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Slack ワークフロー活用事例

Slackにはエンジニアの知識なしでも直感的に自動化が出来るワークフローの機能があります。
私の会社ではこんな感じで使ってるよーというのをご紹介します。(大それた内容ではないですが…)


直感でつくれる!

Slackのワークフローのいいところは、誰でも直感的に組めるところだと思います。
プログラミング言語の知識もいらないし、実現したいことを上から順番に流れでポチポチボタンを押すだけ。
高度なことをやろうとすると、応用力やこういうことが出来るんだという機能自体の知識は必要かと思いますが、エンジニアでなくても自動化の機能が使えるのはすごく利点だと思います。
インターネット上に事例がたくさん載っているので、こういうことやりたい!と思い当ったら調べてみると良いと思います!

事例①リモートワークの出勤・退勤連絡

私の会社はフレックス・リモートワーク可能になっています。(私もほとんどリモートワークです)

リモートワーク者については、出勤と退勤するときに上長に報告をするルールになっています。
報告がはじまったばかりの頃は、専用のSlackチャンネルでおのおのが手動で投稿していたのですが、毎日同じような内容をいちいちメンション、出勤or退勤しましたの文章を入力するのは面倒だなーと思いました。

そこで、Slackさんが開催しているワークフローのセミナーに参加したときに、出勤退勤報告の事例が紹介されていたのでそれを真似させて頂くことにしました。

作成したワークフローは3つです。

①毎日(平日)、「出勤」「退勤」絵文字を押す用のメッセージを自動投稿する
②「出勤」絵文字が押されたら、誰が出勤したか①のメッセージにスレッドで自動投稿する
③「退勤」絵文字が押されたら、誰が退勤したか①のメッセージにスレッドで自動投稿する

今までは、誰かの出勤と退勤のメッセージで専用チャンネルのタイムラインが流れまくっておりました。
スレッドに自動投稿されることによって、その日の出勤と退勤が1つにまとまり、上長のチェックがしやすく、タイムラインも綺麗になりました。

「出勤」と「退勤」絵文字は下記のメーカーで作成しました。

おおむね良好だったのですが、とある社員から、「絵文字を探して押すのがめんどくさい」と言われてしまいました。。
誰かが絵文字を押してくれていたら、その上から押すだけなので楽なんですが、初回になるとめんどくさいとのこと。
確かに…と思い、自分がよく使用する絵文字を設定することが出来る「ワンクリック絵文字リアクション」の案内を行いました。

事例②特定の依頼を入力フォーム→スプレッドシートに転送

特定の部署間で、テンプレートが決まっている内容を手動で投稿しているのをみかけて、入力フォームをつくれるよ!と伝えてみました。
すると、今まで手動で投稿している内容をこれまた手動でスプレッドシートに転記をしていて大変だという話が出てきました。

上記すべてワークフローで簡単に作成できてしまいます!

専用のチャンネルのショートカットから起動するようにし、フォーム回答をさせます。

「このフォームを開く」でもフォームで入力された内容をどこに投稿するか指定できるのですが、入力された内容がそのまま投稿されるだけなので、フォーム内容以外の挨拶文を挿入したいときや、グループメンションが出来ないので、ここでは設定しないようにします。

「ワークフローを開始したチャンネルにメッセージを送信する」を使用して、フォームで入力された内容を使いながら投稿メッセージを編集します。
ここでは任意の文言や絵文字、メンションが可能です。

「Add a spreadsheet row」を追加して、転送先のスプレッドシートと転送する項目を指定して完了!

こちらも入力フォームを使用したことで、入力の時短とスプレッドシートへの転記がなくなったので良好の反応を頂いています。

事例③SaaSサービスの契約更新通知

SaaSサービスの契約更新時期って、皆様どう管理されていますか…?
サービス側からも通知が送られてくることがほとんどではあるのですが、それだけに頼っていたら社内申請の時期も含めると間に合わなかったり…。

なので、専用のチャンネルを作成し、契約更新の1か月前に自動投稿するワークフローを作成しました。
サービスごとに通知すると大変なので、月ごとに契約更新があるときは通知するような感じです。

今まで経理部門からこれ更新どうなってますか?と言われてしまっていたりしていたので、1か月前に通知することでいち早く更新に向けての対応が出来るようになりました。

まとめ

大それたことではないですが、こんな感じでSlackのワークフローを使用しています。
手軽に自動化機能をつくれるのがとてもメリットがあると思います。
身近なことで、これめんどくさいなーなんて思ったことがあったらぜひSlackのワークフローにチャレンジしてみると良いと思います!

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