こんにちは、ペルソナの見﨑です。
暖かいと思ったら、翌日にはとても寒く、毎日の寒暖差が体にこたえますね。皆様もお身体ご自愛ください。

早速ですが、本日書いていきたいのは、
【人事と人材紹介会社のコミュニケーション】についてです。

特に企業の採用担当の方にお読みいただきたいと思っています。

私は、中途採用のエージェントとして動くかたわら、
採用支援で、人事側の仕事をする機会があります。

その際に驚いたのは、人事が人材紹介会社の担当者を知らないこと。

昔のメールを検索すれば名前はわかるかもしれない。
でもよく考えると、一度も打ち合わせすらしたことがないことも多々。

成功報酬ビジネスだからこそ、契約は簡単に結んだものの、その後音信不通になることは”あるある”ですが、それにしても寂しい。
それに自社の採用可能性を高めるためには、取引先が活性化してくれることに越したことはない。

そこで本日は、採用コンサルタントの立場から
企業人事と人材紹介会社の連携において大事なことについて
焦点を当ててみたいと思います。

1. 人材紹介会社の強みを説明できますか？

企業の成長には、採用が不可欠です。
ほとんどの企業で採用手段の一つとして
人材紹介会社は切り離せないものになっています。

しかし、よく見る残念な光景として
「人材紹介会社の担当が変わったら紹介がなくなった」
「一過性の採用キャンペーンで盛り上がったが、その後各社連絡がない」
「契約はあるが、一度も担当者同士が打ち合わせをしたことがない」
などが挙げられます。

特に大手企業の人事の方々は、100社以上の人材紹介会社と
契約をしているケースがほとんどではないでしょうか。

人材紹介会社の業務は各社バラバラです。

▼集客方法（どのようにして候補者を集めるのか）
→スカウト？Web広告？友人紹介？

▼組織体制（候補者が紹介されるまでの仕組み）
→一つの企業に担当者は何名つく？分業制？一気通貫？

▼紹介のスタイル（事業ポリシー）
→候補者ありき？求人ありき？

どの会社も
・ビズリーチを使ってスカウトしているだろう
・月に数十人の候補者と面談をしているだろう
と考えている人事の方もいらっしゃますが各社やり方は違うのです。

人事が人材紹介会社と打ち合わせをする時には、自社の求人情報を説明する時間がほとんどで、人材紹介会社の情報を聞くのは「初回の契約時にちょ
っと聞いただけ」なんてこと、よく起きていると思います。

ぜひ人事の方には人材紹介会社の情報もしっかりとヒアリングしていただきたいと思います。

各人材紹介会社に合った情報提供をしない限り、
いつまで待っても候補者の紹介はありません。

万が一候補者の紹介があったとしても、偶然の巡り合わせだけだと再現性は担保できません。急な欠員や、事業拡大による増員、どちらもいつ起きるかわかりません。

だからこそ、すぐに声をかける人材紹介会社はどこなのか。
どのような情報提供をすべきなのか。

採用担当の方がすぐにアクセスできるところに
人材紹介会社の情報がストックされたリストがあれば
再現性高く、自社の採用ポジションを充足していけるはずです！

最低限人材紹介会社には以下の情報をまとめることをおすすめします
①集客方法（スカウトメイン？自社HP経由メイン？）
②組織体制（法人と個人の担当者は一緒？分業？など）
③得意職種（マーケティング？営業？経営企画？経理？など）
④得意な年齢ゾーン（20代？30代？40代？など）
⑤得意なレイヤー（課長級・MGR ／部長／役員・CxOなど）

2. すぐにお目当ての人材紹介会社に連絡ができますか？

1．で述べたように、人材紹介会社を理解することができたら
次は情報の整理です。

最近は多くの企業がATSを導入しています。
（ATS：Applicant Tracking System / HRMOS・HERPなど）

人事からすると、ATSを導入していると求人発生時に取引企業に一斉にメールを送ることができる便利さがあると思います。

ただ、人材紹介会社からすると、ATSからの一斉メールは1日に何通も届きます。各社のATSから様々な案件がメールで通知されており、全件を詳細に確認するのは現実的ではありません。企業によっては求人数が多いとスパム化していることもあります。

重要度・緊急度が高い求人については特に
一番決定可能性が高い人材紹介会社から順に打ち合わせをしていく必要があります。

こんな状況で
・20代×営業が得意な人材紹介会社と、
・30~40代×管理部門が得意な人材紹介会社に
同じようなメールで求人情報を伝えても効果が薄いことは想定できると思います。

そんな時に、1.で収集した人材紹介会社の情報をエクセルやスプレッドシートで一覧でまとめておき、得意職種・レイヤーでソートをかけて今までの紹介実績などから優先順位を決めて詳細な情報を伝えることができたら採用可能性は大きく変わってきます。

次に、人材紹介会社の情報収集をした上で、人事が求人毎に優先順位をつけて連絡できる体制を整えた上で、どのように情報提供するのかを記載します。

3.必要とされている情報の準備は万全ですか？

人材紹介会社が企業人事に求人情報を確認する際に意識するのは、大まかに以下のような項目とです。

• 採用したい転職希望者の要件定義ができているか（人選観点）

• オファー年収がどの程度出るか（売上観点）

• 採用枠はどのくらいあるか（売上観点）

• 選考期間はどれくらいかかるのか（成約スピード観点）

• 同じ求人を扱う競合人材会社はどれだけいるのか（マーケット観点）

さらに、1．で記載したように人材紹介会社ごとに
得意職種や得意な年齢層は分かれます。

人材紹介会社との打ち合わせの前に、
人事は各社毎に必要になるであろう情報を事前にまとめた上で、
自社の求人情報を伝える必要があります。

・今後のキャリアパスを重点的に解像度高く知りたいのか
・具体的な仕事内容を詳細に知りたいのか
・採用ターゲットに求めるスキルを単語レベルで理解したいのか
それができなければ、結局紹介はないかもしれません。

逆を言えば、「なぜこの求人を依頼しているのか」を
人材紹介会社に伝えながら、説明することができれば伝えられた側も
解像度高く理解し全力で紹介に向けて動いてくれると思います。

人事だけで人材紹介会社の求める情報が出せないのであれば
募集部署の役職者とともに打ち合わせに参加するのもおすすめです。

4.まとめ

ここに記載した内容は、至って当たり前のことです。
ただ、胸を張って全てできている企業がないのも事実です。

・人事の人手が足りない
・人材紹介会社毎の動きを知っている人がいない
・ツール作成のノウハウがない
・どのような情報提供が効果的かわからない

様々な理由はあると思います。

一つでも当てはまる人事の方はぜひご連絡をください。
まずは現状把握から一度お打ち合わせさせていただきます！

採用パートナーである人材紹介会社とのやりとりを円滑に、再現性あるものにしていきましょう！！

ペルソナ株式会社　見﨑

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