こんにちは！特許調査の仕事をしてます、酒井といいます
この記事は「作業のマニュアル」について書きます　※短め投稿です

調査の打合せ等でよく質問頂く項目のひとつに
「御社は何人ぐらいで仕事をされていますか？」
というお尋ねがあります。
これ  人数 ≒ 調査のキャパシティ を推測する定番質問ですよね！

うちは、コロナ禍以来の数年間で
オンライン採用が一般化したのをきっかけに人数が増えまして
Slack上の人数だと、今日（2023-10-23）時点でちょうど30名です
コロナ禍前と比べたら、確実にキャパシティも増えているのですが
単純に調査スタッフが増えたか？というと そこは全然違ってて

うちには「ファイル編集チーム」というのがあります

前職にはなかったし、多分、他の調査会社さんにもあまりないチームかもしれません（←聞いたことがないだけ、の可能性はありますが）

文字通り「ファイルをハンドリングするチーム」で
調査に使う各種ファイル、たとえば公報リストのＣＳＶデータの
出力や整形などはファイルチームの仕事です

ファイル作業を標準化して、出力形式の個人差をなくしたり
間接的に「調査チームが調査に使う時間」を増やしているのと

これは、別記事で書くかもしれないんですが
うちはコロナ禍以降、割と「ジョブ型採用」に舵を切っていまして･･･
ファイル編集チームは典型的に「ファイル作業が得意」なメンバーに特化しており、知財業務経験者はほぼゼロです

そこでこの記事のタイトル
「マニュアルがないと仕事ができない」という話題になります

知財業務に携わった人だと
「国コード」とか「特許出願に関連する番号・日付の種類」は
基本中の基本、知らない人はまずいないと思われますが

当たり前の事ながら
知財経験者ゼロだったら「国コード」「番号」の知識もゼロです

一番最初の頃は「それでも･･･」と基本的な知識を教えたり
「ここを見て勉強して」とかやってました
”やってました"（過去形）というのは、今はそれ、ほとんどやっていません
何かを覚えて実行するには、一定の時間もかかるし個人差も出ます
それに、知財業務って覚える事や例外事項も多いので
何か出てくるたびに教える、定着させる･･･を繰り返してると
だんだん「ジョブ型採用」じゃなくなっちゃうんですよね（苦笑）

その後「マニュアルを見る」「見たまま正確に実行」を重視する方向になって、現在に至っています

極論すると、国コードとか番号とか、全くわからなくても構わないから
「マニュアル通り、忠実に作業してください」という方式で

仕上がったファイルをチェックした際、仕様通りになっていなければ
指示通りに作業していないか、あるいは マニュアルの情報に不備があるかの
いずれかなので、原因特定して修正する、というやり方です

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マニュアルの大半は私（酒井）が原型を書いていまして
・Notion上にマニュアルを掲載
・質疑応答や「ここ見て！」等の連絡はSlackで行う　ようになってます

マニュアル整備がスタートした頃は
そこそこの勢い（自称）でNotionにマニュアルを書いてました
「１日に５記事、作業マニュアルを投稿」みたいな感じですね

現在、基本的な作業マニュアルは一通り揃った段階ではあるのですが
新しいスタッフが入ってくると
今まで思いもしなかった作業段階で引っかかるのも「あるある」で
現在も、それなりの頻度で追記・メンテナンスを続けています

とはいえ･･･

最近はSlackで行った質疑応答について
「Notionの該当ページに追記してね！後で自分で見たときわかるようにね！」という、”更新依頼”が しだいに機能するようになり
「私がマニュアル書かないとファイル組の仕事が進まない･･･」的な切迫感は以前より緩和されてきました

マニュアル整備とか業務改善って終わりがないけど
各チームで自律的に整備できるようにしていかなきゃな、と思う
今日このごろです