どうも。ヌーラボの原田（@yasuhirox）です。2023年8月からマーケティング部を率いています。

このnoteは、Backlog Advent Calendar 2023の12月1日分の記事として執筆しています。

ヌーラボに入社したのは2022年2月。入社時はガチガチに緊張しながら挨拶したことも、今となっては懐かしい思い出です。

新しい職場でのスタートというのは、どんなに経験豊富な方でも緊張と期待が入り混じってしまうもの。そこで、新入社員のスムーズなスタートを支えるで欠かせないのがオンボーディングです。

効果的なオンボーディングは新入社員や新チームメンバーが迅速に環境に適応し、早期から貢献を始めるために不可欠なプロセスと言えます。

ここでは、新メンバーも困ることがない、Backlogを活用したオンボーディングの手法について書いていきます。

と、その前にサッと宣伝を…「プロジェクトマネジメントに関わるすべての方のための祭典」として2023年12月9日(土)に福岡でBacklog Worldが開催されます。全国にあるJBUGの拠点のリーダー陣が有志で集まって準備を進めています。

プロジェクトマネジメントに関するベストプラクティス満載のイベントとなっているので、興味ある方はぜひ！

Backlogで質問・相談しやすい雰囲気をつくる

成功するオンボーディングプログラムは、計画から始まります。Backlogを使えば、この重要なステップを細部にわたり管理できます。

まず、オンボーディング用の課題を作りましょう。親課題では新しく入るメンバーがオンボーディングで困らないように、メンターが誰で、困ったときは助けるという旨を最初にお伝えしておきます。

わからないことはドシドシ受け付けるスタンスですね。

そして、各タスクには明確な期限を割り当て、新メンバーが「何を」、「いつまでに」、「誰と一緒に行うべきか」を明確にします。これにより、自身の進捗を一目で確認することができますし、オンボーディングを見守る側もどこで躓いているのかが分かるようになります。

また、Backlogであれば、オンボーディング中に生じる疑問をコメント欄に残すことが可能なので、メンターに助けを求めることができます。メンターもコメント欄を確認するだけで状態を確認することが可能となり、コミュニケーションが促進され、迅速な解決が可能となります。

オンボーディングをプロジェクト単位で作成していれば、ダッシュボードを活用することで、新メンバーのオンボーディングの進捗状況を一元管理し、チーム全体で状況を把握することも大切です。

オンボーディングプロセスを可視化することで、必要な場合には迅速にサポートすることが可能となります。

BacklogのWikiを活用してドキュメントを共有

まず、新メンバーがアクセスするためのWikiをBacklog上に作成します。ここには、会社の概要や方針、ミッション・ビジョン・バリュー、さらにはオンボーディングプログラムまで基本的なドキュメントを置きます。

これにより、新メンバーは入社初日から必要な情報に簡単にアクセスでき、自分のペースで進めることができます。

次に、チーム固有のドキュメントやリソースも整理します。これには、チームの目標、進行中のタスクなどが含まれます。さらに、チームのコミュニケーションの慣習に関する情報も共有します。

たとえば、定例ミーティングの議事録、報告のフォーマット、意思決定プロセスなどです。BacklogのWiki機能を活用して、これらの情報をまとめ、新メンバーがチームの動きに容易に適応できます。

このようにBacklogのWikiを使用して情報を整理しておけば、新メンバーが困ったときに確認できる場所となって、「誰かに聞かないと作業を進められない状況」をできるだけ少なくできます。

Wiki、議事録をつくってくれる人には感謝しかありません。

スプレッドシートによる一括登録で入力も簡単

新メンバーが入社するたびに多くのタスクを作成する作業は、時間がかかり効率的ではありません。

そこでBacklogの便利な機能の一つとして、スプレッドシートを活用したタスクの一括登録があります。これにより、一度に多くの課題を迅速に登録することが可能になり、時間と労力を大幅に節約できます。

一括登録のプロセスはシンプルです。まず、スプレッドシートに必要なタスクの詳細（タイトル、説明、期限、担当者など）を入力します。

次に、このスプレッドシートをBacklogにインポートすれば、自動的にタスクを登録します。

各部門ごとにスプレッドシートのテンプレートを作成しておけば、新しいメンバーが入社するたびに、手間をかけずに必要なタスクを追加できます。

詳しい登録方法は下記のヘルプページをご確認ください。

🔽ヘルプページ
Google スプレッドシートを使って、Backlogに課題を一括登録しよう

Backlogを使うことで生まれる安心感

オンボーディングは、新入社員が企業文化と業務に馴染むための重要なプロジェクトなので、プロジェクトマネジメントの原則に基づいて構築することをおすすめします。

目標設定、スケジューリング、タスクの割り当て、進捗管理など、これらすべてにプロジェクトマネジメントの要素が組み込まれています。

また、すべてのオンボーディングをBacklogで行うことで、わからないところや疑問に思ったことはこのオンボーディングの各課題で聞くことができます。

オンボーディングの内容もタスクごとに管理されていますし、この業務についてのメンターが誰なのかを、課題の詳細に記載しているので、新メンバーもわかりやすいですし、親切に教えてくれます。

メンターの存在も相まって、わからないことが出てきても大丈夫という安心感が生まれるのではないでしょうか。

まとめ

プロジェクトマネジメントとルーティンワークは、その性質が根本的に異なります。オンボーディングを設定する業務は入社メンバーが多い企業では毎月のように行われるので、ルーティンワークに近いのかなと思います。

プロジェクトは、独自のサービスやプロダクトを創造するためのモノと思われがちです。もちろん、プロジェクトマネジメントとルーティンワークに違いはありますが、どちらも5W1H（いつ、何を、どこで、誰が、なぜ、どのように）でタスクをこなし、その効率性を追求する点では共通しています。

放置されるべき業務は存在せず、すべての作業は重要な役割を担っています。この観点からは、すべての業務をプロジェクトと見なすこともできると思います。今回紹介したオンボーディングもそうです。

民主化されたプロジェクトマネジメントというのは、各メンバーがプロジェクトの意思決定や運営に積極的に関与することを意味します。

僕は、この思考がチームビルディングや業務効率にはとても重要と思っていて、このアプローチによって業務の効率化が促進され、より多様なアイデアと解決策が生み出されると信じています。