#自治会会計 #体験談
#Excel会計 #エクセル会計

昨年の秋、自治会長が家にやってきて、新役員になってくれと言う。しかしきっぱりと断った。母が介護施設にはいり、自分自身も体調異常が出ているためだ。しばらくすると、中学時代の友人(A氏)がなったという話しを聞いた。

4月に、自治会の総会資料が配られてきた。ざっと眺めていると、何やら懐かしい資料が目にはいる。自分がだいぶ前に作った決算書と予算書。Excelで作ったものだが、いまだに使われている。あのときの苦労が頭に浮かんできた。

＊ご近所のM氏、突然の来訪
このM氏、地元ではかなり有名な方だった。大手の精密機器会社の取締役をされていた人物だ。割腹もよく、人当たりも良かった。近所では誰もが一目おく紳士だ。

このM氏が、自治会会計をやってくれないか！と言うのだ。自分の会社が「火の車」。今はできないと断っても、何度も家にやってくる。最後は根負けしてしまう。

数日後、前任の会計担当が、資料をもって家にやってきた。帳簿から領収書のほか、その他の帳票類。さらに簡単なレクチャーがあった。時間にして一時間ほどくらいだったと思う。説明を終えた前任者の顔に、やり切ったという安堵の表情があり、印象的だった。

＊いくつもの問題点
まず驚いたのが、紙ベースでの帳簿への記載、つまり出納帳を手書きでおこなうという事。これだと決算前にやる仕事は膨大となる。電卓を叩く日が何日続くだろう！そんな考えが浮かんできた。

これはPCの表計算ソフトでやるべきだろう。自分の頭のなかでは即決した。次の会計担当のことも考えれば、「Excel」一択にすべき、そんな考えにたどり着く。

次の問題が、領収書だった。なんと市販の領収書に、ゴム印と三文判を押さなければいけない。各家庭から自治会費を集金するのに使うので、その枚数は200枚近くになる。これを半期に一度おこなわなくてはならないようだ。

こちらも、PCで独自の領収書をつくることにする。A4で20軒分をつくり、あとは必要な枚数をコピーすればいい。三文判にしたって、会計がおす必要はないはず。各班長が集金のときに、自分の印鑑を押せばよい。これで決まりである。

＊新会長に悩む！
新たに会長に選ばれたM氏。自治会には一度も顔をだしたことのない人物。じつは私も親任せで、自治会とはつながりがなかった。私自身も全くわからなかったのだ。

会長のM氏に、それを告げても、何かあれば聞いてくる。さらに、昨年度とちがう金の動きがあれば教えろ！とまで言う。また、半期ごとに決算書を出すようにも言ってきた。これにはホトホト参ってしまう。あまりに困ったので、副会長の一人に、これ以上の要求をするなら、「私は辞めさせてもらう！」とはっきり伝えた。それ以降、過度な要求はしてこなくなったので、ホっとする。

＊会計担当としての要点
とにかく領収書は、日付順にきちんとまとめておくことだ。これをやっておかないと、監査のときに面倒なこととなる。つまり時間がやたらとかかってしまうと言うことだ。

友人の税理士がよく言ってていたのは、取引先で一番困るのは、この帳票の整理。帳簿もつけず、しかも領収書なども箱にただ無造作に入れてあるだけ。それを、自分がキチンと整理しなくてはいけない。自分のことを表して「紙拾い」とまで言っていた。こんなことをしては絶対ダメだ。自分が大変になる。

まとめ
決算書や予算書は、前もって雛形をつくっておけば、決算前に慌てずに済む。前任者がつくったものがあれば、それはやらずにオッケーだ。

私は早めにつくっておいたので、決算書は一時間以内で仕上げることができた。今までExcelとはなじみがなかったが、この時ほど、このソフトのありがたみを感じた事はなかったと思う。

新任会長M氏は、それまで自治会に関わったことのない人物だったため、毎月おこなわれる班長会議まで私の出席を求めた。ただこのとき、逆に私も一つの提案を出して、受け入れてもらったのだ。それが「健康セミナー」だった。

自分が日々学んだ健康法について、お話をするという講座。結局3回ほどで終わってしまったが、一回につき30名ほどの参加があった。たまに道ですれ違うと「あのセミナー勉強になりました！」との声を数名の方からいただいたものだ。そのときの写真が、家に残っており、たまに見ることがある。