どうも。よしDです。
今回は「自分にあった個人タスク管理」というテーマでnoteを書こうと思います。
というのも個人的に業務環境に変化がある中で繰り返した試行錯誤から、いかに自分に適したタスク管理方法を見つけるか、少しだけ整理できたのでアウトプットしようと思います。
最後には今、個人的に気に入っているタスク管理方法をご紹介していきたいと思います。

# タスク管理をする理由

タスク管理をするのには、大きく2つの理由があるはずです。
一つは「遅延を防ぐため/事前に遅延を把握するため="未来を予測する"ため」です。
もう一つは「抜け漏れを防ぐため="確実性を高める"ため」です。
つまり、"未来を予測し、確実性を高める"ことが、タスク管理のGoalになりそうです。
なんだ「当たり前じゃないか」と思われるでしょうがちょっと頭の片隅においておいてください。

# まずは業務のタイプを見極める

自分に適したタスク管理方法を見つけるには、まず自分の業務で発生するタスクの性質を把握する必要があります。
タスクは大きく突発性度合い、そしてマルチタスク度合いで分類できると考えています。(上図のイメージ)

[逆算型業務]
逆算型業務とは、突発性が低く予め立てたスケジュールを基準に業務が進んでいきやすい業務です。(上図の下半分)
イメージしやすいところだと、例えば週次の決まったレポーティング、定期の請求書業務など、また新メンバーへのオンボーディングもこれに当たるかもしれません。

[突発型業務]
一方で突発型業務とは、その名の通り突発性の高い業務のことを言います。(上図の上半分)
例えば、複数のクライアントが絡んだ大規模キャンペーンの企画運用などはそれに当たりそうです。急に何かが決まったり、変わったり…ありますよね？！笑

上記に加えて、マルチタスク度が加わって
皆さんの業務はどこに入ってきそうでしょうか？
程度の差はあれど上図でいう、右上の方が多いのでは無いかなと思っています。

# 業務タイプごとに発生しやすい問題

業務タイプが4つの象限に分類できそうです。
そしてそれぞれのタイプで起きてくる問題の程度に差が出てきます。
その問題の軸となるのが、冒頭で述べた"未来予測の精度"と"確実性"になってきます。
これに関しても先程の図で説明すると下のようになります。
(あくまで僕の感覚的な部分もありますが…)

ここまで整理してからやっと、相性の良い手法/ツールを選んでいくフェーズだなと考えています。今のタスク管理に何かしっくり来ていない方は、まず自分の業務タイプがどれに当てはまりそうか考えてみましょう。

# それぞれの問題を解決するタスク管理手法の検討

それでは次に解決手法について見ていきたいと思います。
が、図の右上の象限以外の業務タイプに関しては未来予測、確実性の両方またはどちらかが「易」ですので、それぞれの「難」を解決してくれる手法を取り入れれば割とシンプルに解決できそうです。
ですので今回、これらに関してはあまり深堀りしませんが、大別すると下図のように未来予測が難しい業務タイプの場合はカンバン的なタスク管理、確実性の担保が難しい業務タイプの場合はガント的なタスク管理が適しているのかなあと個人的には考えています。

さて一番の問題は、業務タイプが右上の象限「Chaos」に属する方々だと思います。現在の僕もそうです。今回はここのタスク管理方法に関して少し詳しく共有していきたいと思います。

実はつい最近まで、以前のnoteで紹介したスプレッドシートを使ったガント的な方法を少しづつアップデートしながらタスク管理をしていました。

しかし、異動後は組織体制やビジネスモデルの違い、PJTの性質もあり、完全に「Chaos」な業務になってしまいましたw
すると従来のガント的なやり方では、常に新しいタスクが生まれることによる差込タスクや複数の案件の運用により、従来の方法でのタスク管理が難しくなりました。そもそも前日に確認したスケジュールが1つもできない日もありました。

そうなると必然的にタスク管理自体が形骸化してしまい、タスクの遅延や漏れが発生してしまうこともありました。
(図を見てもわかるように、「Chaos」に対して「ガント的」な手法は向いてなさそうですよね。)

「これはやばい」

と考え解決策を考えました。
「どうすれば不確実な未来に対応できるのか」
「どんどんタスクが来るなかで、期日を死守せねばならないものはどう管理するか…」

結論、解決策は…「GoogleカレンダーとGoogle Todoリストのコラボ」になりました。

# Chaosの解決手段はGoogle…やっぱり最強！管理しない管理術

さて最後に今、僕が気に入っているタスク管理術についてご紹介したいと思います。
[前提]
まず僕のタスク管理の前提ですが、

・原則、タスクが30分~1時間ほどで完了するものに細分化できていること
・アクション、完了定義が明確になっている状態であること
・Googleカレンダーに反映して可視化&時間の確保ができていること

を最低限のルールとすることを推奨しています。

これらの前提があり、これまでスプレッドシートやtodoist、Jooto、Trello…などなど色々試してきました。

[従来の課題 & Google Todoリストのアップデート(?)]
弊社はGoogleカレンダーを使っており、様々なタスク管理ツールで連携機能はついているのですが、どうも使い勝手が悪かったのです。
それは、結局2つのツールを行き来せざるを得ないところに有ると思っています。
一方で、Googleカレンダーだけで管理しようとするとスケジュールに追加するだけで、「タスク完了」を明示的に行わないので稀に抜け漏れが発生してしまうことがあります…(いやリマインド気づけという話ではあるがw)

そう色々思考していたときに、以前一度試した「Google Todoリスト」をふと思い出し、再度触ってみました。
すると前回はできなかったタスクの着手期日を区切れるようになっているのです！！！(以前からできてたのであれば勘違いです！すいません！w)
ということは…Googleカレンダーに反映できるじゃありませか！
ということは…なんと1つの画面で管理できるじゃないですか！！！！

[メリット]
改めてこの方法のメリットをまとめると以下だと思います。

・カレンダーとリストを一画面で管理できる
・タスク追加、完了を明示的やるので抜け漏れが防ぎやすい
・なんといっても手軽&柔軟性が高い

[実際の運用について]
実際、運用してみた具体的な方法は下記です。

とてもすっきりタスクがまわるようになりました。

おそらくこのやり方は「来たタスクをまずはすぐに着手する」という考えに通づるものがあると思っています。
タスクが生まれたらMTGや優先度との兼ね合いを見ながらすぐに着手できるところにぶち込む。
すぐに終わらなさそうであれば、タスクを細分化して調整をする。これの繰り返しです。

この方法を見ると細かい管理はしていないように見えますが、この方法はかなり不確実な状態に強いタスク管理ができていると思っています。

まとめ

今回はタスク管理方法の見極めと、不確実性に強いと考えている僕のタスク管理方法を共有させていただきました。
究極的には自分がやりやすい方法でタスク管理できればどんな手段でも良いと思いますが、皆さんにとってのベストな方法が見つかる一助になれば幸いです。