転職時には、履歴書や職務経歴書といった応募書類への志望動機の記載が必要ですよね。しかし、事務職での採用には何が重視され、どのような点を抑えて記載すればいいのか、伝えるべき内容がまとまらず、悩んでいませんか？

志望動機では、企業の求める人材にいかに自分がマッチしているか、自身の強みとなる経験やスキルを伝えアピールできるかが成功の鍵を握ります。

ここでは事務職の志望動機の書き方を3ステップでご紹介します。また、年代別や経験者・未経験者別のアピールポイントについても詳しく解説するので、最後までご覧ください。企業が採用したくなる志望動機の書き方をマスターして、転職活動を成功させましょう！

事務職に転職する際の志望動機の書き方3ステップ

採用担当者に響く、事務職の志望動機の書き方を3ステップでご紹介していきます。各ステップ毎に、より説得力のある志望動機にするための抑えるべきポイントについて解説していきます。

▶①結論となるその企業を志望する理由から伝えよう！

まずは、その企業だからこそ働きたい理由、その企業でなければ達成できない理由から伝えましょう。

その企業でなくてはならない、志望する理由を見つけるには、企業情報を念入りにチェックし、自分なりの考えをまとめましょう。
特に求人情報の内容は要チェックです。求める人物像や業務内容が記載されているため、見落としがないよう、入念に確認しましょう。
求人票だけでは企業情報が不足する場合、必ずホームページでも情報収集を行うことが大切です。考えつかない場合は、自身の経歴と応募企業との共通点や関連性、事業内容や商品に抱くポジティブな印象に注目して考えてみましょう。

「給料が高い」「自身のスキルアップができる」など、自分中心の理由になってしまっては逆効果です。企業側が良い印象を抱くような理由になっているかがポイントです。

▶②活かせる業務経験・スキルでアピールしよう！

自身の価値をしっかりとアピールし、入社後にどう貢献できるか、どんな働き方をしているか、採用担当者のイメージにつなげることが重要です。
具体的な業務の経験年数や、月の作業件数があると、採用担当者があなたの現在の働きぶりをさらにイメージしやすいでしょう。作業プロセスの見直しによる効率化など、業務改善経験があれば、具体的な実績をアピールしましょう。

事務職でアピールできる経験・スキルは、以下のとおりです。

• 受注・発注業務

• 見積書・請求書・納品書の作成

• 業務マニュアルの作成

• データ収集・分析

• 備品の在庫管理

• 電話・メール対応

• カスタマーサービスの経験

• 小口・入出金管理

• 会計帳簿作成

• 労務管理・手続き

▶③入社後にどう貢献できるかで面接官の期待感を高めよう

求人情報の業務内容や歓迎される資格などから、求められている職務やスキルをよく読み取ります。そのうえで入社したら何ができるのか、採用担当者のイメージにつながるエピソードを盛り込み、採用担当者の期待感アップにつなげましょう。
具体的なエピソードをもとに「そのスキル・経験があるからこそ、業務達成が可能。かつ問題解決や業務改善が実現できる」と伝えることで志望動機の説得力がアップします。

【年代別】の事務職に転職する際の志望動機のポイント

年代によって、経験の年数や幅には差があります。また採用担当者が重要視する能力やスキルにも違いが見られることが多くあります。
ここでは年代ごとの志望動機のポイントについて見ていきましょう。ご自身の年代の部分は、とくに要チェックです。

▶20代｜実績やポテンシャルを活かした企業貢献

20代では仕事に対する姿勢や熱意、成長意欲などのポテンシャルが重視される傾向にあります。企業は将来的な成長を期待していることが多いです。自分の強みや成果、努力した経験を整理し、これまでの成長をアピールしましょう。
特に柔軟な適応力やコミュニケーション能力は事務職において重要な要素であり、事務職経験がない人や経験年数が短い場合でも、十分にアピールができるポイントです。これらのポイントを整理し、企業の期待につなげましょう。
また、採用担当者は会社に定着してくれるかどうかも懸念を抱いています。「成長意欲」や「事務職として、どのようなキャリアを積み上げていきたいか」など、ポジティブな言葉にして伝えましょう。

▶30代｜スキルや経験による即戦力をアピール

一定年数以上の社会人経験がある30代は、業務を担う即戦力人材として期待されることも多いです。
「実際にどんな経験を積んできたか」という実務経験をベースにアピールしましょう。
作業の正確性やスピードに加え、より専門的なスキルや管理能力なども求められる場合があります。専門スキルやリーダー経験があれば、それらの経験が応募企業にどう役立つか、論理的に説明できると採用担当者の期待感を高められるでしょう。

▶40代｜豊富な実務経験を通じて培った知識による戦略的な貢献

豊富な経験や専門スキルを持つ40代は、即戦力であることはもちろん、業務の効率化に貢献することが期待されます。
「前職では、業務フローを見直し、〇時間の時間短縮を達成。効率化による収益増加を達成した」など、自身の行動で会社や部署に良い影響を与えた経験は、積極的にアピールしましょう。
一方で自身の経験に基づく見解や価値観での意見には、十分注意する必要があります。事務職は周囲との協調性やコミュニケーション能力が重視される場合が多くあるからです。自身の成功体験をアピールする際には、伝え方に注意しましょう。
自身の経験に執着しない、柔軟な対応や適応力を持ち合わせていることも重要なポイントです。

他の人と差をつける！事務職に転職する際の志望動機のポイント

他の人と差をつけるポイントは、自分ならではのエピソードを交えた内容にすることです。
ここでは他の応募者と差別化させる、志望動機のアピールポイントを、事務職経験者・未経験者それぞれに焦点を当てて解説していきます。自身の経験をよく思い返し、自分だけのアピールポイントを見つけましょう。

▶事務経験者

事務経験者は、すでに事務職としての経験や、そこから培ったスキル・能力があるはずです。そんな即戦力が期待される事務経験者向けに、効果的な以下2つのアプローチのポイントをお伝えします。

「スキル・実績」×「長所」をアピール
経験により培ったスキルや成功体験などの実績を、自身の長所や、仕事に対する思いを交えて伝えることで、他の応募者と差別化できます。
実務経験から即戦力となり業務を担う人材として期待されることが予想されます。自身の強みや思いを添えて、スキル・実績をアピールしましょう。

「経験」×「企業への貢献」をアピール
企業価値の向上にどれだけ貢献できるかを、経験を交えて伝えられると他の志望者との差をつけられます。
事務職で1番重要な能力は、処理を正確に完了させること、次に作業効率を上げるあげることが求められます。作業の効率化など業務改善を達成した経験は、積極的にアピールしましょう。

▶事務未経験者

事務未経験者は経験者に比べ、事務経験やスキルが不足する分、経験者とは差別化させた内容でアプローチする必要があります。事務経験が無い場合でもアピールしやすいポイントを2つ紹介します。

「コミュニケーション能力」「スケジュール管理能力」×「適応力」をアピール
事務経験がない場合でも、アピールしやすい事務職スキルとしては「コミュニケーション能力」「スケジュール管理能力」があげられます。前職での経験を事務職でどのように適応させ、活かすかを明確にすることで、他の応募者との差をつけられます。
コミュニケーション能力は、社外の取引先との電話対応や、部署内外の社員と協力して業務を進める上で必要不可欠な能力です。チームの一員となって働くためには、気配りができ、他者を尊重できる能力は重要と言えます。
また、正確性が求められる事務職では、期日内に処理を完了させる、スケジュール管理能力が重要です。これまでどのように仕事に優先順位をつけ、業務達成までに必要な行動や結果を整理してきたかを、振り返ってみましょう。

「長所・意欲」×「企業への貢献」をアピール
入社後どのように貢献していきたいかを、自身の長所や成長意欲とともに熱意をもって伝えることで、他の志望者との差別化が期待できます。
未経験者を採用する際、採用担当者はこれまでの経験だけでなく、入社した後の働きにより興味を持っています。
事務職に携わりたいと考えたきっかけや、関連する職務を経験した時に感じた適性・意欲を具体的に説明しましょう。「この人なら活躍してくれそうだ」と思ってもらえるような内容にすることがポイントです。

志望動機の例文紹介

実際の志望動機を経験別の例文をもとに見ていきましょう。

▶事務経験者

私が貴社の経理事務を志望する理由は、貴社が掲げている「一人一人の社員が裁量を持ち、イキイキと働ける環境」という点に魅力を感じたためです。
自分自身がやりがいを持って働くだけではなく、周りの方々の働く環境をサポートし、貴社の発展に貢献したいと考えております。

前職では5年間、経理・総務として学習塾を運営する会社に勤務しておりました。経理業務としては、入出金の管理、日々の記帳、月次決算業務補助などの業務を行っておりました。
貴社では、入出金の管理から決算業務、監査法人への対応まで対応されると拝見しております。未経験の業務もあることと存じますが、今までの経理事務経験を活かし、経理担当として成長し、事業全体の発展に尽力していきたいと考えております。
また、前職ではクラウドツールによる経費精算業務の効率化を自ら提案・実装した経験もあります。貴社は社員の自発的な取り組みを積極的に採用する風土であるという点でも、業務改善への提案・推進ができる環境に、やりがいを感じられると考えております。

経理担当者として正確で迅速な仕事をすることはもちろん、社全体の効率化に向けた環境づくり、サポートを心掛け、業務に従事していく所存です。

▶事務未経験者

私が貴社の一般事務に応募した理由は、営業活動効率化のための分業化を促進している貴社の事業体系に共感し、バックオフィススタッフとして、各担当が従事すべき営業活動に集中できる環境づくりや、サポートをしたいと考えたためです。

前職では5年間、営業職として勤務しておりました。
より効率的な営業活動を行うためには、お客様への提案資料作成などの事前準備や、雑務・事務作業の効率化が欠かせないと感じ、次第に各担当が営業活動に集中できるサポートをしたいという思いが強まり、バックオフィス業務に携わりたいと考えました。

効率的な業務達成には、正確性やスピードが重要であり、そのためには周辺業務への理解や周囲との円滑なコミュニケーションも重要であると感じております。貴社の経営方針でも、協調性を重視するとあり、共感いたしました。

事務職での実務経験はありませんが、同業界での経験からスムーズな連携が図れると考えております。また営業職での顧客折衝経験を活かし、周囲の方とコミュニケーションをとりながら円滑に仕事を進め、貴社の事業発展に尽力したいと考えています。

【注意点】事務職に転職する際の志望動機で伝えないほうがいいこと

志望動機が自己中心的な内容ばかりになっていないか気を付けましょう。
例としては「給料や福利厚生だけを目的としている」「独立が目的」「仕事に対し受動的」「前職に対する否定的な内容が多くみられる」などです。

特に、自身の成長について記述する場合は、自己実現が目的と捉えられることのないよう、注意が必要です。また、学ぶ姿勢を示すことは良いですが、能動的に学ぶ姿勢を示し、それによる企業への貢献が伝わる内容で書くことが大切です。

事務未経験の場合には、「入社後に学んでいきたい」「研修制度が整っているから」という方向で意欲を示すのはなるべく避けましょう。前職までの経歴をどう事務職に生かすかを踏まえて、意欲を伝えることが重要です。
志望動機は企業から見て、メリットが感じられる内容を書くことが大事です。自分自身のメリットばかりになっていないか気をつけましょう。

まとめ　企業が採用したくなる志望動機の書き方

応募企業に「採用したい！」と感じさせる内容にするためには、求人内容や企業情報をよく理解し、必要とされるスキルを踏まえたうえで、自身をアピールすることが重要です。

事務職は、企業の中でも、リーダーシップや瞬発力といった能力よりも、作業の正確性・スピードに加え、コミュニケーション能力が重要視されます。

事務職として求められる基本の要素を押さえたうえで、自身の強みをアピールしましょう！他の人と差をつけるアピールポイントは以下です。

• その企業を選んだ理由

• その企業が求める能力と自身との関連性

• 業務達成への意欲

これまでの経験を掘り下げ、企業がメリットと感じるアピールポイントを押さえ、転職活動を成功させましょう！