以前の記事で、私の部下の仕事が私の上司に見えづらいという話をしました。

そこからいくつか改善を試みました。
まだ、試行錯誤中ですし、超初歩的なことをしている気が否めませんが…

1.進捗報告のMTGとは別に雑談(という名の業務棚卸しやアサイン)のMTGを設定する

毎週、部下の進捗の確認は必要ですが、そもそも部下の業務に過不足がないかを確認する機会は設けられていませんでした。
そもそも業務分担の認識が私と部下で違っていたり、特定の部下に業務が偏りすぎていると業務が円滑に進捗しませんし、進捗確認のMTGでも、お互いモヤモヤしてしまいます。
私の指示が必ずしも抜け漏れないかというとそんなことはないですし、部下からの提案も必要です。
そこで、週1回の進捗報告の場とは別に、部下と雑談しながら業務の棚卸しをする時間を週1回設けることにしました。これで進捗確認のMTGでは本来の目的である、進捗の確認にだけ集中できるようになりました。

2.業務とアサインと締切を一覧にする

もうこれはそのまんまです。
エクセルにするか、パワーポイントにするか迷いましたがパワポにしました。プロジェクト管理ツールを使うかも迷いましたが運用が面倒だし。
理由は見やすいからです。
そして、1プロジェクトあたり1ページにまとめきるという意識も、タスクを咀嚼し要約して記載する意味では大事かと思います。
最近はOffice365で手軽に共有出切るのも良いですね。

3.一覧を上司、部下と共有する

これもそのまんまです。2.の表を共有する。
上司、私、部下が同じものを見るというのが重要です。変な伝言ゲームを起こさない。もちろん上司が短時間で把握できるよう、2.の段階できちんと要約されていることが重要です。

まとめ

まだまだひよっ子ですが、自分がリーダーになる前には気づけなかった業務改善ポイントをどんどん見つけて改善できたらいいなあ…と思います。