最近のパソコンは性能がいいので、このようなケースは少なくなりましたが、昔は、ソフトウェアを３つ立ち上げると、途端に処理速度が遅くなり、4つ目のソフトを立ち上げた瞬間に画面がフリーズしてしまう、ということがよくありました。それと同様のことが、私たちの脳でも起こります。
一度に複数のことを処理しようとすると、脳の処理速度が遅くなり、余計に作業に時間がかかるだけでなく、脳の情報処理の許容量を超えた瞬間、ミスが発生してしまうのです。
同時に複数の仕事をこなすことを「マルチタスク」と言います。「マルチタスク」とは、「仕事に関するメールを打ちながら、大切な得意先との電話連絡をする」「企画書を作成しながら、部下から重要なプロジェクトの進捗具合の報告を聞く」などといったように、複数の仕事を同時進行する行為です。

これまで述べてきたように、脳のワーキングメモリの容量はせいぜい「３つ」です。ほとんどの方は「３つ」以上のことを一度に言われると、混乱状態に陥ります。ワーキングメモリのオーバーフローが、「パニクる」状態の脳科学的正体です。「パニクる」原因がわかれば、対策はいたって簡単。脳の「トレイ」に空きを作ればいいだけです。
「ブロジェクトの修正案、スタッフにメールしておいて」と言われたら、即座に「修正案、Aさん、Bさん、Cさんにメール」と、「TODOリスト」に書き込めばいいのです。

「あとでやろう」と思って、そのまま忘れてしまい、トラブルが発生したり、クレームが来て、ようやく自分の「うっかりミス」に気付く。「先送り」によるミスというのは、よくあるミスのパターンだと思います。
「仕事が忙しい」ときは、脳のリソースに余裕がないので、「覚えた」つもりでも、まったく記憶に残っていないのです。これは、自分の記憶力に願ったせいで引き起こされたミスと言えます。
そんな「先送り」ミスをゼロにする方法があります。それは、「先送り」にした案件を、「先送り」にした瞬間に、今日の「TO DOリスト」に追加することです。
たとえば、「あとでホテルを予約しよう」と思ったら、「出張のホテル予約」という数文字を「TO DOリスト」に書き加えます。10秒もあればできるでしょう。

創造性の4Bという言葉があります。4Bとは「バー(Bars)、バスルーム(Bathrooms)、バス(Buses)、ベッド(Beds)」のことです。これらの4Bは、多くの人がアイデアがひらめきやすい場所として知られますが、「ボーっと脳内整理」をする場所としていずれも格好の場所なので、電車やバスでの移動時間以外にも、入浴時間や、カフェやバーで一人でいる時間などを活用して、「脳内整理」を行うといいと思います。