こんにちは守屋です。

食事会やイベントの参加の有無を聞くために、グループのメンバー15人に対して一斉送信しました。

すると30分以内に5人が返信。その日の間に5人。翌日に2人返事。1週間以内にに3人が「まだ分かりません。」と返事がきました。

早く返事が欲しいと思う主催者に対して、返事が返ってくることがなく苛々する経験がある人もいるのではないでしょうか。

ここで何が返事を遅らせてしまう原因かを考えたとき、

１、返事に期限が明記されているか
２、返事をしやすい内容になっているか
３、遅くなった人に再アプローチをしたか

という３つのポイントが出てきます。

１、返事に期限が明記されているか

「食事会を開くので、参加の有無を連絡ください。」

だけであれば、送った側にも責任があります。その理由は【期限】が入っていないので、受け取った側のタイミングで返事を貰うことになってしまうからです。

ですが食事会を主催する側としては、早い段階に人数調整をしておきたいものです。

相手は主催者と意識が異なります。その辺も頭に入れておき、期限を明記しておくことで相手の返事を待つ時間が決まりますので、次の行動も取りやすくなります。

２、返事をしやすい内容になっているか

期限を明記することを頭に入れておき、次にやるのは、すぐに分かる内容かどうかです。

例えば

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１、参加
２、不参加
３、まだ未定だが、8月31日までには参加の有無が分かる
４、まだ未定で、8が31日以降じゃないと参加の有無が分からない

番号のみで返事もＯＫです。

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と記載しておけば、参加人数と、8月31日までには大体の人数が把握できることになります。

とくに10人～30人規模の場合、全員が顔見知りじゃないケースも多かったりします。

分かりやすい内容で、なおかつ自分も受け取ってどの人が参加、不参加なのか分かりやすい形を取ると良いと思います。

３、遅くなった人に再アプローチをしたか

上記の内容から8月31日を超えても参加が不透明の場合は、再アプローチをしていきます。

その理由は、期限を超えた時点から食事会当日までに、人数の変動があれば色んな人に迷惑をかけることになるからです。

もちろん直前参加は有りかも知れませんが、以前から参加を楽しみにしていた人が何よりも優先されなければいけません。

遅くなった人には少し強い口調になったとしても、

「何日までに分かりますか？何日以降だと参加できなくなること理解して下さいね。」

という形で伝えてしまうことが大事です。

すぐに返事が返せるような参加の有無や、業務連絡など、中々返事が返ってこない人が中にはいるかも知れません。

ですが、改めて

１、返事に期限が明記されているか
２、返事をしやすい内容になっているか
３、遅くなった人に再アプローチをしたか

を考えて見ると良いかも知れません。

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