働き方改革で残業時間が規制される、繁閑のある経理業務は決算時にはものすごく忙しい、それでも人は増やしてもらえない。経理の担当者や責任者の方はこんな悩みが多い気がします。会社としても間接部門の人を増やすよりは、営業部門や製造部門の人員強化を図りたいことの方が多いようです。

そうなると、経理業務は限られた人員と時間でこなすしかありません。でも、ITを上手く活用すればそれも可能となります。

経理業務でExcelを活用する

経理業務のITシステムは、会計システムの他にExcelが用いられることが多いです。それは、会計システムに入力するための基礎資料を作ったり、営業管理システムや在庫管理システムからのデータ連携、従業員からの経費精算や報告等、Excelを用いる場面が結構あるからです。では、Excelの情報を会計システムに取り込むにはどうしているでしょうか？Excelの画面を表示したり印刷したりして、会計システムに数字を入力してはいないでしょうか？

Excelに数字が入力されていれば、それを会計システムにボタン一つで取り込めるように自動化することができます。ただ、多くの企業ではそのやり方を担当者が知らないために、なかなか自動化が進んでいません。

もちろん、Excelを用いずに始めから全部をシステム化するという方法もあります。しかし、その場合には膨大なコストがかかることになるので、中小企業にとっては現実的ではありません。そこで、どんなPCでも使うことのできるExcelを活用すべきなのです。

Excel活用のポイント

実際にどんな場面でExcelを上手く使えば経理業務が効率化できるか紹介します。

Excelで基礎資料を作っている
上述したとおり、Excelで基礎資料を作っているのであれば、それを会計システムでインポートできる仕訳の形にすれば、手入力の必要なく仕訳が作成できます。手入力がいらないということは、入力間違いを探すためのチェックも不要なので、その時間も削減できます。

会計システムにインポートできる形式については、会計システムのマニュアルに記載があります。多くのソフトウェアでは弥生会計の仕訳データを取り込めるようになっているので、この形式に変換できるようにしておくと汎用性が高いです。

単純な作業の繰り返し
毎月、同じような作業を繰り返し行っているということはないでしょうか？定型の業務でマニュアルを参照すれば、誰でもできるという業務もないでしょうか？このように、手順が決まっている業務というのはコンピュータが最も得意とする分野です。すべてを自動化するということはさすがに難しいかもしれませんが、半自動くらいにはできるものです。

ルーチンワークだな、と感じたらExcelにやってもらうようにすることを考えてみましょう。