こんにちは。ポテンシャライトです。師走を迎え、何かと慌ただしい時期ですが、皆さまはいかがお過ごしでしょうか。

12月は「Potentialight Advent Calendar 2023」と題して、クリスマス（12月25日）までブログリレーを実施しています。今回は私の担当ということで「採用管理」ついて徒然なるままに書いていきたいと思います。

今回は、採用管理を効率化しよう！という事でパイプライン管理についてご説明できればと思います。忙しい人事採用担当者にとって、採用活動の成果を最大限にするためには、効率化が重要である事は言うまでもありません。

本記事では、採用活動にパイプラインを活用し、採用の質とスピードを同時に向上させる方法についてご紹介します。この記事をご高覧くださった皆さまには、少しでも新たな気づきを提供し、お役に立つ情報をお届けできれば幸いです。

パイプライン管理とは？

パイプライン管理とは、採用活動における一連の　採用選考フローを一つのパイプに見立て、分析や改善を行うマネジメント手法になります。一般的な採用選考プロセスは、以下のように進みます。

これら一つひとつの採用選考プロセスを切り出し、時系列で状況を把握することで、各選考プロセスにおける候補者数やポジション毎の採用進捗の可視化を実現できます。選考プロセス毎の状況を分析する場合は、以下の項目の数値化も行うと良いでしょう。

採用活動をパイプライン管理する目的とは？

自社の採用活動のパイプライン管理を行う目的としては、以下の3点が挙げられます。

それぞれ少しだけ解説いたします。

次に、パイプライン管理を行うための「進め方」についてご説明します。

パイプライン管理の進め方

採用活動は企業の成長において重要な役割を持っています。採用プロセスがスムーズで効率的であれば、より良い人材を確保し、企業の競争力を高めることができます。

ただ、そのためには、現在の採用プロセスの問題点を人事採用担当者が把握し、定期的に全体を見直する必要があると考えています。採用管理の効率化には、まずはこれらの課題を明確にするところから始まると思います。

1.採用プロセスの見える化

パイプライン管理を実行する際は、まずは自社の現状のプロセスを理解することから始めます。選考プロセスのどの段階でどのような課題が存在しているのか、細かなデータの分析が求められます。

また、新しい人材を迎え入れ、どのような成長を目指すのか、そのためにはどのような人材が必要なのかを明確にし、それに沿った採用目標を設定することで、効果的な採用活動が実現できます。採用活動のプロセスごとに、どの手法をどのように実施していくかということを採用チーム内で統一し、採用活動の流れを標準化する必要があります。

2. 採用プロセスの状況を把握

自社の採用活動の可視化を行った後は、各選考プロセス候補者数や面談/面接実施数などの数値化が可能なものは、できる限り数値化し、誰が見てもわかるようにすることが重要です。

また数値化したものは、リアルタイムでの進捗状況の把握も重要です。採用プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握することができれば、採用チームは常に最新の数値情報をもとにアクションの意思決定を行うことが可能になります。

3. 各プロセスにおける課題を抽出

2.で採用プロセスの状況が把握できたら、いよいよデータを分析し、各採用プロセスの課題を抽出します。各採用プロセスにおける課題を抽出し、採用課題を浮き彫りにします。この工程こそが、採用活動のパイプライン管理を行う本当の目的です。

採用活動のパイプラインの数値データは、応募者一人ひとりの進捗状況や応募経由チャネル、選考の各プロセスでの辞退率など、様々な数値を管理することができます。それらの数値を活用することで、採用フローにおけるボトルネックの特定や、有効なリソースの配分、さらには採用活動全体のROIの最大化を実現することに繋がってきます。

4. 課題ごとの改善案を検討

課題が明らかになったら、それに基づく改善施策を検討し、採用チームや組織内で共有します。また、チーム全体で同じ目的意識を持ち、組織全体の方向性を合わせることで、採用活動の改善に繋がります。採用活動の効果を測定し、それを基に改善していくためには、改善案の他、適切なKPIの設定も必要です。採用効率を図るKPIには、前述のとおり応募者の数、面接実施率、内定承諾率、入社後の定着率などがあり、これらのデータを分析することで、自社の採用プロセス全体の健全さを把握することができます。

5. 継続的にPDCAを回す

パイプライン管理を有効活用するためには、改善対応を日常的に繰り返し行わなければなりません。継続的にPDCAを回すことで、採用チームや組織が、候補者様のちょっとした動きや日々変化する外部環境に対して、臨機応変に対応できる自立的な採用チームになります。

採用活動におけるPDCAの一環として、過去の採用データを分析し、どのステップでの進捗がスムーズであったか、どのポイントで課題が生じやすかったかを振り返ります。また、自社の数値からは分からない場合は、候補者のフィードバックを参考にするのも良いでしょう。

最後に

企業の採用活動における意思決定の速度と効率性は、採用の成功だけではなく企業の成長を左右する重要な要素です。自社の採用状況を正しく、タイムリーに把握するために、採用ダッシュボードがあるATS（採用管理システム）を導入されている企業様もたくさんいらっしゃいます。

ATS（採用管理システム）は、採用進捗のリアルタイムな可視化、適切なKPIのモニタリング、そして迅速な意思決定をサポートしてくれますので、これらのメリットをうまく活かすことができれば、自社の採用プロセスが大きく改善され、採用活動の質と改善速度が飛躍的に向上することも見込めます。

ただし、ATS（採用管理システム）を採用活動のワークフローに上手く組み込むためには、まず選考プロセスを整理し、どの段階でATS（採用管理システム）を活用するかを明確にする必要があります。そこで今回は、採用活動の数値化の基本となるパイプライン管理についてご説明させていただきました。

ポテンシャライトでは、スタートアップ企業様向けに媒体連携もできるATS（採用管理システム）を無料で提供しております！弊社のサービスに興味をお持ちいただける場合は、ぜひ下記よりお問い合わせくださいませ。

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