現在会社経営をしている経験や電気工事士として働いていた経験を元に
「仕事が早く終わる人」と「終わらない人」がいる中で
早く終わる側の人間になる為にはどうしたらいいかを紹介していきます。

「始業時刻」と「終業時刻」を意識する

頭の中ではわかっているつもりでも、
仕事に使える時間が１日にどれぐらいあるのか
ハッキリ意識しているのとしていないのとでは大きく違ってきます。

仕事に紙の手帳を使っているビジネスマンも多いかと思いますが、
使うなら断然バーチカルがおすすめです。

バーチカルの始業時刻と終業時刻に
目立つように赤い線を引き、
始まりと終わりの時間を可視化しましょう。

毎日決まった時間に出勤・退社する人でも、
ダラダラと過ごすことがなくなります。

この方法は残業が癖になっている人にも有効です。
残業をした＝仕事をした、ではなく
決められた時間内に作業をこなす人が本当に優秀なビジネスマンです。

まずは時間の意識改革から行いましょう。

TO DOリストの効率的な使い方

上記の画像のように
四角いボックスの横にタスクを書いているだけの人は注意してください。
ミスなく完璧に出来る人なら問題ありませんが
そんな人は滅多にいません。

なぜ、注意する必要があるかといいますと
このやり方ではそれではどれだけの作業量があるのかわかりません。

例えば「会議の準備」というタスクがあるとします。

その場合
・資料を調べる
・資料を作成する
・資料を印刷する
・出席者のスケジュールを確認する
・会議室の手配

といった細かなタスクがたくさんあることがわかります。

「会議の準備」とだけ書いても、
このボリュームまで想像がつかず、
後から「あれもやらなきゃ！」と慌てる羽目になります。

何より、抜けだったりケアレスミスの発生に大きく繋がってきます。

ミスを減らし仕事早く終わらせる為にも
まずタスクの細分化をしてください。

タスクを細分化したら、
それぞれの所要時間を書いておきましょう。

そうすると「会議の準備」にどれだけの時間が必要なのかがわかり、
スケジュールが組みやすくなり自然とミスが減っていきます。

作業には優先順位がある

時間内に作業が終わらない人は、
優先順位の付け方を苦てだったり、そもそも間違っている方が多いです。

スケジュール帳に書き込む前に
紙に大きな十字を書き四分割してみましょう。

上記の画像では

縦線の上が「重要」、下が「重要でない」。

そして横線の左が「緊急」、右が「緊急でない」という区切りにして、

今抱えている作業がどこに当てはまるか可視化するのです。

「重要」かつ「緊急」の作業から片付けていけば
優先順位を間違えることもありません。

スケジュールを俯瞰する

「今日中にあれもこれもやらなきゃいけないのに時間がない！」
という人は、スケジュールを１日単位で見るのをやめてみましょう。

新たな考え方になるのですが出勤する「５日単位」で考えてみましょう。

「今日やったほうがいい」と思っていた作業も、
明日でも十分に間に合うことがわかり、
本当に今日やらなくてはいけない作業に集中できます。

ここで気持ちに余裕が出来たのであれば
今まで紹介したやり方を踏まえて今一度
タスクの整理とスケジュール管理を行う事です。

１週間が見開きになっているバーチカル手帳だと、管理しやすいですね。
僕の場合はGoogleカレンダーを使っています。

まとめ

今回のキーワードは
『可視化』『時間の意識』

この二つです。
見えない事にやみくもに立ち向かうから
仕事が遅くなってしまうだけです。

誰が見てもわかるように
可視化し時間の意識を常に持って仕事をしてみてください。

最後まで見て頂きありがとうございます。

PS.
僕が出来るのはちょっとだけあなたを応援する事です。
困ったり、悩み事がありましたらDMを頂ければと思います。