要約

今回は、ビジネスシーンで使える効果的な資料の作成方法について説明しています。良い資料とは相手に内容が伝わり、行動してもらえるものです。重要なポイントは3つで、（1）メッセージ(伝えたいこと)が明確で分かりやすいこと、（2）メッセージを伝えるストーリー(構成)があること、（3）見やすいデザインであることです。第三者が資料だけで内容を理解し行動できる必要があるため、できるだけシンプルで分かりやすい資料を心がけるべきです。

良い資料の定義

ビジネスシーンにおける良い資料とは、相手に内容が伝わって納得し、何らかのアクションを起こしてくれるものである。また、資料を見た第三者が内容を理解し行動してくれることも重要。

資料作成のポイント

効果的な資料を作るには、（1）メッセージ(伝えたいこと)が明確で相手に伝わること、（2）メッセージを伝えるストーリー(構成)があること、（3）見やすいデザインであることの3点が大切。

分かりやすいメッセージの条件

メッセージが分かりやすいためには、業界用語を避け、相手の普段使う言葉で伝えることが重要。目次を見ただけで内容が伝わるストーリーが必要。

効果的なデザインのポイント

限られたスペースの中で効果的に伝えるには、タイトルと図表を使い、文章は最小限にする。第三者に内容が伝わるシンプルな資料が望ましい。

ここから本題

今回は、ビジネスシーンで使える資料の作り方ということでお話をしています。資料を作るとき、よくデザインをどうしようか考える方がいらっしゃいます。

もちろんデザインは大事です。私もよくご依頼はいただいております。ただ、デザインの前に考えるべきことがあるんです。そもそもビジネスシーンで良い資料というのはどういうものなのかというのを最初に考えます。

2つあります

１）あなたが資料を見せて誰かに提案をしたりとか、相談をしたりとかする際に使う資料がありますよね。その資料でお相手の方が、納得する、そして何かアクションしてくれる。これは一つ重要なことです。

２）もう一つは、その直接話したお相手の方以外の方が、アクションしてくれってことです。例えば、現場担当の方であればその方が社内に持ち帰って、上司だったりとか、役員だったり社長だったりとか、にその資料を見せますと、今回あなたが提案した内容を代わりにその資料が説明してくれるわけですね。要は、第三者、あなたから見て第三者がその資料だけを見て、何が言いたいのかわかる。そして行動を起こしてくれるこれがビジネスをする上で重要な資料となります。

そういった資料を作る上で何が大切なのか、これは3つあります。

１）一番大事なことは、メッセージです。その資料で一番伝えたいことは何なのかというメッセージが大事です。メッセージを考える上で大事なことは、これは誰もが理解できる言葉ということですね。

業界用語ですとか、あと略語ですね。普段、慣れ親しんだ人はわかります。ただ、初めて聞く人はわからない。こういう言葉ではメッセージとしては弱くなってしまいます。どんなに良いことを言っていても、相手に伝わらなければ意味がないです。

まずは誰もが理解できる言葉であることです。

あともう一つ重要なのは、読み手の言葉であることですね。相手が普段使っている言葉であればあるほど、理解がしやすくなります。一番わかりやすく言うと、日本人の方には日本語がいいですし、アメリカ人の方には英語ということですね。もし、関西人の方であればできれば関西弁の方が良いです。

このように、普段慣れ親しんだ言葉でお伝えをするというのがメッセージにおいては重要になってきます。

２）二つ目に重要なことは、ストーリーです。先ほどのメッセージをしっかりと伝えるストーリーが、あるかどうかです。論理的な話し方ですとか、いろんな話し方が言われています。一番わかりやすく言うと、資料で言うと、そのタイトルですね。アジェンダ、目次と言われることもあります。その目次を読んだだけで何が言いたいのか伝わる。これがストーリーに、なります。

よくパワーポイントだったり、Googleスライドで資料を作成しますよね。そのときに、ページの左上におそらくページタイトルを付けますね。そのページタイトルを順番に読んでいって、今回提案したいこと、その資料で伝えたいことが伝わるかどうかをチェックしてみてください。

それで伝わらなければ、ストーリーがおかしいということになります。伝えたいメッセージを伝えるために、次はそのページタイトル目次を読んでそれが伝わるかどうかをチェックする。これが、二つ目のストーリーを考える上で大事です。

３）そして資料で重要なことの三つ目、ここに来て初めてデザインになります。伝えたいメッセージがあって、それがしっかりと伝わるストーリーがあって、最後にデザインですね。デザインに関してはそれがわかりやすいのか、見やすいのかということになります。

伝えたいことはたくさんあるけれども、伝わりやすさも重要です。このバランスをとっていくのが大事です。先ほどタイトルを読んで伝わるかどうかというお話をしましたが、タイトルを補足するような説明文を少し入れて、あとは画像だったり、図形だったり、グラフだったり、そういったものを使ってわかりやすくシンプルにまとめるというのが大事です。

先ほどもお伝えしたように、あなたが直接話す方以外の第三者がアクションをしてくれる。これが重要なポイントになります。第三者が理解をしてアクションしてくれるためには、できる限りわかりやすくてシンプルなものが良いです。

あなたがそばにいて補足をしなくても、その資料を見ただけで何が言いたいのかわかる。そして、読んだ人が何をすればいいのかわかる。

これがビジネスにおける資料作りにおいて大事なポイントになります。

まとめますと、重要なものは三つあります。一つ目が、メッセージ。二つ目が、ストーリー。そして最後に三つ目にデザインとなります。

今の三つを意識して資料を作っていくだけで、あなたの資料は、かなり見やすく、そして、伝わりやすくなりますので、ぜひ意識をしてみてください。