タスク管理やドキュメント管理、あるいは単にメモアプリとして...などなど、機能の多様さで唯一無二のアプリとして認知されてきたnotion。

私自身も昨年9月から使い始めて4ヶ月ほど経ち、自分なりの使い方が確立されてきたので自分用のマイルストーンも兼ねて書き記していきます。

使い始めたきっかけ

実は数年前に一度notionを使っていた時期がありました。その時は情報も少なく日本語版もなかったためnotionの機能や特性がよく分かっておらず、evernoteみたいな使い方をしたり、ただのtodoリストみたいな感じで使っていました。

ただ結局機能を持て余しているように感じてしまい、しばらくはnotionから離れてAppleの純正メモ帳を愛用していました。大学生のときは授業ノート等もこれで取っていたた記憶があります。（今思えばnotionで管理したかった...）Apple純正メモのUIや機能のシンプルさと気軽に書き始められるところは大好きで今もよく使っているのですが、社会人になってコレだけではやっていけないある事情が発生します。

それは、「Apple純正メモはAppleアカウントに紐づけられている」ということ。当たり前じゃんという話なのですが、Appleの純正メモでは自分が所有しているデバイス以外ではアクセスできないというのは、仕事とプライベートとが完全に分断されている状態です。

しかしながらアイデアやメモはタイミングを選んでくれません。
仕事中に牛乳を買って帰ることを思い出したり、休みの日にブログの記事のアイデアを思いつくなんてのもよくあります。今まではそういうものもぽいぽいと純正メモに突っ込んでいたのですが、会社のパソコンと私物のスマートフォンでは連携ができず、結局移し替えたりslackのDMに送ったりとメモやアイデアの置き場が迷走してしまうという状況になっていたのです。

ただ面倒なだけならいいのですが、人間どうしても手順が増えるとミスも増えてしまい、「このままではわざわざメモやタスクを書き出している意味がなくなってしまう..!」とツールを変える決心をしました。

Why Notion?

数あるメモツール、タスク管理ツールの中でなぜnotionを選んだのか。

それは、「notionはメモツールでもあり、タスクツールでもあるから」です。

notionのキャッチコピーは「ALL-in-one workspace」。

これまで、タスク管理はこのアプリでメモやWebクリップはこのアプリで...と機能ごとに別々だったツール。これらを一つにまとめることで、ツール間の移動や「あのメモどこに書いたっけ...」と言ったタイムロスを減らすことができます。

ツールをひとつにまとめることで一番感じた利点は、習慣化がしやすいことでした。今まで正直日記もタスクツールもあまり続かないタチだったのですが、毎日何かしらの用事でnotionを開くことで三日坊主のハードルを易々と超え、継続的な運用ができています。

規則的な日常生活と習慣化が苦手な私にとってはかなりの進歩...!

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さて、長い前置きとなってしまいましたが、ここからは実際に私が運用しているnotionの使い方をいくつかご紹介します。

01｜Daily Log

Daily Logでは日記、習慣トラッカー、体調などをまとめて記録しています。

正直これがやりたいためにnotionを使い始めたと言っても過言では無いくらい、自分にとってなくてはならないページです。

Daily Logはデータベース形式で、データベースの項目で日付や体調、習慣トラッカーなどを管理しています。また、データベースの中にページを作成し、その日あったことなどを日記として文章などで残しています。

こちらの記事を参考に自分用にカスタマイズして運用している感じです。

2022年1月現在、記録している項目は次の通り。

データベースに記録する項目

• 日付：Fomula関数を使って曜日も表示できるように

• 体調：五段階評価

• 昨日寝た時間 / 今日起きた時間：睡眠時間は計算できないので今後の課題

• 習慣トラッカー

  • 筋トレ・ストレッチ：それぞれパーセントで表示してモチベを保つ

  • 湯船に浸かったか：温活のために...😌

  • 韓国語の勉強：もっぱらDuolingoで勉強してます。楽しい。

  • 薬

  • 排便　

  • 月経周期

  • 体重

ページに記録する項目

• 今日の所感：いわゆる日記

• 今日の体調：どこが不調なのか、思い当たる原因などをメモ

• 今日聞いた音楽：SpotifyやYoutubeのリンクを貼り付け

• 今日やったこと：文章で書き込んだり、タスク管理の項目をリンクを貼り付けたり

 02｜タスク管理

タスク管理の方法や分け方は様々だと思うのですが、私は「緊急度」と「ジャンル」の2つの軸で分類しています。

緊急度は「今日明日でやること(NOW)」「今週中にやること(LATER)」「今後やらなければいけないこと(MAYBE)」で分けています。最近半ばメモ的に「チェック中(CONFIRM)」も追加しました。また、「期限切れ(EXPIRED)」というパラメーターも存在しています。

ジャンルに関しては、「仕事(WORK)」「個人案件のお仕事(P-WORK)」「日常的タスク(Daily)」「趣味のタスク(HOBBY)」で分けています。

実はタスク管理を始めたのはnotionを使い始めて3ヶ月くらい経ってからでした。仕事のメモは紙で完結していたし、プライベートのタスクも長期的なものは頭で覚えてるし、短期的なものはnotionのHOMEに書くかLINEのリマインくんを使えばいいし...と思っていたのですが、仕事の紙のメモの保管場所に困り始め、せっかくなのでnotionに統一しました。

仕事とプライベートのタスクを分けない方式はこちらの記事を参考にしています。

 03｜参考&素材リスト

素材サイトや参考Webサイトをまとめたページです。

もともとブラウザにブックマークしていたものですが、現在はnotionで整理しています。ギャラリービューにすることで、視覚的に探すことができます。（参考サイトのギャラリーってタイトルとファビコンだけじゃどれがどれだか分からなくなりがち）

また、ブラウザなどの環境に依存しないので、仕事でも趣味でもボーダーなく使えるのも利点。

元々は一つのデータベースですが、「素材」「参考サイト」といったタグをつけ、フィルター分けをすることでジャンル別で表示しています。

ブラウザブックマークよりも多くの情報量を登録することができ、視覚的にもみやすいので、デザインに限らずよく使うサイトのブックマークとしておすすめです。

04｜notionの使い方メモ

これはnotionを使いはじめて一番最初に作ったページでした。

notionの機能の多さに一度ギブアップした経験から、今度は使い方をしっかり理解してから運用し始めよう....という反省のもと生まれました。基本的な機能の紹介の記事や先人方のユースケースなどをブックマークしています。

また、これからnotionを使い始める方、または使いこなしたいと思っている方にお勧めしたいのが「自分がnotionで何をしたいのかを明確にする」ということです。

notionはカスタマイズ性が魅力ですが、一方で機能がありすぎて使いこなすのが難しいという一面もあります。最近ではユースケースもたくさんありますし、テンプレが公開されていることも多くありますが、それぞれのライフスタイルにカスタマイズすることが必要になってきます。

notionでどんなことを管理したいと思っていて、そのためにはどのような方法が適切か（≒どうすれば楽ができるか）を書き出すことが、notionを使いこなす第一歩かな〜と思います。

 05｜読んだ記事メモ

調べ物やSNSで見かけた記事をジャンルごちゃ混ぜでメモしています。

普段から仕事でもプライベートでもネット上の記事から情報や知識を得ることが多々あるのですが、以前は読んだら終わりのポイ捨て方式でした。

ところがいざその情報が必要になった際、「前に読んだあの記事」を探すためにブラウザの履歴を漁ったり、SNSのブックマーク欄を漁ったり、それを各デバイスやアカウントで探したり...気づけば過去にアクセスした情報への再アクセスにかなりの手間と時間を要していました。時間を浪費するだけでなく、情報や知識の定着の機会を逃してしまうのはあまりにももったいないですよね。

読んだ記事をまとめることで、簡単に記事を読み返せるようになっただけではなく、過去の自分がどんなことに興味があったのかの記録にもなりました。

最初は印象に残った記事のみを入れていたのですが、あとから「あれ読んだはずなのにメモしてなかった..!!」と後悔することが多く、最近は割と雑多に入れるようにしています。とりあえずリンクを入れているだけの適当ページを整理して使い始めたのが幸いして、かなり運用が楽でお気に入りです。

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つらつらと書き連ねていたら案外ボリューミーな記事になってしまいましたがいかがでしょうか！

詳しい作り方や気をつけていることなど書ききれなかった部分も多いのでそれぞれの詳細も記事にできればな〜と思います。

質問等あればお気軽にコメントやTwitter（@YukaSakurada)へ