課題ってたまに「あれ、どこに書いたっけ？」ってなること多いなって思いながら8年プロジェクトマネジメントしてます。

コロナ前からですが、Teamsが導入されたり、コンフルが導入されたり、めちゃめちゃ便利になりました。

プロジェクト推進においても、新しいツール使っちゃうぜ〜！？って思いながら、色々試しながらやっております。

ツールは使いやすいものに変えていけばいいと思うのですが、ツールは変えても成果物の取り扱いルールは変わらないなと思いました。

プロジェクトマネジメントで重要なドキュメントを３つあげよ！って言われたら絶対食い込むのが「課題一覧」だと思います。

今回は課題一覧ってどうやって使うといいのか？という話をしたいなーと思います。

課題一覧ってどんなもの？

プロジェクト中に発生したすべての課題がまとめられたもの、になります。

どんな課題があり、誰が、いつ、どのように、解決していくのか、現状のステータスは？、という課題の内容に加え、解決されるまでの管理もここで行います。（参考）

つまり、これさえみれば、どんな課題があって、それがどのくらい解決されていて、着手できていないものがどのくらいあるのか、ということが全部わかるのです！

あと1ヶ月でプロジェクト終わりなのに、半分しか課題が解決されていなかったらやばくね？ってなりますし、プロジェクト開始して2ヶ月たったのに、課題が３つしかなかったら漏れがあるかも？と気づくことができるすぐれものです。

課題一覧の運用で大事なことは？

課題を漏らさず記載し、課題一覧のメンテナンスに責任を持った人がいて、それなりの頻度で確認・更新ができる状態を作ることです。

上記の2点が重要です。

まずは、課題を漏らさず記載することです。

プロジェクト中には何気ない事象がとても重要な課題だった、ということが少なくありません。また、現場メンバーのこの人しか気づけない課題というのが存在しており、それが漏れると後々苦しい状況に追い込まれます。

なので、

・課題に気づいた人は課題一覧にとにかく書いて！メモでも、わかりにくくてもいいからとにかく投げ込んで！というルールを周知すること

・課題一覧をわかりやすい、だれでもアクセスできる場所に置くこと

・更新しやすいツールであること（書くこと自体がハードルにならないこと）

が具体的な運用では重要になります。

もう1つ重要なことは、課題一覧をメンテナンスする人＝ドキュメント管理者をきちんと設けることです。

皆がとにかく投げ込んでくれたものを1つ1つ丁寧に拾って、課題は何かを深堀りし、それは解決する必要があるのかを見極めて、期日と担当者を割り振り、進捗を管理する、ということが必要になります。

この管理者を曖昧にしたり、複数人にしたりすると、課題のチェックや更新がおろそかになります。

課題というものは大体が複雑で、すぐ解決しないものが大半です。

抜け漏れや課題の棚卸しが遅れるとプロジェクト全体の遅延につながるので、必ず責任者を設けて進めるのがオススメです。

課題一覧ってどんなツールで作るのがベター？

プロジェクト関係者が最もアクセスしやすく、使い慣れている、一覧形式で管理できるものがおすすめです。

なので、エクセルでもよいですし、Backlog/Redmine/JIRAみたいなツール使ってもいいですし、コンフルで表形式でまとめてもいいです。

とにかく大事なのは、「プロジェクトの関係者が気づいたときにすぐに書き込めること」だと思います。

まずは課題を漏らさずに１つに集約して可視化し、管理できる状態にすることが第一歩になりますので、それを満たせるツールでやるのが望ましいです。

よくあるのは、複数部署で使っているツールが違いすぎる問題があります。

バックエンドエンジニアチームは、Redmine。フロントエンドエンジニアチームは、Backlog。企画チームはエクセル。のように馴染みがあるツールが異なったり、権限が整備されていないことが多いです。

結局エクセルが一番汎用性が高く、エクセルでお願いします！ってなることが多いですが、もうエクセルはださいよｗみたいな風潮あれば、新しいツールにチャレンジしてもいいと思います。

まとめ

今回は、課題一覧について説明しました。

課題を漏らさず記載し、課題一覧のメンテナンスに責任を持った人がいて、それなりの頻度で確認・更新ができる状態を作ることが、非常に重要になります。

私の中では、体制図、スケジュール、課題一覧がプロジェクトマネジメントの3種の神器であり、これがしっかりできていればプロジェクトがコケるリスクはぐっと減ると思っています。

特に課題一覧は、プロジェクトを進める中で出てくる課題を効率的に管理するものになりますので、一度見直しできると効率や成功確率はあがると思います。