2024年元旦から、毎日TKCクラウド会計を使っています。毎日使っていないと感覚が鈍る気がします。

(1)日次決算

・会計の目的は「儲かっているか」「貯まっているか」を効果的に把握すること、です。
・そのために「仕訳データを入力する」「残高を合わせる」ことを毎日行っています。

(2)TKCクラウド会計へのデータ入力

・仕訳入力はよく使う仕訳パターンを登録した仕訳辞書を使うことを基本としています。しかしながら仕訳辞書であっても仕訳入力は減らすようにしています。
・インターネットサービスを活用した「データ取込」機能は活用しています。銀行預金の入出金データやクレジットカード・デビッドカードの利用履歴データ等のデータ取込みです。しかしながら、これらのデータ取込機能は使い勝手が悪い場合もあります。銀行預金データを活用する場合、銀行によっては定期的な認証が必要となります。クレジットカード・デビットカードデータの場合、利用明細が明解に表示されない場合もあります。
・現在仕訳データ入力で一番使っているのは「仕訳コピー」機能です。過去に入力した仕訳データをコピペするのです。同じような仕訳を入力する場合は効果的です。
・領収書などの紙データを読込む場合は「証憑保存」機能があります。「証憑保存」をすれば紙データで保管しなくていいので便利ですが、仕訳データとして読込む場合は少々手間がかかります。

(3)利便性を高めるためには

・メインで使っている銀行口座はインターネットサービス活用の「データ取込」機能が便利です。しかしながら使おうとしたら銀行認証をしてください、といって機能が作動しないことがありますのであらかじめ認証の準備をしておかなければなりません。
・メイン銀行口座の「データ取込」機能をベースにして、他の「データ取込」機能や「仕訳コピー」・「証憑保存」機能を組合わせて使う、ということになります。

(4)よりよく使うためには

・特定の人しかできない「業務の属人化」は避けなければなりません。クラウド会計ではエクセル表を活用してデータ取込みができますが、エクセル表を作成した人しか使えないということがあります。業務を標準化し、業務を他の人が代替できることを可能にしておく、ことが必要です。
・クラウド会計は万能マシンではありません。通信環境やフリーズなど様々なトラブルがあります。「トラブルがあるからけしからん」というのではなく、トラブルがあるということを前提とした業務体制を準備しておくことは大切だと考えます。