こんばんわ、病みカラスです。

今日は昨日の記事に関連した記事を書いていきますよ。
昨日の記事はコチラ

昨日の記事で人は話を聞いているようで聞いていないという話をしました。

その理由は言葉を話しているときに言葉が持つ意味に個人差があり
聞き手もこれまでの自分の経験や記憶をもとにイメージして聞いているため話し手とイメージが共有出来ず噛み合わなくなる。

からといいました。

この事実自体は変えられないとした場合、ビジネスで必要な意思疏通を確実に行うには大きく2つの対策を考えることが出来るとおもいます。

仕事で伝わらないを減らすためにはとにかく具体的に話せ

仕事をする上で確実なコミュニケーションは欠かすことが出来ません。
確実なコミュニケーションをするには認識のズレを減らすしかありません。

ズレをなくしたいのであれば必要な情報は出来るだけ具体的にして話してください。
数字で表せるものは数字で表してください。

例えばあなたが上司に資料にミスがあったので直して欲しいといわれたとします。
あなたは20分あれば直せると考え「少し待ってください、すぐ直します」と伝えたとします。

この場合あなたの少しと上司の少しは噛み合っていない可能性があります。
上司は５分で終わると思っているかもしれませんし1時間と思っているかもしれません。

この場合５分で終わると思っていた場合は上司は遅いと感じで催促に来るかもしれません、催促されると焦ってミスをする可能性もありますし上司からの信頼も極々わずかですが傷が出来ます。

自分の基準を伝えていなかったためだけに自分の評価を落とすのはすごくもったいないです。

こういうミスが起きやすい原因は「相手も同じ認識だろう」とお互いが思い込んでいることです。

なので「私はの認識はこうですがあなたの認識はどうなんですか？」
という確認の意味も込めて数値化できる部分は数値化することを心がけてください。

僕は
早くやります→大体分(時間・日)でやります。
今度また相談しましょう→～日空いてますか？そこまでにお互い検討して改めて相談しましょう。

とするよう心がけています。
このとき自分の基準時間の1.2倍位を言っておくとトラブルに対処する余裕がありますし早く終われば若干個人的評価をあげれる、かもしれません。

日本人はどうも曖昧な表現をしがちです、プライベート等曖昧な表現の方がいいこともあるかもしれませんが仕事でのコミュニケーションだけは具体的な表現を心がけた方がいいでしょう。

相手の内面に意識を向ける

人は会話をしているとき頭の中で連想ゲームをしていると言いました、
連想ゲームをすることで脳内のネットワークが活性化して関連する記憶や感情を呼び起こします。

だから同じ話をしてもその人の経験によってリアクションは様々です。
相手の認識が自分の想像と噛み合わなくなったら一度相手の内面に意識を向けてなんでこの人は自分と違う反応をしているんだろう？
と考える癖をつけるといいかもしれません。

特に聞いている側の人がこれを心がけることが出来ればコミュニケーションはもっと上手になります。

例えば新人の部下が「～の仕事のここで困っている」と上司に相談した場合

上司はその問題の解決法をわかっている上に
自分の経験から他にどこを気を付ければいいか、今後どんな問題が起こりうるかを想像することができます。頭の中で自己完結が出来ます。

一方部下は解決法もわからないしどこに気を付ければいいかもわかりません。

その結果相談を受けた上司から回答をもらっても部下は理解しきれず
指示が通らなかったり悩みを完全に解決出来ない場合があります。

これを避けるにはお互いが気を付けることがあります。

上司
・部下が何に困っているのかを探る
・自分が気づいている注意点に部下も気づいているか確認する。
・今後部下がどういう方針で進めるつもりか聞く

部下
・自分の不明点を出来る限り細かく質問する
・受けた指示で少しでもわからないところがあればすぐに聞く
・質問や回答は具体的に数値化をする
・自分の認識している問題点を言って他に気を付けた方がいいことはないか確認する
・指示を復唱してみる、自分の理解度を確認する
あたりを気を付ければうまくいくと思います。

大事なことは直接言おう

今日の最後です
人とのコミュニケーションで一番効率がいいのは間違いなく直接あって話すことです。
対面＞電話＞メールの順で情報は伝わりやすいのでうまく組み合わせて使ってください。

メールは
・日付や数値など証拠を残したいとき
・今後お願いをするかもしれないことを伝えるとき
・緊急性の低いお願いをするとき
・大事なことでメモでとして残しておく
・取り急ぎ相手と情報共有したいとき
・まだ確定出はないが相手にお願いすることが出そうなとき

などに適していると思います。

電話は
・緊急時、もしくはすぐに会えない相手とやり取りをする場合
・すぐに相手と相談したいとき

などは向いていると思います。

・緊急を要するお願いをするとき
・相手に無理をいってもらうとき
・こちらに落ち度があるとき
・まだ信頼関係が出来ていないとき
・謝罪するとき

など可能な限り対面でお願いをした方が絶対うまくいきます。
相手の顔を見れるので認識の齟齬に気づきやすく大事なお願いをする場合は直接いいに行った方が断られにくくなります。

忙しい相手にお願いする場合は仕事を後回しにされにくくするメリットもあります。

状況に応じてうまく使い分けましょう。

まとめ

人生は人の数だけあります。
経験してきたことが違う以上、完全に認識を一致させて会話を行うことは不可能だと思います。

大事なのは認識にズレは起きることをしっかり理解していかに少なく出来るよう努力出来るかだと思います。

仕事もコミュニケーションも少し慣れた位が一番危ないです。
まだ完全に理解していないのにさも分かった気になり確認を怠ってミスをしがちです。

相手の言っていることの意図に注意を払い自分と相手の認識の違いにいち早く気づいて修正できる人は仕事がうまく出来ていることが多いです。

まとめ
・相手と話すとき数値で表せることは出来るだけ数値化する
・相手の内面に意識を向けて相手の発言の意図を汲み取れるようにする
・相手のリアクションが思ったのと違うときはなんで違うのか考える。
・経験に差がある場合、経験がある方は自分の気づいていることの相手も気づいているか確認してあげると優しい
・経験が浅いうちは自分の把握していること、他に注意点がないか確認を吸うよう心がける、わからないと思ったらすぐに聞く
・対面＞電話＞メールの順で伝わりやすいことを認識して大事なことはなるべく対面で話をした方がうまく行く

今日は以上でおわりです。

明日も関連話を更新予定ですので是非お楽しみに！！！

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