こちらのイベントでワークショップを開催してきました！
カイゼン・ジャーニーという書籍に出てくる現場カイゼンのための4つの習慣の1つ、タスクボードを実際に作ってみようというものです。

ワークの内容や感じたことなどを書いていきます。

※タスクボードとは下記画像のように、仕事の今の状態を見えるようにするものです。
TODO…これからやること
DOING…とりかかっていること
DONE…終わったこと

一人で作る

タスクボードの事前説明をした後、まずは一人で作ってもらいます。

■ステップ1. 頭の中のタスクを全部A4の紙に書き出す
■ステップ2. 今週1週間やるべきことに丸をつける
■ステップ3. 丸をつけたタスクが１日以上かかるものなら分割する
■ステップ4.一週間分のタスクを付箋に書き写し、画用紙にTODO/DOING/DONEの列を書いてTODOに貼る
■ステップ5.今日すでに実施したり、しかかりのタスクをDOINGやDONEに移す

そこまで複雑な作業ではないので全体的にスムーズにはいったかなと思います。唯一の引っかかりポイントはタスクの分割でした。

「先がわからないタスクはどう分割すればいいの？」

という疑問が出たのですが詳細はこの後のお悩み相談コーナーにて。

今回はカイゼン・ジャーニーの著者のお二人がサブファシリテーターだったのですが、ワークの途中で付箋の使い方についても説明した方が良いかもとアドバイスをいただきました。

付箋のはがし方について、なぜ付箋1枚1タスクなのか、強粘着がオススメ、サインペンの意味などを追加で説明もしました。

感想や疑問点を言語化

タスクボードを作成する席は3～4人席としました。
そのグループ内で実際にタスクボードを作ってみた感想や疑問点を付箋にかいて言語化、共有していただきました。

言語化する事により、自分の頭の中が整理されていきます。

グループの話し合いで出た疑問点はホワイトボードに貼り出します。同じような質問は縦方向に並んでいます。

上位3つの疑問である、「タスクの粒度はどうすればいい？」「定例オペレーションの扱いは？」「他人のタスクの扱いは？」について僕とカイゼン・ジャーニーの著者のお二人で3テーブルに別れて質疑応答を行いました。

お悩み相談コーナー

僕の担当はタスクの分割について。
下記のような内容のお話をしました。

Q1 ソフトウェアの新しい機能を作るにあたり、何をするか詳細が決まっていないため分割できない
A1 詳細を決めるためのステップをタスクにすればよい。また、過去にあった似たようなタスクを参考にするといいかも

Q2 パソコンの不具合の原因を調査しているのだが、どこまで調べるのかがわからないので？？
A2 全体のタスクを管理するところ(パーキングロットやバックログ)に調査タスクを入れておき、一週間分の細かい調査をサブタスクとして切り出すのはどうか

Q3 タスクごとに粒度が違ってもいいの？
A3 良い。けど1日以下にした方が状況が把握しやすい

Q4 途中でタスクを分割するのはあり？
A4 無いのが望ましいがうまく回っているならそれでも良い。気づいていない問題があるかもしれないので、ふりかえりをやるといい。

質疑応答初めてだけどなんとか及第点レベルには回答出来たかな…
ちゃんと不安とかを引き出せていないかんがあるのでここは次の課題ですね。

ワークショップやってみて

全体を通して無難に進めることはできましたが、細かい部分で至らぬ点があったかなと思います。
ここは自身でふりかえって次に生かしたいところ。

カイゼン・ジャーニーにもあるように、
「仕事のカイゼンは、まず状態の見える化から始めるべき」です。

その基本となるプラクティスの1つであるタスクボードがまだまだ浸透していないなと感じました。
また、IT関連の参加者が多かったのですが、業界関係なく出来そうなワークです。

今回はグループでの対話やカイゼン・ジャーニーの著者＋僕への質問の時間を重視しましたが、
もっと色々なケースを体感できるような内容（しばらく動いていないタスクはどういう状態か？、緊急で来た仕事はどうするの？など）を盛り込んでも良いかもしれません。

結果として満足していただけた方が多かったので良かったです。