今回は、私の仕事での失敗とそれに基づく教訓を書いていきたいと思います。

と言っても、仕事の詳細は書けないので、ごくごく簡潔に書くにとどめます。
「そんなの当たり前でしょう」と言われかねない、基礎的なことも多いですが、何かのお役に立てれば幸いです。また、そうでなくても、自分の備忘録として生かせればと思っています。

多分これも断続的に書きためてシリーズ化するので番号を振ってみました。

今回は、本当に基礎ですが、他の人や部署、機関に確認した事実については、次のような対応が必要だと改めて学びました。

①メールでの返答をもらうことが基本
②それが難しい場合は電子データのメモで、「○月✕日◎時◇分 △△課の某に確認済み」と詳細に記録する
③可能であれば、業務日誌を書く癖を付ける

以前に、とある手続きをしなければならず、その手続きは他の部署が所管していたので、やり方を教えてもらったのですが、最近、それに沿って進めようとしたところ、所管する当該部署に「そのやり方は違う」と言われてしまい、手続き自体の継続が危ぶまれている状態です。

いわゆる、「梯子を外されてしまった」形。

当該部署も申し訳なく思ったらしく、「難しいかもしれないが何とかできないかは検討してみる」とは言ってくれたのですが、どうなることやら、状況を注視したいたころです。

そもそも何でそんなことが起きるかというと、その手続き上のルールが内規上のことで公表されていないこと、そして、同じ部署でも、班などのもっと狭い単位ごとに見解が違うことなど、ルールの明文化問題、セクショナリズム問題など、他の問題も孕んでいたりはします。

ただ、私の中での反省点としては、そのときに、「電話で問い合わせたこと」「問い合わせた先を△△課、とのみしたこと」なのかなあと考えました。

問い合わせたのが数日前なら、ぼんやりとでも記憶に残っているかもしれませんが、数ヵ月前の出来事だったので(一時、その手続き自体が不要になったので間が空いてしまいました)、誰に電話をしたかもはっきりと覚えておらず、また△△課という広い部署単位で記録していたため、適切な班の適切な担当者に聞けていたのか、などもよく分からなくなってしまいました。

ちょっとだけ言い訳をさせてもらうと、私は従来から、割と誰某まで書くのが好きなのですが「そこまでは書かなくて良い」と指摘され、何となく書かないような習慣が付いてしまっていた、というのはあるかもしれません。

それはともかく、やはり、基本はメールでのやり取り、メールは堅苦しいならチャットで履歴を探れるようにしないと難しいな、と改めて気付きました。

電話で話したことは、その場で消えてしまうので、どうしても「言った」「言わない」が起こりがちです。

さらに「時間や場所に縛られない働き方」を考えたとき、やはり「電話が優勢」という今の状態を変える必要があるかなと思いました。
電話は、いきなり割り込んできて人の時間を奪うツールでもありますし。

ちなみに、③の業務日誌も、可能であれば付けた方が良いようです。
今回の話のように、問い合わせた内容を記録するのはもちろん、この日記のように、思ったことや考えたこと、理不尽だという感情、反省点など、色々記録しておけば、何かの役に立つ、と上司が教えてくれました。
パワハラへの対処としても有効かもしれませんね。

というわけで、梯子を外されないためにも、文字でのやり取りや記録を重視しようと思った今日このごろです。