こんにちは、アンロック・ジョーです。

海外移住に関心があったり、外国人とのやりとりに悩んでいる方に向けて、「もう外国にはビビらない」をテーマに情報発信させて頂いています。

前回、「英語がしゃべれない」と思っている方に、

・英語が通じないのは「聞き手の問題」と思う（思い込む）
・「正しく」を忘れる
・英語が聞き取れないのは会話内容の文化、歴史、背景となる情報が無い為
・「大きな声でゆっくり」と話をする

というアドバイスをさせて頂きました。

今回は、仕事で英語を使う人たちが、一番多く使うコミュニケーション手段であろう「メール」について、カナダでのビジネス経験から学んだコツをお伝えしたいと思います。

その１：メールは短く

北米のビジネス文化では、英語メールは短く無いと読んでもらえません。もちろん、相手との関係性や内容にも依るとは思いますが、基本的には「電報」を打つくらいの感覚で良いと思います（例えが古くてスミマセン）。

また、メールはPCではなく、ケータイで読まれることが多いので、理想的には、スクロールしないでも全文を読み切れる長さで。

そして、一つのメールに１つの案件が基本。どうしても、いくつもの事柄を伝えたい時は、数字を振った箇条書きにすると良いと思います。

みなさん忙しいですし、長いメールというだけで、読まれない（後回しにされる）確率が高いです。仕事のできる北米ビジネスマンほど、メールは短い。返信が早い。これ事実。

その２：添付ファイルは読まれない

「念のため、こちらの資料も添付したので、ご参照ください」と、添付ファイルを４〜５点も添付される方がいますが、まず、開かれないと思った方が良いと思います。そもそも、ウィルス感染を避ける為に、添付ファイルは嫌われていますし、「念のため」の情報というのは、北米ビジネスマン的には「今、必要としないと情報」という解釈です。「メールに添付していた資料を見てないんですか？？」と言われる方がいますが、送ったものには全て目を通されていると思うのはヤメた方が良いです。どうしても添付資料が重要であれば、その資料のみを添付して、メール本文に、どこを読んで欲しいのか、明確にした方が良いです。メールを見てないのは「受け取り手」の問題、という感覚は通じないです。

その３：人間性を感じられる温もりのある書き方を

メール本文は短い方が良いのですが、短くしようとすると、短文での構成になり、それこそ電報のように用件だけの文章になり、受け取り手に、発信者であるあなたの温かな「人間味」が伝わりません。

ささやかなことですが、週末前に送るメールであれば、Hope you have a good weekendとか、週明けであれば、Hope you had a great weekendなどと書いたり、コロナ禍なので、Hope you and your family are staying safe during this difficult timeなどで、メールを書き出すとパーソナルに感じられて良いと思います。

また、すぐに返信が欲しい場合でも、As soon as possibleやImmediatelyという表現は、かなり強烈で、文脈によっては脅しているように感じるので、期日を明確にして、It would be great if you could reply my by (日付）などと書くのが良いと思います（そもそも締め切り日を日本人ほど意識している人が多くないですし、時間的なプレッシャーをかけられるのを凄く嫌がる人が多いです）。

また、宛名は最初のメールでは、Dear Mr (Ms.) xxxx という感じで良いと思いますが、そのメールにRegards, Paulなどとファーストネームだけで返信があった場合は、次回からは、Hi Paulって、書く方が、距離を近く感じられて良いと思います。

その４：翻訳ツールを使いまくる

以前に比べれば、Google Translateをはじめとする翻訳ツールの精度は、飛躍的に向上しています。私のおすすめは「みらい翻訳」と「Deep L」。どちらも無料で使えますし、精度はかなり高い。適切な翻訳を得るには、入力する日本語の主語を明確にして、できるだけ短文で入力する、などのコツがありますが、それを踏まえて両方のツールに入力し、気に入った翻訳結果の方を利用すれば、良いと思います。

その５：メールだけではなく、LinkedInも活用

ビジネス版のFacebookと紹介されることがあるLinkedIn (jp.linkedin.com)
ですが、北米のビジネスマンであれば、ほとんどがこれを使っていると思いますし、メッセージ機能があるので、Line感覚で、気軽に、短文でクイックにやり取りができます。また、メールは見ていなくても、LinkedInは常に見ている人も多いので、もし、LinkedInのアカウントを持っていなければ登録して、仕事を一緒にした外国人とは、どんどんとLinkedInで関係構築をしましょう。メール以外のコミュニケーション手段を確保できますし、相手が転職してしまった場合でも、コミュニケーションが取れます。

以上、舐められない英語仕事術「メール篇」というテーマで、すぐにできる5つのポイントを紹介させて頂きました。

Stand FM でも、詳しくお話しさせて頂いているので、お時間があれば、ぜひ聞いてみてください。

では〜。