表現を事前インプットしてさっと出てくるようにすると省エネになり、会話の内容に集中できます。

前回の投稿では、「電話を受けるとき」の表現と tips をご紹介しました。今回は続編として、「電話を掛けるとき」と「ちょっと困ったとき」にフォーカスします。どちらの場面でも表現のバリエーションは限られているため、事前に覚えておくと慌てず対応できます。筆者も、日本語でのビジネスの場面の電話応対に慣れていないころは電話機の横に cheat sheet（カンペ、早見表）を貼っていました。今回はたくさんフレーズをご紹介しますので、ぜひご自身のチートシートを作成して、繰り返し音読してインプットしてくださいね。
 
社外への電話
必ず名乗るのがマナーです。相手に「どちら様ですか？」と聞かせてしまうのは失礼です。
 
Hello, this is Kei Kitagawa. Iʼm with Japan Times Publishing. May I speak with Mr. Justin Clark, please? Iʼm calling about our meeting on Friday.
ジャパンタイムズ出版の北川ケイと申します。ジャスティン・クラーク様とお話しできますでしょうか？金曜日のミーティングの件でお電話しております。
*speak to［名前］より speak with［名前］の方が丁寧
 
Hello, Mr. Clark. This is Kei Kitagawa from Japan Times Publishing. I called to follow up on the email that I sent earlier today. Is this a convenient time to talk?
クラークさん、ジャパンタイムズ出版の北川ケイです。今日お送りしたメールのフォローアップをしたく、お電話を差し上げました。今お時間よろしいでしょうか？
 
 
社内の電話で話したい相手とは別の人が出たとき
 
This is Kei Kitagawa [from the X Division/Department/Team]. May I speak with Alison?
［Ｘ部の］北川ケイです。アリソンさんとお話しできますか？
*May I speak with Alison? を Is Alison available?（アリソンさんはいらっしゃいますか？）と言い換えることもできる
 
 
伝言を残したいとき
次のように Could I/you please ...? とリクエスト形式で聞くと丁寧です。
 
Could I please leave a message for her?
伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？
 
Could you please ask her to call me back?
折り返しをいただくようお伝え願えますか？
 
Could you please let her know that ...?
...ということをお伝えいただけますか？
*この前に I’d like to leave a message.（伝言をお願いいたします）を添えても良い
 
 
困ったときの処方箋
 
May I ask who’s calling?
どちら様ですか？
*相手が名乗らなかったときに。Who is this?（誰？）は失礼。
 
(I’m sorry, I didn’t catch your name.) May I have your name again, please?
すみません、お名前を聞き取れませんでした。お名前をもう一度よろしいですか？
*名前が聞き取れなかったときに。catch =「聞き取る」の意味。
 
Iʼm sorry, (I believe) you have the wrong number.
番号が間違っているようです。
 
Iʼm sorry, I must have misdialed. Iʼm sorry to have troubled you.
電話番号を間違えてしまったようです。ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
 
相手の話が聞き取れない！そんな時はとっさに What? や What did you say? と言ってしまいそうですが、これは日本語の「何？」「何て言ったの？」と同じで少しぶっきらぼうに聞こえます。クッション言葉 (I’m sorry, but...) を添えたり、Could you ...? を使って丁寧に言いましょう。ひと言で言うなら Sorry?、Excuse me?、Pardon? が良いでしょう。
 
I’m afraid I couldn’t catch what you said.
恐れ入りますが、聞き取れませんでした。
 
I’m sorry, but I didn’t catch that.
すみません、聞き取れませんでした。
 
Could you please say that again?
もう一度おっしゃっていただけますか？
 
I’m sorry, but could you please repeat that?
申し訳ないのですが、もう一度おっしゃっていただけますか？
*please 以下を say that again? としても良いが、数字や日付、電話番号、予定などの情報を繰り返してもらうときにはどちらかと言えば repeat を使う
 
Iʼm sorry, but Iʼm having a difficult time hearing you.
申し訳ないのですが、お電話が遠いようです。
 
We seem to have a poor connection. May I call you back?
接続状況が良くないようです。こちらからかけ直してもよろしいですか？

*この記事は The Japan Times Alpha 2021年6月11日号「In the Workplace: 英語でお仕事101」に掲載されました。