1)自己紹介

Retty株式会社、アプリチームのYoshiDことヨシダです。
普段はアプリ施策を中心に、プランニングからディレクション、チーム運営の改善などを中心に行なっています。
最近でいうと、予約可能店舗の検索機能新規追加を担当しました。

2)基本の「き」シリーズとは

<この記事のターゲット>・「インターンをし始めた学生さん」や「社会人1年目」の方・タスク管理が苦手な方

ポンコツ新卒だった僕が、今では1つのプロジェクトを担うまでになりました。
これまで学んだ社会人の「基本の『き』」をアウトプットすることで少しでも誰かの役に立てたらと考え、このシリーズをnoteに認めることとなりました。

3)”タスク管理”はたった4つのことで楽にできる

初回はタスク管理についてです。
何の仕事をやるにも「いつまでに何をどのような形でアウトプットする」ことが仕事の本質ということで初回のテーマに選びました。
中にはタスク管理に苦手意識を持っている方もいるかもしれません。
しかし、たった4つのことを実践するだけで楽に、しかもどんどんタスクが消化されていく環境を作ることができます。
今回はそのノウハウを共有できればと思います。

4)「タスク管理ができない」=「チャンスを失う」 ということ

4-1)僕が抱えていた3つの課題

この課題が解決されないままだと、仕事ができないやつというレッテルを貼られ、仕事を任されなくなります。
つまりタスク管理ができないとチャンスを失っていくのです。

4-2)3つの課題に対する解決法

上記の課題に対して下記を意識する必要があります。

ここからは、僕が実際に行ったより実践的なノウハウについて紹介したいと思います。

5)たった4つのことをやるだけ！無意識にタスク消化！

まず用意するのはスプレッドシートです。(テンプレは)
全体でみるとこんな感じです。

そして解決法として具体的に行うことは下図右側のたった4つのことです。

それでは1つずつ解説していきます。

5-1)基本の「き」①：タスクをAction単位に切り出し可視化しろ！

まず最初に、タスクをAction単位で細分化してください。
細分化して可視化することがタスク管理では最大のキモです。
その理由は大きく2つあります。

理由①：「タスクに対して抜け漏れが防ぎやすくなる」から理由②：5-3)基本のK(3)で触れますが「無意識に着手できる」から

具体的に、とあるプランニングタスクをActionに細分化してきます。

[悪い例]・Actionの粒度が大きい→なにから着手すべきかを思考する必要がある→抜け漏れが生じる&初速が遅くなる可能性が高い

[良い例]・Actionできる単位にタスクが細分化できている→考えずにActionできる→抜け漏れが少なくなってきそう(実際に僕はこの作業のときに抜け漏れを認知することが多いです。)

5-2)基本の「き」②：都度確認するActionを入れろ！

最初のうちは「確認タスク」を多めに入れておくのがオススメです。
出戻りほどもったいない時間の使い方はありません。
たった2~3分確認するだけで2時間分のアウトプットを損しないのであればやらない理由はありませんね。
僕の用意したシートでは日付(期限)を入力すると自動でガントチャート的に可視化できるようにしています。

ここまでで3つの課題のうち

①タスクのGOALを明確にするまで確認する②タスクを細分化し可視化する

が実現されます。

5-3)基本の「き」③：Actionの期限と優先度を決めろ！

①&②ができたらActionの期限と優先度を決めます。
自分だけで決めるのが難しい場合は、先輩やチームのメンバーと擦り合わせしましょう。
まずは自分なりに期限と優先度を決めてください。やっていくうちに見積もり精度があがっていくはずです。

タスクの期限と優先度を決めたら順番に消化していくだけです！
ただ最初のうちはもう一つだけすべきことがあります。

5-4)基本の「き」④：Actionをカレンダーに登録し生活をハックしろ！

Actionの期限と優先度が決まりましたね。
最後にそのActionたちをカレンダーに登録していきます。
一見面倒に見えるこの作業には大きなメリットが、2つあります。

メリット①：カレンダーの通知機能でハックできる

通知に関しては他のタスク管理アプリでもできるかもしれません。
ただ、mtgの予定や他スケジュールの兼ね合い等をカレンダーで一元管理&可視化できるのがカレンダーを使うメリットだと考えています。
そして、ここでタスクをAction単位で細分化していた2つめのメリットが火を吹きます。
Action単位で通知がきたら"無意識に"遂行するだけです。
抜け漏れを心配することなく通知されるがままにActionすれば良いのです。

そして2つ目のメリットはこちらです。

メリット②：繰り返すことで自分のキャパを把握できるようになる

キャパがわかるようになると、無謀なタスク量になるのを回避できたりします。
そしてあとで見返して自分の成長を実感できたりします。

5-5)毎朝10分だけ！タスクに溺れない毎日を過ごせる！

まとめになりますが、上の4つのActionができるとこうなります。

①タスクに対してActionが明確になる→必要なActionの抜け漏れも防ぎやすい

②タスクのステータスがわかりやすくなる
→期限と優先度があるので、進捗に対してアラートを上げやすくなったり、相談/確認のActionが早めに可能になる。

③タスクが自然に終わっていく
→通知に言われるがままにActionを消化すれば自然とタスクが終わっていく

このタスク管理を毎朝続けると、最終的に10分で1日のタスクがわかるようになります。

シートの使い方ですが、

・終わったActionに関してはシートでdoneにしていく・差し込みタスクが発生したらシートにタスクを追加して上記4つのActionをやり直すだけ

慣れたら5分もかかりません。
そして一日の最後に振り返りをしてください。
時間がかかったタスク、予想以上にすぐ終わったタスク等がわかると思います。
(これもActionとしてカレンダーに入れちゃいましょう！)

6)おわり

いかがでしたか？
今回紹介したノウハウをそのままやる必要はないかもしれませんが、なにか参考になるものがあれば幸いです。

最後に、僕が実際に使っているスプレッドシートを添付しておくので、ご自由にお使いください。
ありがとうございました。