皆さん、月報を書いたことある？上手に書けている？(笑)
月報は「ただの時系列で業務内容を報告するものだ」、適当に書いて通せばいいんだと思う方がいれば、非常に重要なものとして見て、作文コンテストのように毎月1日かけて書くこと人もいるでしょう。前者の場合、上司に不真面目な印象を残してしまうため、やめたほうが良いと思う。後者は時間を費やしすぎて、通常の業務に影響する可能性がある。
では、月報はどのように書けばいいでしょうか。今日は、ベテラン先輩からの“秘訣”をみんなに共有したいと思う。
 
月報を書く前、まず月報の目的を明確にしないといけない。
１．月報は自分が何をしたかをまとめるものではなく、任された仕事をちゃんと理解して、実行していることを上司に見せて安心させるもの。
２．月報は自己アピールするプラットフォームでもある。会社によるが、月報は、直上の上司だけでなく、同僚や、他の部門の管理者も見る可能性がある。そう考えると、月報は数少なく自身の才能を職場のみんなにアピールする材料にもなるため、上手に月報を書ける人は、上司には気に入られやすくなるし、大きな仕事を任せられる可能性も高まるし、当然周りの人より出世しやすくなる。

では、実際月報を書く時、なにかコツがあるでしょうか。
簡単に言えば、下の方程式を上手く使うことをおすすめする。
月報＝業務の進捗共有＋現状分析＋今後のアクションプラン

まずは、上司がアサインした業務進捗を共有する。無事に達成したか？目標を上回ったか？それとも問題が発生して達成できなかったか？をはっきり、且つ分かりやすく伝える。
次は現状分析。目標を上回った場合、上手にできた部分を経験としてまとめ、目標達成できなかった場合、その原因をきちんと分析し、今後のアクションプランに反映する。
 
今回は、１つ具体例を挙げて、業務進捗の共有方法を一緒に見てみましょう。
Aさんは、とあるイベント企画代理店のイベント運営担当で、このような月報を上司に提出した：
「Aイベントの企画について、20以上の候補地から場所を決定し、有名人ゲスト20名に招待状を送付しました。また、必要に応じて、イベントの進行を調整した。」
ぱっと見、場所の選定、ゲストの招待、進行の調整を3つの仕事をしたと、分かりやすく書かれたのでは？と思うが、この月報を上司が読むと、「場所が決まったのはいいんだけど、だいぶかかったかな？今後のスケジュールに影響する？ゲストが確実に来れる？必要って誰の？進行をどう調整した？イベントの趣旨に沿って調整した？」など、質問連発にされる可能性が高い。
これは典型的な、自分が何をしたかだけを述べて、全く進捗を意識していない月報だと思う。

では、どう修正すればいい？
「計画通り、今週中に場所を確定しました。ゲストの招待について、20名のゲストに招待状を出したのですが、確実に来られる方は3人のみです。会場の状況と顧客の最新リクエストに応じて、計画を修正し、各方面で確認済みです。最新の計画案は添付にてお送りしたので、ご確認ください。」
 
このように書くと、何をしたかだけでなく、業務の進捗共有も明確に示しているし、上司が見れば、計画通りに進んだ部分と、遅れてる部分がはっきり分かる。
 
以上が月報のファイストステップ、業務の進捗共有である。単に何をしたかだけでなく、目標を意識しつつ、今月の業務進捗を報告する。ただ、業務進捗を共有するだけでは不十分なので、
次回は、月報＝業務の進捗共有＋現状分析＋今後のアクションプラン
の中の現状分析の部分通じて、上長に目を光らせる方法を共有する。