月報作成は会社に勤める以上、誰もが一度経験したことがあるだろう。
前回は、月報を上手く書ける人のメリット、月報の目的、月報方程式の第１，２要素を紹介した。
月報＝業務の進捗共有＋現状分析＋今後のアクションプラン

今回は、第３要素、今後のアクションプランの書き方を紹介したいと思う。
 
どのようにアクションプランを書けばよいでしょうか？
目標達成に向けて、
１．未完成の業務
２．次の段階に進んでもいい業務
３．新たにアサインされた業務
に対して、行動案を明確に示すことが重要。
 
再びAさんのイベント企画を例に見てみましょう。
先月、ゲストの確保がまだ未完成なので、彼女は次のように書くことができる：
「来週、ゲスト確保の案を3つ提案し、それに基づいて適切な候補者リストを作成し、〇〇さん（上司）に確認した後、ゲスト確保業務を再開し、10名のゲスト確保の目標を達成したいと思います。」
 
次の段階に進んでもいい業務としては、次のように書くことができる：
 
「イベント会場が既に確定したので、来週より会場のレイアウト・デコレーション案を完成させ、〇〇さん（上司）や顧客に確認していただきます。」
 
最後に、新たにアサインされた業務については：
 
「先週の打ち合わせで、会場の管理者が屋外広告用看板を12枚提供してくださるとのことので、来週からは広告用看板の活用方法を３つ提案し、〇〇さん（上司）に確認していただきます。」
 
このように書くことで、上司から見れば、我々が目標達成を念頭に置きつつ、プロジェクトを推進していることが一目瞭然。

また、上司すら考えていないことに気付き、前もって対策を提案することができたら、さらに一目置かれる。

例えば、私の同期Sさんが東南アジアの新規サプライヤーから原材料の仕入れを担当した時の話だが、彼女は東南アジアがもうすぐ雨季に入り、雨による作業場の生産効率を低下させる可能性があると気付きました。そのため、彼女は月報でリスクの注意喚起と回避策を提案し、次のように書いた：
「過去１０年のデータによると、雨季による原材料の生産量が低下する可能性が考えられます。取り急ぎ新規サプライヤーの生産能力を確認し、生産・輸入戦略を事前に調整することを提案します。」
この書くことで、彼女はリスクを事前に予想しただけでなく、リスク回避の対策までしっかり提案した。
この月報を見た上司は、彼女には素晴らしい経験と判断力があり、将来大きいな仕事を任せられる人材だと思うでしょう。

ただ一つだけ注意が必要だ。細かいことを羅列しすぎるように紀をけないといけない。特に、定例会議や月報を書くなど、目標にそんなに関係していない業務をたくさんした場合は、月報に入れなくて良いと思う。もし上司が非常に細かい人の場合でも、まず重要なポイントを書き、それ以外の細かい業務は添付ファイルとして付けとけばいいと思う。
 
以上が月報方程式の第３要素、アクションプランの書き方だった。この部分を書く時、すべての仕事を羅列し、細かいことを入れすぎないように注意しましょう。
重要なのは、
１．未完成の業務
２．次の段階に進んでもいい業務
３．新たにアサインされた業務
に対して、行動案を明確に示すこと。
 
 
最後に月報の書き方について、まとめてみましょう。
周報を書くとは、業務の羅列ではなく
１．任された仕事をちゃんと理解して実行していることを上司に見せて安心させる。
２．自分の才能を同僚、上司にアピールする。
効率的に月報の書く方法は、こちらの方程式がおすすめする。
月報＝業務の進捗共有＋現状分析＋今後のアクションプラン
 
業務の進捗共有：無事に達成したか？目標を上回ったか？それとも問題が発生して達成できなかったか？をはっきり、且つ分かりやすく伝える。

現状分析：業務の進捗内容を受けて、よくできたところがあれば、その経験をまとめ、うまく行かなかったら、その問題を分析し、改善策を提案する。

今後のアクションプラン：
１．未完成の業務
２．次の段階に進んでもいい業務
３．新たにアサインされた業務
に対して、行動案を明確に示す。

その方程式を活用して、きっと効率よく月報を作成できると思う。
みんなぜひ使ってみてください。