私の会社では定期的に、自分の仕事をどう改善したのかについてプレゼンする場があります。先日私も発表したのですが、その時に「どう仕事を改善していけばいいのか」というのを枠組みとして残しておくと後々使えるかなぁと思ったので、今回のnoteにまとめたいと思います。

これから紹介する内容は、皆さんが日々の仕事の中で意識的に（ないしは無意識に）やっていることかと思いますが、「まあ、そうだよね」と思いながら読んでくれると嬉しいです。

①仕事の変なところや気になるところを見つける

まず始めに、今自分の仕事の中で気になっていることを見つけます。
「この仕事いるのか？」とか「もっと簡単にできないかな？」とか「ミスが起きないようにできないかな？」とか、感じているものです。

ただ、この「仕事の中の違和感に気づく」という力ですが誰でも身につけているものではありません。できる人はラッキーですが、できない人は周りの同じ仕事をしている人と比べてみましょう。「なんかあの人は早く終わっているな」とか「同じ作業をしているはずなのに、あの人はミスが少ないな」とか、そういうのから違和感に気づけます。
ちなみに、私の今回の発表のスタート地点も「あの人の方が１時間も早く終わっている」というものでした。

②どうなったらいいのかを考える

次に、「じゃあ一体どうなったらこの仕事はいいのか」ということを考えます。目標の設定ですね。
今より早く終わったらいい、ミスが減ったらいいというのがほとんどかと思いますが、具体的に数字にした方がいいです（「〇時間早く終わらせる」「ミスを〇件以内におさめる」等）。その方が後で紹介する振り返りもしやすくなりますし、対策をする中で「あとどれくらい頑張ればいいか」が分かります。①の誰かとの比較で違和感に気づいたパターンでは、そのモデルとなる人と同じ水準まで改善するというのもアリです。

③どこを直すかを考える

目標を決めたら、その仕事のどこを直すかを考えます。
仕事というのは１つの作業で終わるのではなく、複数の作業が組み合わさってできています。何かのデータをまとめるにしても、元となるデータを取ってきて、それを加工して、グラフを作って、体裁を整えて、、、といったいくつかの作業を経て、仕事として完結します。仕事の中のどの作業を改善すれば、一番効果が大きいのか、ボトルネックと呼ばれる部分を見つけます。これを見つけるためのフレームワークとして、「特性要因図」とか「パレート図」とかいろいろものがあるので、ググってみてください。

行き当たりばったりで、「ここを直そう！」と取り組んでみると、かけた労力の割にそんなに効果が無いということもままあります。通常の業務をこなしながらの改善となることがほとんどだと思いますので、限られた時間の中で最大の効果が得られるよう原因は細かく見た方がいいです。

④どうやって直すのかを考える

目標も決まった、原因も見えた、ときたら次は実際にどういう風に直すかということを考えます。
何か新しい道具やシステムを導入するのか、作業の順番を変えてみるのか、誰かの力を借りるのか、そこら辺は改善内容によってまちまちかと思います。さまざまな方法を検討してみましょう。意外と必要の無い作業だったということもあります、、、
私の場合は、「本来やらなければいけない作業が抜けていて、あとの作業の負担が大きくなっていた」というのが原因だったので、逆に作業が追加となるパターンでした。

⑤考えてみたことをやってみる

④で考えた対策を実行に移します。
はじめは全体で一気に変える、実行するというよりは失敗してもいいように小さく（自分だけ、自部署くらいの範囲）始めることおすすめします。その方が、うまくいかなくてもケアしやすいですし、何らかの成果が出てからの方が周りも取り組んでくれやすくなります。

⑥やったことを振り返る

実際にやってみたことを、②で決めた目標を照らし合わせて達成できたかを確認します。ここで目標を具体的な数字にしたのが活きてきます。
無事に目標値をクリアできたのか、全然届かなかったのか、そもそも目標が高すぎたか、など振り返ります。

⑦次にどうするかを考える

⑥の振り返りを受けて、次のアクションを考えます。
「もっと改善できそう」、「次はこの方法でやってみよう」、「そもそも手を打つ原因が間違えていた」などいろんなアクションが考えられます。それぞれのアクションに合わせて、プロセスをさかのぼり改善を繰り返します。

私の場合でもあったのですが、うまくいったと思っても「他の部署の作業に転嫁しただけ」ということもあります。先述したとおり、仕事はさまざまな作業の組み合わせでできています。それには他人、他部署の作業も含まれます。より良い改善を目指すのであれば、外部の作業を増やすことなく自身の作業を改善できるのが望ましいと思います。

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ここまで紹介してきたことは、どこかで聞いたことや読んだことのあるもの、知っていることがほとんどだったかと思います。ですが、日々の仕事の中でできているかというと、そうでもなかったり、、、
今回の記事を読んで改めて自身の仕事を見直すきっかけになっていただれば幸いです。
そして、改善によって生まれた時間でより良い仕事やステキなプライベートの時間を過ごせるようになることを願っております。