こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！

ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう26回目。
今回のひとりごとは、「アップデートのススメ」です。

1．アップデートできない現状を把握

アップデートできない理由は「多忙、苦手分野、覚えられない」等が代表的ではありますが、個人的には「アップデートすることによるメリットもしくはリターンが少ないから」が原因だと思っています。

自身を振り返っても、「やりたいことや好きなことは誰に言われずとも勝手に行なう」と思います（笑）
「なぜ勝手にするのか？」は、例えば「自身の興味」であったり、「未知への探求心」だったりしますが、要は「実行する旨味がある」からでしょう。

「アップデートできないこと」は「その逆」と言えそうです。つまり、「自分から勝手に行わないこと」ですね。
例えば「自身に興味がないこと」であったり、「既知の内容」だったりで、要は「実行する旨味がない」ということになります。

こう考えると、何かをはじめたり変化するモチベーションは「実行する旨味があるため、自発的行動」から生じることが多く、その逆は「実行する旨味がないため、強制的行動」から生じることが多いと言えそうです。

まとめると、「業務をアップデートしない、できない理由」は、「アップデートする労力に比べて、実行することの旨味がない（あるいは、実行する旨味がわからない、感じられない等）」ということが一因と考えられます。

ということは、「更にその逆」になれば良いと言えそうですが、「その逆」とは、「アップデートする労力に比べて、実行する旨味があれば良い」ということでしょうか。

「実行する旨味」は個人差もあるでしょうが、例をひとつ挙げるとすれば、「自業務の最適化」が良いと思います。

2．業務を最適化する

個人的な「自業務の最適化」に関するおススメは、
「業務日数、時間でタスク分割、進捗を自己認識（可能なら可視化するとなおGood）して事前準備を行い、連絡、共有する」
です。

業務目的までの日数（あるいは時間）でタスクを分割し、日々の目標への進捗を自己認識（可能なら可視化）します。
簡単に言うと、「その日にすることを始業から終業までの時間で分割し、自己認識できるように視覚化しつつ進行する」ということですね。

可能な限り1日のスケジュールは時間単位（最低限AM、PM）で立てておき、そのスケジュールに沿って進行します。

まずはこのスケジューリングからスタートするだけでも変化はあります。
「本来すべきこと」と「実際にできたこと」を認識できますので、「このペースで良い」のか「その逆」なのか、「どうして行くべきか」を考え、行動することの是非等も自己認識でき、早い段階で周囲に共有して打開策が得られる可能性も増えます。

次は「このスケジュールに沿って進行するために何をどう効率よくするか」というフェーズになりますが、最もわかりやすいものは「各種時短スキル」ですね。
PCなら「入力速度アップ」、「ショートカットキーの使用」、「テンプレートの使用」等でしょう。

他の作業に使い回せる資材を用意したり、定例作業に必要なデータをすぐに用意できるフォーマットを用意する等、「自身で調整が難しい、あるいはできない作業を除いた業務」に着目し、「現在の業務で最も時間のウェートを占めている作業」をピックアップして「準備する時間そのものをなくす、あるいは作業を短時間で済ませる」ようにすることが、「業務の最適化」のひとつになります。

3．連絡、共有することも最適化

「進捗を明文化、可視化して連絡、共有する」ことも重要です。
業務時間、日数内でどのようなスケジュールになっていて、現在の進捗と今後の着地はどの辺りになるのか、その理由と対策を連絡して共有できれば、受けた側も対策を立てることができます。

もしこれらを何もしなければ「期日までにできる」と思われますし、作業側はもし間に合わなかった場合、間に合わせるために業務時間、日程外で対応して、どうにか間に合わせることになるでしょう。

連絡、共有をするにしても、単に「できない」では説得力がありませんので、例えば「急な仕様変更によって想定していたスケジュールが変わった」、「想定外の顧客対応、顧客リクエストでスケジュールが遅れそう」といったマイナス要因はもちろん、「予想以上に順調」、「相談の結果、次の作業まで着手できた」等のプラス要因の他、疑問点、不明点も共有し、早い段階で正しく認識を共有し、次の手を模索できる機会を増やすと説得力も出てくるでしょう。

4．アップデートのススメ

要は、「行動のスケジュールを決めておき、早く目的を遂行するためにどのような手段を用いるのか、リスクヘッジを並行して行いつつ、自身の重きとする有効な時間を生み出すことでアップデートする旨味を創出する」といった所でしょうか。

それは例えば、「きちんと業務を進行させて業後の時間を有効に使う」こと、「業務にスピード感を創出して相乗効果で向上を目指し、自身の収入を向上させ有効な資源に投入する」こと等です。

「どういった行動が旨味を生み出す」のかを考えて、双方がWin-Winの関係になるような結果に繋がるように工夫していくことが重要と言えそうです。

もちろん、個人的に苦手な分野は多々ありますが、そちらは最低限支障のないレベルにしておきつつ、自身の得意分野で勝負ができる方がお互いにWin-Winの関係で良いのでは。
そんな風に思う、今日この頃です。

以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！