メール多すぎ問題もkintoneで解決。

前回はカスタムもりもりだったので、今回はシンプルにkintone標準機能だけの内容にしてみます。「通知」と「プロセス管理」で業務改善できたよという事例です。少しでも参考にしていただけると嬉しいです。

何かと世話を焼いてくれるkintone

kintoneって便利だな、と思う機能の1つが「通知」です。レコードの条件によって勝手に知らせてくれるとは、なんと優秀なんでしょう。もうリマインドも、進捗報告・完了報告もkintoneにお任せです。
それから「プロセス管理」。"いま誰が担当で、その人は何をすべきか"が明らかになり、kintoneを見るだけで進捗状況が分かります。TO DOリストはもう要りません。

こうした機能をうまく使えば、私が忘れていてもkintoneがちゃんと覚えていてくれて、「次はこれをしてね」とか、「そろそろ締め切りだよ」とか教えてくれるようになります。

もはやお母さんです。「当番の日は早く家を出るからね」と言っておけば、あとは居間のカレンダーに「当番」と書いておくだけでその日の朝は早く起こしてくれる、そんな安心感があります。(←お母さん、あの頃は本当にありがとう!)

「うわっ…私のメール、多すぎ…?」

これらに目を付けたきっかけはメールです。メールの内容ではなく「量」。
私の部署はとにかくメールが多い、何でもかんでもとにかくメール。

するとどうなるか。

 メールがたくさん来る
⇒大事なメールを見落とす
⇒気づいてほしくてリマインドを出す
⇒リマインドのせいで更にメールが増えて逆効果
⇒「誰か気づいて」と他の人をCCに追加し始める
⇒件名「Re:Re:Re:Re:Re:…」これ何だっけ?
⇒奥の手のはずの【至急】【重要】を濫用
⇒もはやすべてが緊急対応、混乱する現場…

まさに地獄絵図!!

1日でも休めばメールボックスは一杯になってしまうので、「ずっとメールを見てないと不安」という声が多いし、休みのはずのメンバーから返信がくることも少なくありません。

「もっと休んでほしい、メールを減らしたい!」と思って業務改善を始め、そこにピタリとはまったのが「通知」と「プロセス管理」だった、というわけです。

理由を確かめれば見えてくる

分かりやすいように「顧客に専用端末を用意する」という業務を例としてご紹介します。

これは、必要に応じて営業メンバーから担当者に設定を依頼するというもので、その2名の間でメールをやり取りすれば十分なものです。ところが、このメールの宛先になぜか他の人たちも含まれていたのです。

どうしてそんなことになるのかメンバーに聞いてみると、次のような答えが返ってきました。

誰に送ればいいか分からないので、確実に届くよう全員に送っている」
後でメールで検索できるように、もれなく全員に送っている」

なるほど、理由があるんじゃしょうがないね…

って、そんなワケあるかーい!

共有先が分からないなら共有ルールごとシステム化してしまえばいいですし、「あとで検索できるように」ということはリアルタイムの共有は要らないので、検索性が担保できるならメールじゃなくていいのです。

kintoneなら検索は問題ないし、「プロセス管理」で共有先を設定、すぐに情報が必要な人にだけ「通知」をすれば問題ありません。

やれます、見えました。

作成したアプリと業務フローBEFORE・AFTER

ということで用意したのが「端末管理アプリ」です。

営業メンバーは、顧客名を登録し、引き渡し日(=端末設定の期日)を入れたら、プロセス管理のボタンから申請するというものです。
通知を受け取った担当者は、設定をした後、プロセス管理の完了ボタンを押して、依頼者に知らせます。

(ちなみに、申請日、申請者の初期値を、それぞれ「レコード登録時の日付」「ログインユーザー」にしておくと喜ばれます。)

たったのこれだけ!

これだけでどれくらい変わったのか、BEFOREとAFTERを図にしてみます。

改めて見直してみると、もともとの業務フローは、メールが多くなっている以外にも問題がありました。
メールとは別にGoogleスプレッドシートに入力したり、担当者は設定のたびに基幹システムを参照していたり、と手間がかかっていました。依頼者がスプレッドシートの入力を忘れることもあるので、担当者は自分でタスクを別で管理しなければいけません。
また、顧客名の表記揺れによるミスや手戻りも少なくなかったようです。

それが、kintoneにアプリを1つ作っただけで、すべて解決!
ほとんどが自動化され、工程がシンプルになりました。

改善されたことを箇条書きでまとめてみます。

・担当者が分からない
プロセス管理で設定、何も考えなくてOK
仮に担当者が変更になっても、設定を変えるだけ!

・あとで探せるようにメールで依頼、共有
⇒端末情報をいつも見ている顧客管理アプリに反映し、検索可能に

・Googleスプレッドシートへの記入
⇒依頼と同時に「端末管理アプリ」に記入するので漏れ無し
さらに、メールもう一度同じ内容を書く必要が無くなった

・基幹システムを参照
⇒アプリに基幹システムの情報を反映、kintone内で完結

・メール見落とし等による設定忘れ
⇒プロセス管理で未処理の作業タスクを管理
さらに、期日が近くなると知らせてくれるリマインド通知も設定し確実に!

・顧客名の表記揺れ
顧客管理アプリからルックアップするので顧客名の表記揺れ無し

おつりが来るくらい改善しています!思った通り!!

まとめ

もともとは、「多すぎるメールを減らしたい」という思いから始めた業務改善でしたが、本当にやるべきことが「メールを減らすこと」ではなくて、「より適切な方法とタイミングで、然るべき人に必要な情報へのアクセスを担保すること」と分かったのが良かったかな、と思います。

業務に課題があると感じたときに、どうしてそうなっているのか?実現したいことは何か?を、これからも追及していきたいです。

このアプリで初めてプロセス管理を導入したため、どうなるか心配ではありましたが、もともとはシンプルな流れの業務だったのが良かったのか、比較的スムーズにメンバーが受け入れてくれました。そして、このアプリを機に「kintone上でコミュニケーションをとる」ということにみんなが慣れてくれた印象があり、私の中では思い入れの強いアプリとなっています。

この後、他のアプリとも連携させたり、端末マスタを用意したりとさらに発展していきますが、またそれは別の機会でご紹介できればと思います。

長くなってしまいましたが、以上です!読んでいただいてありがとうございました。

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サポート嬉しいです、ありがとうございます。

えっ!ほんと!?ありがとうございます。
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dagane

内勤OLとkintone

一介のOLが語るkintone。等身大の活用事例など。

コメント2件

キンスキ松井さん経由で知って、いつも読んでます〜。
もはやお母さん、最高です
松田さんありがとうございます!
kintoneてなんか人っぽいというか、温かみ?があるというか…
それが「お母さん」という表現になりました!
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