皆さんこんにちは！

Twitterを中心に「仕事やライフスタイル」について発信をしている久保智と申します。

現在は主に株式会社ニット（HELP YOU）にてカスタマーサクセス（CS）を担当しています。

「未来を自分で選択できる社会をつくる」をビジョンに掲げながら、自らも365日ホテル生活をしながらフルリモートで業務を行っています。

本日は【営業資料から考える「資料の必要性」と「チーム内情報管理の大切さ」】をテーマに、顧客向けに資料や情報を提供する際に考えたいことについて書きました。

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個々人だけでなくチーム内や組織内で考えるきっかけになりますと幸いです。それでは早速見ていきましょう。

①営業資料の目的

皆さん営業資料と言えば何を思い浮かべるでしょうか。

「やっぱりいつも説明時に使用してるサービス資料だよね」「いや、顧客ごとにカスタマイズしてる提案資料でしょう」「新規開拓で使うチラシも営業資料だよね」と、、考えると実は様々な種類があるのですが、使用目的を考えないと全部同じ内容になったり、上手く活用できなかったりします。。

ここでは上記に出てきた中でも使用頻度の高い、サービス資料と提案書について使用目的と必要な内容ごとに整理してみました。

１）サービス資料

サービス資料はおそらくどの企業にもあるメインの資料になってくるかと思います。そしてサービスを知る際に一番最初に目にする資料になる可能性も高いです。

意外に目的をシンプルに考えていないと失敗事例のように、量が多いだけで結局見てもらえなかったり、一般説明事項だけで何も印象に残らない資料になってしまいます。

まず目的は「ポイントを知ってもらう」ことです。説明したいことや伝えたいことは山ほどあるかと思うのですが、こちらが「伝えたいこと」と相手が「知りたいこと」が必ずしもイコールでないことは念頭に置いておきたいですね。

具体的にはまず、「なぜこのサービスが今世間から必要とされているのか」という一般的な課題解決背景や、「一言でいうとどんなサービスか」何も知らない人にも分かりやすく内部用語や専門用語を使わず伝えることが重要です。

そしてそこで「自分も当てはまる」と感じて頂ければ、次は金額も気になるので「金額」もポイントとなります。

戦略として金額非表示で問い合わせにしてる場合もありますが、商材によってメリットデメリットはあるので、要検討です。

サービス内容と金額が分かったら、「このサービス良さそうかも、、でもどんな企業や業種が使ってるのかな」と気になる場合もありますので、相手企業でも使えるかの補足材料として、事例があれば尚良いかもしれません。

全体のページ数としては10ページ程度でまとまればベストですが、数十ページに渡ると「ポイント」を知ってもらうという目的からは外れることになるので、完成後に目的と再度照らし合わせることが重要です。

２）提案資料

次に提案資料ですが、これはそもそも必要かどうかで議論が分かれてくる資料になると思います。

商談後に使用される提案書ですが、実は商談相手のために作成するというより、社内承認者向けに作成するという目的の方が大きかったりします。

そのため個人的には、商談者向けのためのであれば不要。社内承認者向けであれば作成する価値があると考えます。

よく間違った例として、商談のヒアリングさっと終わらせて、「後で提案書にまとめて共有しますね」というケースですが、これは相手と口頭で上手くすり合わせられていない上に、相手からすると追って資料が届き、読むのも大変で、再度「資料の説明する時間ください」と、お互いに時間と手間がかかることになります。

それであれば、商談ヒアリングに重点を置き、内容を箇条書きでまとめて、文章で取り急ぎ共有し、必要であれば承認者向けに相手と一緒に提案書を作成する方がまだ有意義なように感じます。

そしてもし提案書を作成するのであれば、「相手は今このような状況で困ってるので、こちらからはこのような提案ができ、こんなイメージで進めることができます」といった、具体性のある内容が必要です。

失敗する場合は、サービス資料と同じような内容や、一般的内容すぎて読み手が自分事として捉えられないような内容になっていることが多い印象です。

３）資料作成の呪縛から逃れる

上記のように資料ごとに目的を整理しておかないと、資料ばかり作成するタスクが増えてしまい、大量の顧客を抱える中で、顧客対応のスピードが遅くなり、顧客一人一人との信頼関係が失われてしまうというケースに陥ってしまいます。

ちなみに営業資料以外にも別途書類のやり取りなども、実は目的を確認すると別で締結する必要なかったのに、お互い必要なものだと思ってたなど、書類でも同じことが言えるケースもあります。

②資料を組織で管理する

営業資料の目的を理解した後は、個人での理解だけでなく、チーム内で共通認識を持ち、かつどこに行ったか分からないことを避けるため、管理面で補足ができればと思います。

１）テンプレートを管理する

まずはチーム内共有でよくある悩みとしては「あの雛形ってどこだっけ？」「このテンプレートってそもそもあったっけ？」というケースがあると思います。

この場合、ある人がテンプレートや雛形を作成して格納して周知しても、他メンバーがそのことを忘れてしまい自由に作成してテンプレートを無視して提案しているなどは、あるあるかもしれません。

これを避けるためにチーム内容で使用しているグループウェアでテンプレート管理機能がある場合はそれを活用することが一つの解決策になります。

例えばGoogleの場合は「テンプレートギャラリー」というテンプレートを登録する機能があるので、お勧めです。

これにより「直接テンプレートに書き込みされ上書きされる」「コピーしたものがそのまま置きっぱなしになる」など防ぐことが可能です。

もちろん営業資料以外でも契約書や申請書などドキュメント、スライド、スプレッドシート等で利用できるので、よろしければご活用ください。

２）バージョンを管理する

他によくある悩みとしては「資料の最新バージョンが分からない」といった問題です。

よくあるのが過去資料を残したいからと、コピーして新しいバージョンを作成しファイル数が膨大になり、最新バージョンを探すのが大変になるケースです。

これを解決するためには、こちらもGoogleの例で恐縮ですが、「版の管理」を活用することで、同じファイル上で過去のバージョン管理が可能です。

これを活用することで資料の管理もよりスムーズになるかと思います。

こういった組織やチームでの資料管理により、より作業時間を削減することで、チーム内で議論する時間や顧客への提案の時間など、別のことに時間を使用することができます。

資料だけでなくマニュアルなども上手く管理できれば、新しい方が入社した場合に管理場所に困らなかったり、指導する側も最新情報で安心して情報共有ができるかもしれませんね。

本日は「資料」に焦点を当てて、使用目的やチームでの情報管理など幅広くお伝えさせて頂きましたがいかがでしたでしょうか。

もし資料の活用や管理は分かったけど、とはいえそもそも資料作成するのが苦手な場合は、弊社HELP YOUサービスでは資料作成もサポート可能でございます。

ご希望でしたら構成から一緒に考えて作成できる専用プランもございますので、よろしければ一度覗いてみてくださいませ＾＾

気になった場合はそのままお問い合わせ頂ければご相談可能です！

最後まで読んで頂きありがとうございました。

最後にもう一度、折角のご縁ですので、ぜひTwitterやnoteで絡んで頂ければ幸いです。今後ともどうぞ宜しくお願いします！