数値化という単語を目にすると逃げたくなる。総務の仕事は臨機応変、ケースバイケースなので数値化することも大変だし、数値で管理するのも難しい。

これまで、何度も「数値化」という目標を掲げてきた…がすべて失敗。なぜなら、計測するだけでヒィヒィ。無理やり計測した数値なもんで、何にも活用ができない。何のためにやっているのか…わからないまま時は流れ…ジーザス！

結果、数値化という単語だけで、10人ぐらい不幸にしてしまった。

総務の業務は数値化が難しい

総務の領域をざっくり5個に分類して掲げてみた。ただ、総務は「その他なんでも」の領域でもあるので５つの分類以外もあるかもしれない。

• 社内ユーザーがに向けたサービス機能

• SDGｓなど時流に合わせた対応

• 災害など起こりうる可能性に備える機能

• 会社の有形資産を管理する機能

• イベント実施

まず、数値化で致命的なのは総務は売上をたてないこと。売り上げがたたないから、数値目標を持ちずらい。また、扱うサービスの種類が底なし沼なので、成果がバラバラになり、ひとつの物差しで計測ができない。

例えば、ボールペン1本を購入するのとPC1台を購入するのでは、発注の手間も違うし購入後の管理も異なる。このように、同じ物差しで測れないことばかりだ。

計測ができない…というのが、数値管理上もっともしんどいポイントだ。

数値をもとに推進しないと昇れない高みがあるようだ

だって計測できないんだも～ん。というのを言い訳にして、この数年間逃げ続けてきた数値化だが、総務スタッフが増え業務の領域が広く深くなってくるにしたがって、同じ尺度で目標をとらえることから逃げられなくなってきた。

体重を測らなければダイエットの計画は立てられないし、目的地までの距離がわからなければ移動手段を選べない。

ということで、今日の参考図書はこちら。
最高の結果を出すKPIマネジメント（著：中尾隆一郎）

第1章のKPI基礎知識、第4章の社内スタッフ部門の事例をもとに、明日試してみたいことを書き出していく。

アタイ、もう逃げない。

目標体重がKGI、達成のため毎日歩く距離がKPI

数値管理の登場人物は3名

• 最終的な目標数値がKGI（Key Goal Indicator）10キロ痩せるぞ！

• 達成の最も重要な行動の鍵がCSF（Critical Success Factor)歩けば痩せる

• 達成の鍵になる行動目標がKPI（Key Performance Indicator）毎日歩く距離数

KPIを設定するためには、CSFを見極めなくちゃいけないよってことらしい。

なおここまでで私が誤解していたのは、行動の鍵（CSF）と行動目標（KPI）を定める順番。総務業務は測れる成果が少ないので、数値化できることからKPIを定めようとしていた（というかするしかなかった）のが大誤算。あと、行動の鍵（CSF）の見極め方が、甘い、甘すぎる。っていうか軽んじすぎていたな、というのが大反省。

反省だけなら芸がないので、じゃあどうするかということで、次いってみよ～！

測れないなら、測れるナニカを作ればいい

本書の素晴らしいところは…総務に類似した社内サービスの実例があるところ。そのうえ、該当節のタイトルはすばり「社内スタッフ部門は従業員満足度をKPIにするのが基本」…はい、探していた回答をいただきましたっ！あざまっす。

従業員満足度をKPIにする目的は有限なリソースの配分

総務は間接部門ということでコストセンター（コストとして集計されるが、収益は集計されない、できない部門）なので、リソースは有限。おいそれと増員も設備投資もできない。

そこで、今いる選手たちをいかに最適に布陣して攻めて守る必要がある。そこで、攻めが必要なポジション、守りが必要なポジションを理解するために従業員満足度で弱点を把握するというのが、目的。

なるほど。アンケートの取り方に工夫が必要そう。これはまた別の機会に学ぶとする。

ただ1点、総務業務の領域は非常に広く多種多様。向き不向きがあるので配置の原則に適材適所がある。この課題もまた別の工夫で学ぶとする。

アンケートを取ることから始める

これまで期首に何度も掲げてきた数値化だけど、今回こそは数値化した先の活用までイメージができそうだ。すごい成長。上司に提案するには、まだ数値化した先のアクションがクリアじゃないので、煮詰めるとしよう。

次は、アンケート、顧客満足度、サービスマネジメント…あたりがキーワードになりそうだ。

最後に

それにしても…本書を30分読んだ程度でも、この理解。なぜ今まで読まなかったのかと自分を呪うよね。世の中には良書がたくさんあるけど、必要な時に出会えるかはまた別の話なんだなと思いましたとさ。まる。