こんな問題が起こっていました

現職では労務管理ソフトにSmartHRを利用しています。
従業員情報の管理は基本機能として実装されていることはもちろん、現職では文書配付機能を積極的に活用しています。

当初は、雇用契約書の送付／電子締結をメインに使っていました（昔はそれ専用の機能だったはず）。
というのも、現職では雇用形態（◯◯社員）が複数種類存在したり、人材市場の動向や会社の成長に伴って同じ雇用形態でも微妙に異なる雇用ルールが出来上がったり、さらには不公平感を無くすために経過措置を適用するなど、いつしか雇用契約書のテンプレートがどんどんと増える羽目に。
また、本機能のアップデートに伴い、辞令や労働条件変更通知など、様々な書類も本機能で対応することになっていきました。

SmartHRを導入した際、本機能を含めた各種設定は私自身が担当していたのですが、担当者も増え次第に私自身もこの機能（の設定まわり）を直接担当することが少なくなっていきました。

さて、事業年度も切り替わって契約更新・給与改定の季節も近づき、久しく文書配付機能の設定、テンプレートを確認したところ、こんな状態になっていました。

これはまずい。

これは一部ですが、ざっとテンプレートの数を確認したところ、およそ30種類超のテンプレートがそこには散在していました。

いや、色々と問題があるんです、それはわかります。

• 雇用契約書が多少の変化に対応できないつくりになっている

• 命名規則がなく、テンプレート名が統一されていない

• 自分自身が他担当者にテンプレートの作成意図や命名意図を伝えられていない

などなど。

さすがにこれを放置しておくと、後々とんでもないことになるのが目に見えていたので、対処することにしました。

対応しましょう

１．現状把握と分類

まずは現状の把握。テンプレートを洗い出してみると、大きく次のようなカテゴリに分類することができました。

意外とシンプルに分類。「入社時書類」と「契約更新時書類」は、契約書の内容に若干の違いはあるが、ほぼ同一に取り扱うことができることがわかったので、この際に契約書の中身も統一するようにしています。もちろん、有識者に確認済です。

２．各書類にコードを割り振る

各書類を分類したら、具体的な書類を列挙してさらに分類。
各書類に「コード」を割り振り、コードで一意に書類を特定できるように命名ルールを策定します。

入社時の正社員用の雇用契約書だと「01_101」
契約更新時の契約社員用の労働条件通知書だと「01_202」

こういう感じですね。

３．テンプレート名のルール化

書類にコードを割り振ったら、実際のテンプレート名の名付け方法をルール化します。

テンプレートを眺めていると、次の３つの要素が共通的に含まれていることが判明しました。

• WHEN　：　いつ配付するものなのか？

• WHO　：　誰に配付するものなのか？

• WHAT　：　特殊なルールはあるか？

WHATは、場合によっては含まれないケースもありますが、WHENとWHOはおそらくどういったケースでも存在する気がしています。

あとはこれらをうまく結合するだけです。
要素の区切りは「／」で行い、視覚的にも分かりやすくしています。

対応しました

できあがった完成品はこちら。

なんということでしょう。

どうでしょう？ずいぶんとすっきりしたのではないでしょうか？
文書配付機能には「テンプレート名」でソートできるようになっているので、うまく書類コードをキーにソートされています。
視覚的にも優しく、書類も見つけやすそうです。

実務的な話になりますが、後工程に「書類セット（＝複数のテンプレートをまとめたようなもの）」を作るのですが、どのテンプレートを使えば良いかも分かりやすくなっています。

実は書類セットの方も、テンプレートと同様な状態になっていたので、こちらも同じようなルールで見直しをかけています（苦笑）

ということで、実務的（？）SmartHRの文書配付機能のテンプレート名の見直し方法でした。
良い機能は定期的にメンテナンスしつつ、良い機能を有効的に使っていきましょう。

おしまい。