検討するとの立ち位置を保つことが重要です。

自社のビジネスモデルと、運用フローの分析

このプロセスにおいては、自社のビジネスモデルと現在の運用フローを徹底的に分析します。新しいシステムを導入する目的は何か、その目的は具体的に何を解決するためのものなのかを明確に定義する必要があります。昨今の社会では、これまで使用してきたシステムのサービス終了、保守切れ等による必要もあるようですが、ここで重要なのは、ただ単に新システムの採用を目的とせず、自社の業務改善に寄与するかどうかを慎重に検討することです。システムに望む機能があるとしても、安易にそれを基準に採用せず、その運用自体が社内に適切かどうかを考慮します。

市場調査とベンダー選定の重要性

次に、市場調査の段階では、様々なベンダーからの提案を受ける可能性があります。これにより、システムが提供する機能、コスト、サポート体制を比較検討することができますが、現在のシステムとの互換性や、自社事業のこれからの可能性や必要を考慮に入れることが重要です。大切なのは、自社の要件に最適なシステムを選定することです。そのシステムの活用により、達成できることは何でしょうか。

人的要素の考慮：導入の成功

新しいシステムの導入は、単に技術的な問題だけではなく、それを使用する人的な側面も大きく関わります。導入を成功させるためには、社内の関係者全員が新システムの利点を理解し、それを受け入れ、活用する意欲が必要です。その為、早い段階から社内の関係者を巻き込み、その合意をもとに採用するような進め方が有用です。無料トライアルの仕組みがある場合には、それを活用し、社内に適切な試用機会を提供することもできます。

段階的導入：リスク管理のアプローチ

システムの導入にあたっては、段階的なアプローチを取ることが有効です。全てを一度に切り替えるのではなく、まずは小規模なテスト運用や、現行システムとの並行運用から始め、徐々に使用範囲を拡大したり、移行タイミングについて事前に丁寧な周知をすることで、リスクを最小限に抑えながら、システムの効果を実感できる仕組みを作ることができます。

おわりに

テクノロジーやシステム開発の進化は止まることがないと考えられます。しかし、その全てが自社に最適な選択肢を提供する訳ではありません。適切なタイミングで、適切なシステムの選択と導入を行うことで、企業は持続可能な成長を遂げることができます。そこでこの度は、システム選定における要件定義から進め方について、要点となる視点を考慮しました。

これは余談ですが、各社のシステムのどれが自社に合うかの判断に際しては、体験としてそれらの活用方法を知るBPOサービス提供事業者に情報提供や協力を仰ぐことも有効です。例えば、彼らが親身なサービス提供事業者である場合、新システムの使用方法や活用についての要点の従業員への説明会対応を依頼する等、その知見の活用の検討も視野に、対応を進められるかもしれません。❀