こんにちは！
梅雨真っ只中で蒸し暑い日が出てきましたね。湿気が多いと体調崩しやすいと言いますが、私もなんだか体がダルくてすっきりしない日が続きます。noteの執筆が滞りがちなのもそのせいかと…。（笑）

さて、今日は“会議をうまく進めるためのポイント”についてお話したいと思います。もちろんきっかけは自分が参加している会議です。ある定例会議では毎回イライラしてまして、どうしてこうなるのかっ？！と憤っているのですが、会議ってやつは何かと批判の対象になりやすく、「あー、今日の会議はよかったなぁ！」といった感想をもつことなど稀有。

つまりは大変難しい課題なのではありますが、意外と基本的な事がおろそかになっていることに気づきました。その気づきを、会議に関わる人たちの『役割』に着目して整理していきたいと思います。

１．主催者＿アジェンダづくり

主催者の重要な役割は、まずはなんと言っても「ゴール設定」ですが、これはいくらなんでも出来ていることが多いと思います。目指すゴールがなければ会議を開くことはないでしょうから…。

問題はその次。ゴールに到達するために必要な要素（何を決めなくてはならないのか？）に分解し、それらを整理して議題として再構成した『アジェンダ』を作ることです。“進まない会議”でよく見かけるのが、このアジェンダの不十分さです。要素分解せずにいきなり議論を始めたりして、あっちに行ったりこっちに行ったり…

何を決めればゴールに到達するのか？会議の前にしっかり考えて、アジェンダとして出席者に提示する。これが主催者として大変重要な役割だと思うのです。

２．ファシリテーター＿進行の舵取り

ファシリテータに求められることは色々とあると思いますが、要は「進行の舵取り」。すなわち「アジェンダに沿って会議を進め、会議をゴールに導く」ということ。

心理的安全性の確保だとか、活発な意見交換などといって、脱線する議論をほったらかしにして、コントロールしようとしないファシリテーターを“進まない会議”ではよく見かけます。

議論を偏らせたりして、自らの結論に至らしめるようなことはしてはいけませんが、ゴールに導くためにアジェンダに沿って会議を「誘導する」ことが「進行の舵取り」ということ。これがファシリテーターとして大変重要な役割だと思うのです。

３．出席者＿意図を汲み取る

会議での出席者の役割についてよく言われるのが、「意見を言う」ということ。しかし、これが“進まない会議”の原因となっていることも…。

主催者がしっかりしたアジェンダを作り、ファシリテーターが進行の舵取りをしても、出席者がとにかく自分が言いたいことを言っていては、主催者やファシリテーターの努力は水の泡となります。ひどい時には、アジェンダや舵取りについて、「そもそもの前提が間違っている」とか「◯◯より▲▲が先だろ」とか「その議論は意味がない」とかとか。

もちろん、主催者やファシリテータの力量不足の場合もあるでしょう。しかし、その『意図』までが間違っていたり歪んでいたりすることはあまりないように思うのです。

自分が主張したいことばかりを主張するのではなく、アジェンダや舵取りが不十分な場合であっても、主催者やファシリテーターの意図を汲み取って意見する。これが出席者の重要な役割だと思うのです。

４．最後に

今回も特段エッジが効いているわけでもないありきたりの結論になってしまいました。“会議をうまく進めるためのポイント”ってテーマで色んな人に書いてもらったら、ほんと色々なポイントが出てきそうだけど、まあ今回の内容も間違ってはないだろうなという感じです。

ただ、ありきたりであったとしても、「整理する」ことは効果的な打ち手に繋がるように思います。「がんばろうぜ～！」という掛け声だけに終わらせない重要な第一歩…といったところでしょうか。

網羅はしていないかもしれないけど、重要なポイントだと思えるものを整理して明確にし、関係者と共有しながら、丁寧に改善策を採っていく…そういう地道な活動も大事なのではないかと思うのです。

今回の役割ごとに見た３つのポイントからも具体的な改善策が企画できそうなので考えてみたいと思います。

今日はここまで。