なぜ上司の指示は、わかりにくいのか？
上司の指示がわかりにくいことは多々ある。
残念ながら、それが普通。上司の指示は、だいたいわかりにくい。
どうして上司の指示がわかりにくいかというと、上司に課題があるからです。
このnoteではわかりにくい上司の指示を攻略する方法をご紹介します。少しでも役立つヒントになれば幸いです。
上司の指示は抽象度が高い
上司は基本的に複数人の部下がいます。つまり部下が多ければ多いほど部下1人あたりにかける時間が減っていきます。
つまり指示を詳細に伝える時間がありません。
短い時間で指示を伝えるようとする結果、抽象度の高い指示になってしまう。
上司からの指示
明後日の訪問までに
お客様用の提案書つくっておいて
自分なりに色々と考えて急いで作成して提案書を提出する。
そうすると
・内容がよくない
・あれが足りない
・こういう提案じゃないほうがいい
などなど、「それ先に言ってよ」みたいな指摘がたくさんでてくる。
結局、上司に言われた内容で資料を作り直す。ようやく完成したのが訪問直前。
やり直しの無駄な時間を使わないために上司が具体的な指示をしてくれればいいのですが、ほとんどの上司は具体的な指示はしてきません。
抽象的な指示が来た場合には、部下から抽象度を下げる作業が必要です。抽象度を下げるために「ヒアリング・確認」を必ずしたほうがいい。
ヒアリング、確認作業を必ずする
抽象度を下げるためには５W2Hを確認します。
Who（だれが）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）
How much（いくら）
先ほどの例
明後日の訪問までに
お客様用の提案書つくっておいて
５W2Hが明確になっているかを確認してみると
Who（だれが）
これは指示されてるので自分が提案書を用意するのがわかります。Whoは明確。
When（いつ）
明後日の訪問までと期日が明確な気がしますが、そんなことはありません。お客様への期日は明確ですが、上司が確認する期日が明確ではありません。
Whenは不明確なので確認が必要です。何時までに上司に提出するか確認したほうがいい。
Where（どこで）
これは提案書をつくるのは会社なので明確ですね。今回の場合はどこでも良い気もします。
今なら在宅ワークかも。
What（なにを）
『お客様に出す提案書』と明確になっている気がしますが、そんなことはありません。
具体的に何を提案するのか？ここはもう少し明確にしないといけない。
提案内容が不明確なので確認が必要です。場合によっては提案書以外にも契約書や見積書なども用意しないといけないかもしれない。
上司のイメージしてる提案書がどのレベルなのか認識を合わせたほうがいい。
Why（なぜ）
なぜかは全く説明がないのでヒアリングが必要。
今月のチーム目標が足りてないから受注して達成するための提案？
お客様から要望があったからそれに応える提案？
新しい商材ができたからご案内の提案？
などなど、今回提案しに行く前程がわかっていないと適切な提案内容を作成することができません。
How（どのように）
提案書作って印刷して持っていったら「印刷もったいないから、データでいいから！」みたいなこともある。逆に「データだと書き込めないから印刷してもってきてよ」みたいなこともある。確認したほうがいい。
といったように確認しないといけないことがたくさんある。
しかし、これを実際に提案書着手前に全部どうしたらいいですか？と聞くと
「まずは、自分で考えろよ」とか「全部指示しないと作れないの？」みたいなことを上司に言われる。
では、どうするか？
仮説を立てることが大切。
とりあえず5W2Hを自分なりに考えて簡単にまとめてから質問にいく。
提案書は明日の13時に印刷してお渡しします。
今回は○○についての提案内容にしようと思いますが問題ないでしょうか？
くらい具体度をあげた質問をすぐにできるといい。
ここで大事なのは正解を出すことではなくアタリをつけること。ハズレていてもいい。間違っていたら具体的な返答がくる。大事なのは早めに確認すること。
提案内容はそれでいい。明日の13時は別の予定で外にいるから15時までにほしい。帰り道に確認したいからデータをチャットで送って。
みたいな返答がくれば成功。
で、提出は期日より早めの14時前くらいにデータで送ると印象もよい。
仮説のメリット
仮説はアタリをつけるメリット以外にも思考力の訓練ができるメリットもある。
仮説が全て合っていたら上司と同じレベルで考えられていることになる。
仮説が間違っていたら、その箇所はまだ思考力が足りてない。足りてない理由・原因を探して次に活かす。
そうやって思考のすり合わせをすることで上司に近い考えができるようになる。
そうすることで
抽象度が高い内容を理解できるようになる
抽象度が高い内容を理解できるようになれば正解を出す確率も高くなるし、ムダな作業をなくなり仕事も速くもなる。
つまり成果を出しやすくなる。
ただし、ヒアリングや仮説のすり合わせができないときもある。ときもあると言うか対お客様のときは出来ないことのほうが多い。
そういうときに高い抽象度を理解できないと的外れな行動が多くなってしまう。思考力を高めて仮説の精度も高めていくことが大事になってくる。
チャンス？
上司の指示はわかりにくい。
それは思考力を鍛えるチャンスでもある。
わかりやすい上司のところで働きやすいのは当たり前。誰でも働きやすい。それは違う意味では、成長する機会が少ないのかも。
ずっとエサを与えられていた動物がいきなり野生に出されたらどうなるのか？
自分で獲物を獲る力は大事。
補足
上司目線はこちら
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