Excelで名簿を作る際、
顔写真を入れられたらもっとわかりやすい名簿になるのに
と思ったことはありませんか？

自分の勤務した学校では、顔写真入りの名簿をつくるのに多大な時間がかかっていました。

なぜなら、これまで
Excelではセル内に画像を配置することができなかったから
です。

そのため、画像を適切な位置に（任意のセルに任意のサイズで）画像を配置するのは、VBAを使用するしかありませんでした。

しかし、Office365のアップデートによりExcelがセル内への画像配置に対応したことで、画像付きの名簿や商品リストなどを難しい設定やVBAなしで行えるようになりました。

今回は、その機能を使って学校で使用する写真付き名簿を例につくりかたを簡単に紹介します。

最後に、テンプレートを配付します。

興味がある方は、最後までご覧ください。

今回の記事は、先日見かけた以下の記事を参考にしています。そちらの記事もぜひご覧ください。

また、こちらのサイトおよび動画では今回使用する機能についてさらに詳しく解説されていますので、細かいところまで知りたい方はこちらをご覧ください。

スプレッドシート版はこちらから

保育園や会社向けの記事&テンプレートはこちらの記事をご覧ください。

（１）完成形

今回の記事で作るファイルは、
・クラス別で顔写真付きの名簿を表示できる
という状態を目指します。

大規模校で子どもの数が多く、職員がすべての子どもを把握するのが難しい際などに活用することを想定しています。

Excelで使うシートは、
・基本名簿
・顔写真名簿
の２つです。

基本名簿で、学年・クラス・出席番号・名前・フリガナ・顔写真・担任を登録します。

顔写真名簿で、クラスを選択することで顔写真付きの名簿が表示されるようになっています。

※VBAを使うことで、全てのクラスを一括印刷したり、PDFにまとめたりすることも可能ですが、配布する際にややこしくなるので、今回はVBAの設定はしていません。

（２）作成のExcelファイルの操作

ここからは、画像付き名簿を作成するための手順を紹介します。

①　写真を撮影（縦）

はじめに、顔写真を用意します。

今回配布するデータは、縦の画像を使用することを想定しているので、写真を撮影する際は横ではなく、縦で撮影をしてください。

撮影した写真は、番号順に並び替えて（ファイル名を学年・クラス・番号にするなど）任意のファイルにまとめて保存しておきます。

②　Excelで名簿を作成

写真を撮影したら、次はExcelファイルを開き基本名簿を入力します。

③　Excelに画像を挿入

名簿の入力が終わったら、いよいよ今回のポイントである画像の挿入を行います。

画像を挿入したいセルを選択し、挿入→画像→セルに配置→このデバイスをクリックします。

新しくウィンドウが立ち上がるので、先ほど画像をまとめたフォルダを開き、挿入したい画像を選択します。

挿入を押すと、選択した画像がセルに挿入されます。

画像が挿入されると、顔写真名簿のシートでも画像が表示されます。

これで、クラス別の顔写真入り名簿は完成です。

（３）データ配付

データの配付は、Googleフォームを使う方法に変更しました。

上の記事をよく読んでいただき、記事内のGoogleフォームからお問い合わせください。

（４）ダウンロード

今回紹介した各ファイルは、閲覧権限でみなさんに共有します。

リンクからファイルを開いたら、

ファイル　→　ダウンロード　→　Microsoft Excel (.xlsx)

で、ファイルをダウンロードしてください。

ダウンロードしたら、上の説明を見ながら、ファイルを使用できる状態にして下さい。

（５）まとめ

今回は、Excelの新機能を使って、会社や学校で顔写真入りの名簿を簡単に作る方法を紹介しました。いかがだったでしょうか。

今回の記事が、みなさんの仕事効率化の一助になれば幸いです。

今後も学校の業務効率化やICT活用について記事にしていく予定ですので、関心のある方はマガジンのフォローをお願いします。

また、育児休業や学校の先生が生活で考えたこと、旅行の記録についても記事にまとめています。そちらも興味があればぜひご覧ください。

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