社会人23年目　兼　2児の昭和ママです。最近、ハッシュタグとかいうものをつけるのに、やっと慣れてきたというぐらいのデジタル音痴です。
そんな私が、前回LINE Botで元気づけてくれる疑似フレンドをつくりました。

 そして今回、お困りごと解決で欲しいもので、一番はChatGPTの社内版となりました！（アイデアだけです）

1．お困りごとを、見つけたい！

これに味を占め、「もしかしたら、もっとお困りごとを解決できるのでは！？」と調子に乗り、同僚にヒアリングをしてみました。
Yさん（30代、女性）、Kさん（40代、男性）、Hさん（40代、男性）の3名に聞いた結果、面白いものがたくさん見つかりました！お困りごとと、欲しいものベスト3をお伝えします。 

(1) 情報が埋もれる、探しきれないという問題

　弊社はそこそこ大きい企業なので、現場とスタッフ（後方）に分かれており、かつ現場も数百カ所、スタッフ部門も「この部署、何してるところだろう？」という部署が多々ある、という中で、皆働いています。
例えばAというトラブルが発生し、とある現場が良い対応をして解決したとしましょう。
すると主管部署が、「Aという件が発生したけど、役職Bの人がCという対応をしたら、上手くいったよ」という情報を発信したとします。ですが、その情報にアクセスできる人に限りが出ます。
①発信のタイミングで役職Bだった人は知っている（会議などで共有される）
⇒　異動などで後日役職Bについた人は知らないままの可能性が高い
②社内サイトで検索してその情報までたどり着いた人は知っている
　⇒　社内サイトで検索しても、その情報が最新か検索者にはわからず、かつ検索結果トップに表示されるとは限らない（延々とページをめくって、「あるか無いかわからない情報」を探すことになる。たいてい途中で挫折する。）

もちろん頻度が高いトラブルや重要案件は手順が決まりマニュアルに記載されていますが、土壇場でそれを探せるかというと、疑問が残ります。  

(2) 無くならない入力ミス

弊社では、一定の従業員に社用iPadを貸し出しています。それが毎年4月に発生するのですが、800台以上のiPadを個人に紐づけしなくてはなりません。
今はアンケートシステム（Questantとか、Microsoft Formsなど）を使って、使用者が社員番号、氏名、iPadの管理番号を入力し送信、となります。
本来はこれで済むはずなのですが、とにかく入力間違いが多い！
結局、iPad担当者が従業員の元データと照らし合わせて、確認し、修正していきます。年1回とはいえ、毎年行うんです。 

(3) 「課題、受け取りました」メールを100回送る？

私達は社内の研修を行うと、事後課題を回収します。
多くはサイトに投稿なのですが、一部、電子メールで回収するものもあります。

私も経験があります。100人の受講生がいれば、100回のやり取りがあるのです（通常もっといます）。地味に手間がかかります。アシスタントさんがやってくれることも多いですが、この時間が無くなれば他の作業をしてもらえます。その人たちの時間も無駄です。

2.　こうなったらいいのに！

(1) 欲しいものNO1．社内版ChatGPT　仮称「Ahat（アッと）GPT」

現場からのニーズ★★★★★
汎用性★★★★★
私でもできそう感★

名前の通り、ChatGPTの社内版です。入力した質問に対し、社内の情報（社外秘の情報）から教えてくれるものです。

情報があふれる中で、AhatGPTの出番です。
Aが起きた！となったら、社用スマホのAhatGPTアプリを立ち上げ、「Aという件での役職Bが対応することは？」ときくと、
「Aが発生した場合、Bは迅速に…を確保し、…を行う必要があります。1. ○○通報: …に通報します。 通報の際には、…を伝えることが重要です。 2.…　。そして近年の好事例では、××年○○店でAが発生した時、…を行った結果、解決までのスピードを上げることが可能となりました。」
みたいなお返事が返ってきたら、便利！すごい！対応間違いが減る！！と思います。この基本情報のうえに、各役職者が現状を踏まえて判断すれば、現場の質の向上にかなり貢献できると思うのです。 

(2) 欲しいものNo2．iPad管理登録の自動化

現場からのニーズ★★
汎用性★★★★★
私でもできそう感★★★★★

Yさんのお話を聞いて、思い出しました。
前回のLINE Botをつくるときに、YouTubeなどで他の方が同じようなものをやっていたような…。 

 これを応用すればできる！？ような気がします。
レシートではありませんが、名札に社員番号と氏名が記載されており、iPadにも管理番号があるので、できそうな気がします。
①　使用者が名札とiPadの管理番号を写メしてLINEで送る
②　OCRでテキストにする
③　スプレッドシートにおとす
④　LINEに「この番号で登録しました」とテキストにした内容を返す
で、できそう！？
 この、「社員番号と名前を登録」は他の機会でも行っています。○○エントリーや××アンケートなど、様々な用途に使えそうな気がして、汎用性高し！です。

(3) 欲しいものNO3．電子メールで課題回収の自動化

現場からのニーズ★
汎用性★★★★
私でもできそう感★★

 Hさんと電子メールで課題を集める大変さを話すなかで、こうなら良いのに！が見つかりました。
①電子メールで課題を受信する
②添付を指定フォルダに自動で保存する
③添付をつけている受講者には、自動返信で定型文が送信される
④提出した人の名前が自動でスプレッドシートに記録される
そうしたら、未提出者へのリマインドメールも催促メールも、元名簿と比較したら簡単にできます！

これも汎用性が高いです。
ただ、電子メールと絡めるのがどうできるのか、今の私には見えません。何か方法があるのか調べてみたいと思います。 

欲しいものNO.4～　これ以外にもあります！
これ以外にも、
（1）YさんYさん（30代、女性）曰く、毎月、別会社にエクセルでデータを送っている。元データを送信データに加工するのに1時間ぐらいかかる。毎月同じ手順なのだから、自動化できないか？
⇒　RPAでできそうな気がします。（気がするだけです。もし習えたら、もう少し可能性が見えるかもしれません。）
 
（2）Kさん（40代、男性）曰く、イベント開催にあたり、複数部署に同じ応援依頼をするのに、依頼者⇒依頼される人⇒依頼される人の上司⇒依頼者、と、OK、OKが見えるような何かがあったら楽なのに…
現状は、各部署宛にメール送信、お返事待ち、を繰り返します。20か所以上になると、どこから返事が来て、どこからまだなのか、わかりづらいです。
⇒　依頼される人がOKをすると、その上司に承認が飛び、上司がOKをする。それが、今どこまでOKされているか見えるようになっていると、依頼者も個別対応しやすい。
確かに！

3．気が付いたこと

今回のヒアリングで気づいたのは、お困りごともレベル感が大きく違うということです。全社的な解決が必要なもの（AhatGPTなど）から、私でもできそうなものまで様々でした。
1つ言えるのは、「外部のシステム会社に依頼するほどのことではないけれど、ちょっと不便！」というものが山のようにあるということです。
たいてい「私が我慢すれば良い、私がエクセルマスターになれば時間短縮できる」と思っていますが、実は「人がやる作業を、止めてしまう」がベストな解答です。
そのカギが、「必要な人がその場・その部署でできる、プチシステム化」です。30分でシステムを作れて、2時間の作業が0分になれば、それで良いのではないでしょうか。
それを見た横の人が「それ良いね、私にも使わせて」となれば、さらに効率化されます。
今回、私が学んでいることがその第一歩になる気がして、ワクワクします。
部署の皆、もうちょっと待っててね！頑張ります！
 
お読みいただきありがとうございました。