社内でチャンネルのアーカイブについて活動してみたので綴ってみます。

チャンネルのアーカイブとは？

Slackには、使用度が減ったチャンネルをアーカイブする機能があります。
「アーカイブ」って聞きなじみのない方は？マークだと思うのですが、「チャンネルを非表示にする」と思って頂いていいと思います。
チャンネルをアーカイブすると何が起きるかというと、Slackの左側の画面にあるチャンネル一覧からそのチャンネルが表示されなくなります。
「削除」ではないので、また必要なったときに「復元」することが可能です。

アーカイブするメリット

Slackの左側の画面にあるチャンネル一覧は、日に日に増えていきますよね。
一般的に考えて、チャンネル数が少ない方が探しやすいです。
使わなくなったチャンネルをアーカイブすることで、チャンネル一覧がすっきりして見たいチャンネルを探しやすくなります。

アーカイブするデメリット（というほどではないですが）

デメリット、というほどではないですが、アーカイブするとチャンネルは非表示になり、そのチャンネルを見る場合は検索をかけるかもしくは復元をする必要があります。
復元をする際には、今まで参加していたメンバーが退室している状態になっているので、必要に応じてメンバーを再度参加させないといけません。
なので、左側にいっぱいチャンネルがあっても煩わしくない、むしろ検索や復元の方が大変、という方はアーカイブしなくてもいいかもしれません。

結局アーカイブした方がいいの？

べき論でお話をすれば、した方がいいと思います。
不要なものはアーカイブし、また必要になったら復元して使う、という考え方は理解しておいた方が良いと思います。
ただ、管理画面から最終アクティビティ日付を確認して、もう使っていないからと、周りの方に確認せずに管理者がアーカイブするのは違うかなと思います。
表示や通知等が煩わしければ、そのチャンネルから退室してしまうのも選択肢としてあります。
会社の規模感によって異なってくるとは思いますが、使わないからアーカイブ！だけではなく、チャンネルから退室するのも選択肢に入れて、自社の規模やメンバーに何が適切か考えた方がいいかなと思います。

自社でのアーカイブ活動

自社はそんなに規模も大きくないので、積極的にアーカイブ活動をするほどではないです。
なので、半年に一度、管理画面からチャンネル一覧でチャンネル数と最終アクティビティ日付を確認して、社内にそのCSVデータを展開しています。

CSVデータを展開しつつ、社内に伝えたのは以下の通りです。

• アーカイブすると左側のメニューがすっきりします。

• アーカイブするかどうかは、そのチャンネルの作成者の方が判断してください。

• 退職で作成者がいない場合は管理者に連絡してください。

• 復元できるので、直近でつかわないなーと思うチャンネルがあればアーカイブしてください。

• 自分に不要なチャンネルがあれば退室もOKです。

作成者がアーカイブの判断をするようにお願いをしました。
作った方に断りなくアーカイブすると混乱が出るかな…という考えです。
また、アーカイブといってもピンとこない方、なんだか深刻に思う方もいるので、上記でも書いたように非表示である、復元できるよというのも伝えました。
あとは、自社のガイドラインに沿って退室もOKであると選択肢を持たせました。

直近で上記のアーカイブの通達を行いました。
結果としては、

全チャンネルの半分くらいが最終アクティビティ3か月以上ない状態。
→そのうち一週間で11件ほどがアーカイブされていました。

自分が想像していた以上にアーカイブがされていました。
作成者が退職されていて、アーカイブの依頼を受けたのも複数ありました。

上記の声掛けだけで社内でそのような動きがあったので、自社は規模もそこまで大きくないので、このように半年に一回全社に出来ればお願いします程度で話をすればいいのかな？という感じです。

まとめ

チャンネルのアーカイブは、ベストプラクティスが難しいなあと思います。
必要なチャンネルだけど、頻繫には話さないというチャンネルもあると思います。
大事なのは、使う人が見やすいということだと思います。
自分はチャンネル数が多くても通知など取りこぼさない自信がほどほどにありますが、苦手な方もいらっしゃると思います。
会社の規模を考えながら、使ってないからアーカイブする！ではなくて、メンバーに選択肢を持たせながら運営を続けていきたいと思います。