• 会議が長い…

• この会議に出る意味ある？

• 会議に参加してるけど何も発言せずに終わった…

会社員の方なら少からず会議へのネガティブな印象を持っていないでしょうか？

ぼく自身は10年以上の会社員経験から会議へのネガティブな感情が積み重なってきました。そんな時間泥棒状態の社内会議を改善すべく取り組んでみることにしたので、経過を残しておきたいと思います。

会議への違和感

ぼくは新卒から同じ会社で働き続け10年以上…その間マネージャーはもちろん、チームメンバーの入れ替えもたくさん経験してきました。

そんななかでも変わらないのは会議への違和感。

仕事上、基本は営業活動をメインにしていますが、毎月、月初には丸一日の会議があります。

取り扱う製品やその時の市場環境が異なるので内容は様々ですが、この内容を会議でやる必要ある？みたいなことが必ず出てきます。

例えば、
先月は営業所としてこういう結果でそれぞれのメンバーの結果はこうでした。来月はこういう取り組みをしたいと思います。

立派なプレゼン資料を出しながら要約するとこんな内容…

メールでよくない？

心のなかで何度この言葉を叫んだことか！

営業所のメンバー10人以上を集めて、メールで済むような内容をパワポを見ながら紹介するだけって時間の無駄遣いでは？

そんな違和感を抱えつつ、のらりくらりとやってきました。

いや、のらりくらりというより、定期的に先輩やらマネージャーに話してはみるものの、あまり賛同を得られず、心が折れたというのが正確かもしれません。

先輩たちがそこへの違和感をもってない、ってことでむしろ自分が変なのかな、とさえ思っていました。

ただ自分の立場も変わってきて、ひとつのチームのリーダーになったことで、少しずつ自分の思いを営業所に反映できるようになってきました。

そこで今まで感じていた違和感を解決すべく動いてみることにしました！

というか、この前の会議があまりにも長い（時間を守らない）割に、結局何をすればいいの？

みたいな状態になり、このままじゃいかん、と思ったのが最大のきっかけで動きはじめました。

まずは根回し

ただ「会議が長いから短くしましょう」と不躾にマネージャーに言っても受け入れてもらえないと思ったので、まずは根回しからやることに。

（THEジャパニーズサラリーマン的発想！）

そこでまず取り組んだのか、チームメンバーへの探り。雑談がてら会議についてどう思ってるのか意見を聞いてみることに。

すると、全員から「長い」という意見が。

さらに会議へのそれぞれの思いも聞くことができて、同じような課題感をもっていることを確認できました。

チームメンバーの意見はわかったので、次は隣のチームのリーダーです。

同じリーダー同士ということもあり、ここは単刀直入に「会議のやり方に疑問がある」と相談することに。

すると、ここでも同意が得られて、対話の中で解決のヒントも出てきました。

マネージャーへの直談判

そこで最後にマネージャーへの直談判です。
とはいえ、ここでもいきなり持っていくよりは、ジャブを打ちつつ反応をみることに。

他の相談事に紛れさせ「後ほど会議について相談が…」とポツリ。

マネージャーも会議の長時間化には課題感があったようですぐに察してくれました。

ただいざ本題に入るときも相談の仕方に注意して、「せっかくメンバーが集まってるのに聞いているだけじゃもったいない」と建設的な部分を全面に押し出しつつ、無駄な部分を削れないか？と提案。

すると「実は…」とマネージャーが密かに考えていた案を出してくれて、その後改めてリーダーとマネージャーでミーティングの時間を取って話し合うことに。まさかの相思相愛的な状態。

マネージャーの提案として、
「内容を大幅に削ってもう少しディスカッションや、話し合いができるような時間を作っていきたい」
とのことで、まさに会議の時間短縮と内容の充実といった改善案で願ったり叶ったり！

それを3人で詰めていくことで次回の会議から少しずつ改善できそうな兆しが見えました！

同じようなところに課題感をもっていて、それを事前に共有することで会議の改善に繋がりそうなので、引き続き今後どう改善できるかを残していきたいと思います！

まだ会議の時間短縮が達成したわけではありませんが、大幅に前進したことは間違いないので、まずはここまで。

経過は追って報告します！