こんにちは、茶っプリン＠中小企業診断士試験合格者　です。
寒かった冬もようやく終わりに近づきましたね。

私は春に生まれたので、やっぱり春が一番好き。花粉症には悩まされますが、それでもこの春のワクワク感はたまりません。世界情勢は非常に混沌としていますが、季節の移り変わりとともに雪解けになってほしいものです。

■前回のおさらい

さて、前回に続いて、議事録のお話をしたいと思います。前回のおさらいをしておきましょうね。

議事録を書くときの大事なポイント

• 議事録で重要なのは「必要な時に、パッと見てパッと確認できること」

• 発言や決定したことの一番大事なところを、短い文章で記録する

• 次にどういう行動をすれば良いのかを明確にする

これを踏まえれば、議事録は簡単に書けますよ、というお話をしました。では、どうやって書けば良いか、具体的に見て行きましょう。

■「正しい行動につなげるためのポイント」を記録する

議事録を作る目的を言い換えると、「正しい行動につなげるためのポイント」を記録することだと思います。例えば、こんな感じです。

• どういう内容で方向性を決めたか？

• 今回決めきれず、次回に持ち越しになったのは何か？

• 次にどんな行動をするか？

• 決めたことがきちんと実行されているか？

要は、「みんなが共通のゴールに向かって行くために、認識の違いや行動の抜け漏れが発生しないように、記録しておきましょう」ということなのですね。

■議事録を書くポイント

それを踏まえて、議事録を書くポイントをまとめると、以下の5点に集約されます。

(1) 議事録はA4で3枚以内に。見た目を美しく。文章は「である」調で。

打合せの密度の濃さにもよりますが、だいたい3枚以内に収まります。1枚半〜2枚半くらいがちょうど良い。それ以上だと、「パッと見てパッと確認」できません。

また、一文はできるだけ短くし、文字で埋め尽くさないこと。見出しやフォント、太字、下線などを駆使して、見た目を美しくし、「後から思わず読み返したくなる議事録」を目指しましょう。

たまに、「ですます」調と「である」調を混ぜこぜにする人がいます。「ですます」調は文章が長くなるし、混ぜると読みにくいので、「である」調に統一し、できるだけ体言止めを心がけます。

(2) 5W1H （誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）で簡潔にまとめる

よく「要点をまとめてね」と言うと、必要な部分まで省いてしまう人がいます。5W1Hを意識すると、大事な点を外しにくくなります。「なぜ（Why）」は、「目的」「ねらい」と読み替えると、わかりやすいでしょう。

(3) 質疑応答は、質問・回答とも、 1行ずつに凝縮する

要約力が問われ、一番難しい部分ですが、「一言で表すとどうなるか」を常に意識し、数をこなせばできるようになります。次の例を参考にしてみてください。趣旨は変わらないし、意味も通じます。それでいて、字数は3分の1です。

＜例＞
【実際の発言】
今の報告を聞いている限り、新規の顧客開拓が想定より遅れているようだが、どのように挽回していくつもりなのか？（53字）
【議事録への書き方】
新規顧客開拓の遅れに対する挽回策は？（18字）

(4) 結論を書く

これ大事ですねぇ。
営業会議などでは、報告された数字だけ書いて終わり、という議事録もよく見かけます。それだと、次の行動につながりません。

少なくとも、営業が順調なのか不調なのか、不調なら原因の分析や対策などの話が、必ず出ているはずです。それを聞き漏らさないようにして、しっかり記録しましょう。

(5) 次のアクションと、「誰が」「いつまでに」行うのかを書く

これも大事で、議事録の一番のポイントと言っても良いでしょう。打合せのたびに、同じ報告がなされて、いつまでも次のアクションにつながらない、ということは、どの会社でもあるあるです。反対に、これをしっかり記録しておき、次回の打合せで確認する習慣をつければ、会社は劇的に変わって行くと思います。

■議事録に盛り込む内容と、ちょっとしたコツ

お話ししたポイントを踏まえて、議事録に盛り込む内容を整理してみましょう。

＜議事録に盛り込む内容＞
・打合せ日時、場所
・出席者、欠席者、議事進行者、議事録作成者
・議題
・議題の要点
・結論
・質疑応答
・今後のアクション、「誰が」「いつまでに」行うのか

＜ちょっとしたコツ＞
打合せのときに「後で確認します」と言って、終了後すぐに調べて、電話やメールで回答があったようなケース。律儀な人になると、「終わった後にわかったことは、打合せの議事録に入れちゃいけないんだ」とか考えて、回答した内容を書かない人も多いんですね。

でも、「次にどんな行動をすれば良いか、明確にする」という目的を考えれば、議事録に注釈を入れた方が親切ということがわかります。

そういうときは、以下のような注釈を入れることをオススメします。

＜例＞
【結論】打合せ終了後、A氏が状況確認して回答する。
※終了後、A氏より回答あり。「2月20日に顧客稟議終了。現在、発注書の受領待ち。3月20日までに受領予定」。

■議事録作成後は、関係者の間で確認を！

最後に、取引先や他部署と打ち合わせしたときの議事録は、作成後に双方で確認し合うのも大事です。会社によっては、確認印やサインを求めるところもあります。そうすると、認識の齟齬があったとしても、「あのときの話は、こういうことだったよね？」と文書で確認することができます。

議事録を双方で確認していないと、「そんな話だったっけ？」とか「そんなことは言ってない」と、後々揉め事になる場合もあります。それを防ぐために、「議事録を作ったら、関係者に確認を求めて、できれば承諾の意思表示をもらう」ということを意識しましょう。メールで送って、承諾の旨の返信をもらうのも良いですね。