こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！

ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう18回目。

今回は、「リピートの極意」です。

1．目標のすり合わせとゴールの共有

RPAエンジニアとしてお客様の業務自動化サポートをする際、最初に行うことは、「お客様の業務目的と作業フローをすり合わせ、ゴール共有すること」です。

現在の業務フローはどのように行われているのかを基に、課題となっている作業、あまり課題となっていない作業をそれぞれ洗い出します。

そこから、現行作業のまま継続して使用するべきか、RPA化に合わせて業務整理・業務削減・工程変更して効率化できないか等、お客様の普段の業務に支障が出ないようにしつつ、RPA化する業務をそれぞれの環境で作業しやすいようにすり合わせ、最終的に業務をどの段階まで最適化するのかを含め、ゴールを共有します。

作業日程は事前に定められていることが多いため、RPA自動化作業ファイル（WinActorの場合はシナリオ）作成のスケジュール立案、ファイル作成、検証、修正、想定外の事態に対する対応方法の相談、可能な限り複数パターンの作業検証、最終調整、納品まで、指定の作業日程で行う必要があります。
想定作業進捗から予測するゴールを共有し、お互いにゴールを共有した状態を保つことは非常に重要です。

2．スケジュールの立案と進捗の共有

目標の共有ができた後は、ヒアリングした業務フローをRPA化するためのスケジュールを作成して進行します。
事前ヒアリングのすり合わせが綿密であるほど、想定外の状況は起こりづらく進捗できますが、想定外の状況がまったくないということも少ないため、急を要する場合はその場で、そうでない場合は進捗報告の際に共有し、翌日以降のスケジュールを再調整します。

そして、「現在の進捗が想定以上に順調か想定通りか、あるいは想定外の対応で思わしくないのかについて、包み隠さず共有すること」が重要です。
想定外に対応するための時間に重きを置いて共有したゴールの前工程までの進行で良しとするのか、共有したゴールへの到達に重きを置いて想定外の対応は一旦考慮外、もしくは手作業を介入して解決して進行を優先するのか等、お客様とのすり合わせを経て、お互いに軌道修正をします。

3．トライアンドエラー、細かい作業の高速化

大まかな作業工程は、作業に不慣れな担当者の場合は1～2ルートくらい、慣れた担当者の場合は4～5ルート程度の選択肢から、トライアンドエラーを繰り返して最適な手法を選択します（作業内容によって大小あります）。

工程選択はもちろん重要ですが、「実現するための作業速度」も重要です。
具体的には、「ドラッグアンドドロップ、入力、ショートカット等」に代表される「各種作業速度」のことで、地味ですがこの作業速度の速さが想定外作業の時間捻出や、その後のプラスαにかかわってきます。

この工程はほぼ「経験値」に依存せざるを得ない部分ですが、経験を積むとよほどのことがない限り、ヒアリングの段階である程度は大まかな全体像がイメージ出来ており、作業スケジュールをまとめる段階で詳細まで具体化し、工程作成時はなるべく止まらず作業に集中します。

トライアンドエラーについても、可能な限りヒアリング時に検討を付けておき、作業時にはほぼ詰まらないように進行、検証時は極力全体検証の工程で行うようにしています。
マウス操作や入力は全盛期に比べると遅くなりましたが、ネット検索で見つかるような無料お試しタイピングでは、ローマ字入力のWPM（1分間に入力できる文字数）が284程度でした（そこそこ早いくらい？）。

こうした何気ない部分でアドバンテージを取ることで、時間的余裕を生み出すように心がけています。

4．プラスαの提供を心がける

ここまでの流れで無理のないスケジュールと時間確保を行うことで、ようやく「お客様へのプラスα」を提供することが可能となります。

このプラスαは例えば、「想定外の状況によって想定のゴールを変更した場合の元のゴールへの軌道修正」であったり、「作業を完遂させた後の十分な検証と微調整」であったり、「ヒアリングした際に気付いた内容を加えて想定以上の内容に対応」させることであったり等、状況に応じてご満足いただけるプラスαを提供することで、期待の上方修正を行います。

1～3項目までを最大効率で時間捻出することが、お客様に4番目のプラスαを実感していただけるための最も重要な要因となります。
お客様からの信頼を得てリピートいただけるよう日々の精進を心がける、
そんな今日、この頃です。

以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！