読む人の反応を決めて書く

多くの人が読む人の反応について、さほど真剣に考えていません
反応を相手任せにしている状態です

それでは、最善の結果を得ることはできません
大事なのは、書き手自身が読む人の反応を具体的に決めることです
目的が「この人に会いたい（アポを取りたい）」だとしたら
「会ってもらえたらラッキー」程度の気持ちで書いてはいけません「興味がある！ぜひ会って話を聞きたい」くらい具体的に相手の反応を決める必要があります

相手の反応を決める時に遠慮はいりません
自分が貰って嬉しい最高の反応を決めましょう

読む人の反応を決めることによって、書き手の脳は、
「この反応をもらうためには何が必要か？どう書けばいいか？」
を考えるようになるからです

他のシチュエーションでは、次のような「最高の反応」が考えられます

🤛最高の反応の例
・新商品を案内するとき→「これが便利だ！すぐに使いたい！」

・協力を求めるとき→「それなら喜んで協力しよう！」

・お礼を伝える時→「きちんとした人だ。これからも仲良くしよう！」

・クレームを伝える時→「これは悪いことをした。誠意を持ってお詫びをしよう」

例えば、あなたがお詫びの文章を書くとします
書いている時に、相手が怒っている姿を思い浮かべているようだと、
相手に許してもらえる確率は下がるでしょう
あなたがイメージする結果は同じです
許してもらうためには、書き手（あなた）が相手にしてもらいたい「最高の反応」を、あなたが決めなければいけません
一例としては、「謝罪の気持ちは十分ん伝わってきた。今回の件は水に流そう」という具合です

もちろん、毎回、決めた通りの反応が得られるとは限りませんが、反応を決めなければ、理想的な反応をもらえる確率はさらに下がります

厳しい言い方をすれば、「読む人任せの反応」で良しとしている人は、その仕事に責任を持っていない人です
責任ある仕事をしたいなら「メールやチャットを書く目的を明確化する→読む人の反応を決める」
このルーティンを取り入れましょう

「相手の反応」というゴールを決めてから文章を書く

できる人ほど「席周り伝達」をする

仕事ができる人・できない人の差の一つが「先回り伝達」の有無です
前者は相手が欲しいものを先回りして与えることができますが、
後者は先回りして与えることができません

チャットやメールも全く同じです
ムダミスなく仕事を進めていける人は、「先回り伝達」をしています
先回り伝達の例文として、同僚からあなg田への次のようなチャットが
きた場合で考えてみましょう

「その日池袋にいるので、駅周辺でどこか場所を探してAさんと打ち合わせしてきます」

単なる連絡ですので、あなたは「了解しました」の返事をするか
「了解」のリアクションボタンを押せば、コミュニケーションは成立します
一方で、あなたがもし池袋に詳しいなら以下のような返信をすることもできます

「了解しました
池袋駅直結のビルに打ち合わせしやすいカフェがあります
よかったら参考にしてください」

「カフェ⭕️⭕️⭕️」
URL・・・

この返信をもらった同僚は恐らく「ありがたい」と感じるでしょう
スマホでお店を探すだけでも「１５〜２０分」かかることもあります
あなたの先回り伝達は、相手に「１５〜２０分をプレゼンしている」とも言えます

🤛先回り伝達の効果
1️⃣相手にムダな時間を使わせない
2️⃣相手にメリットをあたることができる
3️⃣相手にあなたの「仕事ができる人」であることが伝わる
5️⃣1️⃣〜5️⃣の結果、あなたの信用が高まる

もちろん、同僚の仕事がスムーズに進むことは、あなたやあなたのチーム
ひいては会社にとってのメリットでもあります
「先回り伝達」には、他にもリターンがあります
それは、返報性の法則が働き、あなたは困っている時に助けてもらえるといういこと

「返報性の法則」とは、人から何かしらの施しを受けた時「お返しをしなくては申し訳ない」という気持ちになる心理作用」のこと
人に有益な情報を与え続けている人のところには、それ以上に有益な情報を
集まってくるのです

さらに「先回り伝達」とは、時短のメリットもついてきます
「ムダなやり取り」を減らす役割を担っているのです
次のメールをやり取りをご覧ください

（Aさん）次回のお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました
　　　　　Bさんのご都合の良い日時をお知らせください
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
　　　　　　　　　　　　　　　　（Bさん）18日（火）か19日（水）の
　　　　　　　　　　　　　　　13時〜14時に空きがございます
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

（Aさん）では、18日（火）13時から14時でお願いいたします
　　お打ち合わせの際には、弊社のCも同席させていただきますと幸いです
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
　　　　　　　　　　　　　　（Bさん）Cさんの同席もちろんかまいません
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
（Aさん）ありがとうございます
　　　　　お打合せ後に30分ほどお時間をいただくことはできますか
　　　　　プロジェクトZの件でg
　　　　　お相談がございます
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
　　　　　　　　　　　　　（Bさん）承知いたしました14時45分まで
　　　　　　　　　　　　　　　　　　時間をおさえておきます

ここまでで３往復のやり取りです
メールのやり取りが済んだかと思うと、Aさんが次の質問（確認）をしてくるので、Bさんは内心イライラしてきました
「頼むから要件は１度にまとめて欲しい」という声が聞こえてきそうです

次はAさんの書き換え例です

【改善文】
次回のお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。
以下３点、ご確認いただけますと助かります

１）お打ち合わせの日時の件
17日〜19日の3日間で、ご都合の良い日時はございますか
難しい場合は、20日以降でいくつか候補日時をご教示願います

２）弊社Cの同席の件
お打ち合わせ後、30分ほどお時間をいただくことはできますか
プロジェクトZno件でご相談がございます

以上です

ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします

先ほど３往復でやりとりした中身は、

「打ち合わせの日時（１）」
「Cさんの同席（２）」
「プロジェクトZの相談（３）」
の３つでした

１と２は同一の仕事内容ですから、前ページの書き換え例のように
1回のメールにまとめたほうがいいでしょう

３については、今回の打ち合わせとは別案件ですので、本来は1・２とは別メールを作成するのがセオリーです
しかし、今回は「お打ち合わせの後に相談したい」というお願いですので、
（時間的なつながりがあるので）、同一メールでまとめて問題ないのでしょう
（別メールにすると、帰って混乱を招く恐れがある）

以下はこの改善文を受け取ったBさんによる返信例です

【改善文】
お打ち合わせは、18日（火）の13時〜14時でお願いいたします

Cさんに同席いただく件、問題ございません

お打ち合わせ後のご相談の件も承知いたしました
14時45分まで時間を抑えておきます

３つの質問・確認に的確に答えています
特に問題がなければ、この①往復で（あるいは、相手から「すべて承知いたしました」という旨を受けとって）メールのやり取りが終了します

もちろん、人間ですので、チャットやメールを送ったあとで新たな
要件を思いつくこともあるでしょう
あるいは、2回目以降でなければ確認できないこともあるかもしれません
※手順を踏まなければいけないケースなど
細かく（チャットやメールをやり取りすることが絶対にいけない）というわけではありません

とはいえ、その都度「できる限るムダなやり取りが生じないようにしよう」という
意識で文面を考えるjことが肝心です
つまり、「打ち合わせの日時」のメールをするときに
「Cさん同席」の件も伝えようと考えられるかどうかです
その差は微差ではなく大差です

「先回り伝達ができない人」は、そもそも「任務遂行に必要な要素の洗い出し」ができていないケースがほとんどです
事前に要素が把握できていないため、後出しでの質問や確認が増えてしまうのです

チャットやメールでの無駄なやり取りは、相手に迷惑をかけるだけでなく、
あなた自身の時間も奪っていきます

「先回り伝達」はあなたを「忙殺」から救い出す方法でもあるのです

【相手のニーズを把握する】
甘いものが苦手な人にケーキのお土産を渡しても、喜んでもらえません
文章も同じです
どんなに素晴らしい情報も、相手にとて価値がなければ意味がありません
相手が欲しいと思っている情報や、相手にとって有益な情報を渡すことが肝心です

相手のニーズ：会社の利益に繋がる企画が欲しい
❌社会的な意識が大きい企画であることを伝える
⭕確実に採算が取れる企画であることを伝える

相手のニーズ：会場からライブ配信ができるか確認したい
❌会場の収容人数が適切であることを伝える
⭕会場のWi-Fi環境が万全で、動画配信できるこを伝える

知っている相手であれば、「その人の話をよく聞く（わからなければ確認する）」
「その人の様子をよく観察する」など、普段から積極的にニーズの把握に努める

一方、知らない相手の場合でも、その人(会社)につて
「インターネットで調べる」その人（会社）の情報を持っている人から話を聞くなど、貪欲にニーズをリサーチしましょう

仕事の効率とせかを高めていくためには、事前のニーズ把握が超重要です

自分の「書きたいこと」ではなく、相手が「読みたいこと（欲しいもの）」
に意識を向けましょう