職場においてマニュアルというと、使っているシステムやアプリの操作方法ということが多いと思います。しかし、誰かが退職したり異動したりで、誰かに業務を引き継ぐ際には、それだけでは全く役にたたないという経験が多いような感じがしています。個々の業務にも”マニュアル”があっていいのでは？という話です。

大抵のマニュアルは日の目を見ない

　システムの使い方のようなマニュアルだとしたら、使い始めの頃は結構見ることが多いものの、作業に慣れてくるとほとんど見なくなるという事はよくあることだと思います。皆が慣れ始めていたり、ベテランがいたりすると聞いた方が早いという事もあるでしょう。

　それと、退職する人が退職前に引継ぎとして業務マニュアルのようなものを残すこともあると思います。しかし、こちらに関しても、引き継ぐ人が決まっていたりすると、システムの入り方や共有フォルダにある資料の場所くらいが書いてあるだけで、ほとんど一回見れば十分なレベルです。

　要するに、誰かから業務を引き継いだり、新しいシステムを導入したりすることが無ければ、ほとんどの人によって”マニュアル”は滅多に触れるものではないという感じがします。

引き継ぎ書≠マニュアル

　自分自身の経験として、新しい職場に入ったときに”業務マニュアル”として、まず前任者の引き継ぎ書を見ることがありました。しかし、ただシステムの操作方法やデータの保管場所が書いてあることもあり、何をどうやっていたのかが全く分からず、”これでは全く意味がわかりません！”という事も多々ありました。

　前任者がその場にいたりすれば幸運ですが、すでにそこにはいないということもあると思うので、そういう経験をした人も少なくはないのでは？と思います。

　でも、前任者からすれば”そんなつもりで書いてません”、もしくは”あなたみたいな業務を知らない人に向けては書いてません”という感じかもしれませね。　

　引き継ぎ書は、業務マニュアルではないということだと思います。

業務マニュアルの価値

　最近では、転職にしろ部署移動にしろ、引継ぎのタイミングでのマニュアル作りではなく、日々の業務のブラッシュアップとしての業務マニュアル作りって結構重要ではないかと思っています。

　自分の業務を明文化することってあまりないと思いますが、その業務の流れや作業工程などを書いておくと、ちょっとおかしいところに気づいたりもします。それと、日々の業務の中で改善点とか見つかったときに、何となく自分の中で消化するのではなく、”マニュアルを変更する”ことでその改善課程を明確にしておくとかも、役に立つと思います。

　この”課程”も含めたマニュアルって、結構価値があるような気がするんですよね。

まとめ

　ここまで結構”あるべき論”で書いてきたので、”そんなのやってる時間がない！”とか、”辞めないから意味ない！”という方もいらっしゃると思います。

　確かに過去の自分に当てはめてもそうなんですが、それって”それをやっても何も評価されないから”のような気もします。誰にも引き継がないのにマニュアルを作っても、誰も見ないわけで、辞める時に完璧なマニュアルを作ってあげるというような奇特な人は、余程の人ですもんね。

　業務の中で”成果を出す”とか”売り上げを上げる”とかは大前提として、より効率的な業務プロセスを作り上げて、誰がやってもある程度やれる仕組みを作るみたいな事って、会社として考えたらその場の結果を出すよりも重要なんではないかとも思います。

　その業務の担当者が変わる際に、次の人業務が前任の人のクオリティに追いつくまでの期間って、結構もったいない時間です。「最近担当の人が変わって、、、」みたいな会話って、よくありませんか？

　＜誰でもある程度のクオリティを出せるマニュアルを作る＞
誰か評価してくれますかね、、、、