皆さんは1日の勤務時間のうち、どのくらいの時間をメール処理に費やしていますか？ 場合によってはメールが長時間労働の原因の1つになっているかもしれません。 

私自身、管理職をしていた時期には一日100通以上のメールを処理しておりました。今回の記事ではメール処理に時間を割かれないためのポイントを、事例と合わせてご紹介いたします。  

メールをフォルダ分けする

メール処理を効率化するためには、メールをフォルダ分けによって管理することがポイントです。フォルダを作成し、対応済のメールはそちらへ移動させましょう。プロジェクトや処理すべき作業ごと・保存用などでフォルダを分けると、その後の対応が効率的です。

立場や仕事内容によっては、ccメールは目を通したらアーカイブするというのもメール処理を効率化するひとつの方法です。

アーカイブ（archive）とは、「公文書」や「保存記録」、「記録保管場所」、「～を保管する」などの意味を持つ英語です。元はラテン語の「アルキウム」という言葉が語源で、「もはや日常では使用しないが、後年利用するために保管される書類」という意味で使われていました。そこから発展して、ITの分野では「専用の保存領域を設け、そこへデータを安全に保存しておくこと」をアーカイブと言います。

受信トレイ上からはなくなりますが、「削除する」と違い、検索すれば必要なメールを引っぱり出せるので非常に便利です。

私の場合、自動振り分け機能を使ってそれぞれのフォルダに保存しています。あとで必要になった場合でもすぐに検索して確認することができます。特に仕事に参考になりそうな媒体のメルマガなどは緊急性はないので隙間時間に見たら消す、必要ならクリップかキャプチャして即消すことで受信トレイはスッキリキレイな状態を保てます。

メールの処理時間はまとめる

メールの処理は、なるべく決まった時間にまとめて行いましょう。メールを受信するたびにメールソフトを開いて確認していると、その時に進めていた作業を一度ストップすることになり非効率です。 

メール通知機能で送信元などを確認し、緊急性の高いものだけを優先して処理するようにして、それ以外のメールは1日に2～３回、処理する時間を決めて対応しましょう。

制限時間を設けることでメールを処理するスピードは格段に上がります。新聞やスマートニュースと同様、全てを確認する必要はなく、アンテナにひっかかった情報だけ残しておく着手することが効率化の第一歩です。

すぐに返信できるメールはその場で対応

時間をかけずに返信できるメールは、すぐに対応しましょう。メールがたまっていると、すべてに目を通してやるべきことを整理したくなりますが、調べたり考えたりせずにすぐに答えられる内容であれば、すぐに処理することがポイントです。短い時間でできることはすぐに済ませていくことが、メールが多く溜まらないコツです。

確認や調査が必要で、返信までに時間がかかるメールは、その旨を知らせる内容のみ即返信します。その上で、メール返信を自分のタスクリストへ加えて、確認などを進めて対応しましょう。相手の不安を招かないために、メールは確認して対応中だということは連絡しておくことが重要です。

しばらく先に確認や対応が必要なメールは、今やらなくていいからとそのまま放置せずに、スケジュールや手帳に内容を転記しておくと、対応漏れを防ぐことができます。

私の場合、対応が必要なものや後でじっくり読もうと思うものはスターマークをつけたうえでアーカイブしておき、処理時間を確保できた時に一斉に対応していきます。

テンプレートを作っておく

返信が必要だけれども、本文は最低限の内容で済むケースもあります。そんなときに使用できる返信テンプレートを用意しておくのも便利です。特に署名機能は時短技の基本中の基本です。まだの方は是非設定しましょう。

短い文章とはいえ、毎回メールに文章を打ち込むことは手間がかかり、大量に返信をしなければならない人はまとまった時間をとられてしまいます。OutlookやGmailなどのメールソフトには、メールテンプレートを作成、挿入できる機能があるので活用しましょう。

定型的な返信では問題がある場合は、テンプレートを使いつつ必要に応じて加筆・修正すれば、作業時間を削減しながらも丁寧な対応ができます。

まとめ

メールの処理を効率化するためには、 メールを整理する、 メールのための時間をとり対応する、すぐに返信可能なメールや不要なメールは時間をかけず処理していくことがポイントです。

丁寧な対応が必要なメールをきちんと見極めて、重要度の低いメールには時間をかけすぎないという、メリハリのあるメール処理が、仕事を効率化するためには大切です。

Let’s Action！
✅メールの自動振り分け機能を活用しよう！
✅すぐに返信できるメールはその場で対応しよう！
✅署名や定型文などのテンプレートを活用しよう！